Vlevy
Vleesverwerking
ERP: eerst een vloek, dan een zegen - Vlevy ruilt maatwerk in voor ‘LISA’ van CCE
Vlevy was één van de pioniers in België inzake de automatisering van de productieplanning. Toch verliep de eerste implementatie van een uitgebreid ERP-pakket niet over een leien dakje. Bij de overschakeling van haar eenvoudige beginapplicatie naar een oplossing op maat kreeg Vlevy het deksel op de neus. Maar dankzij LISA van Computer Claerhout Engineering (CCE) is deze nachtmerrie alweer vergeten. Want met het standaard LISA ERP-pakket loopt de automatisering binnen de productie intussen wel over een leien dakje…
Net zoals de meeste vleeswarenbedrijven ontstond Vlevy uit een eenvoudige slagerij. Maar wat het bedrijf wel speciaal maakt, is dat haar herkomst in Nederland ligt. Want het begon allemaal met Eduard Ysebaert die in 1891 met een beenhouwerij in Terneuzen startte. Eric D’Hoogh, Quality Assurance Manager van Vlevy: “Na de eerste wereldoorlog wilde de familie de zaken wat grootser aanpakken en besloot ze om in België een hammenfabriekje op te richten. En zo komt het dat Vlevy uiteindelijk in Gent is terechtgekomen.” De onderneming concentreerde zich van meet af aan op bulkgoederen voor grootkeukens en grootdistributie in heel Europa. Maar na de dioxinecrisis besloot het management om ook slicing en dicing in te voeren, waardoor ze een nieuwe, grote afzetmarkt in de sector van de maaltijdbereiders vond. Daarnaast breidde ze het assortiment uit met gesneden rundvlees en gevogelte, alsook gefermenteerde vleeswaren, zoals pepperoni. Eric D’Hoogh: “Recentelijk hebben we eveneens een assortiment gebakken producten geïntroduceerd: hamburgers, chipolata, blinde vinken, … Op die manier zorgen we voor meer gebruiksgemak in de grootkeukens.” En blijkbaar was het aanbieden van meer ‘toegevoegde waarde’ een schot in de roos. Want de laatste jaren kent Vlevy een gestage groei, wat in 2007 in een omzet van 17,640 miljoen euro resulteerde. Daarvan werd zo’n 10 % in België gerealiseerd, terwijl 90 % via afzet in Europa (voornamelijk Duitsland, U.K., Nederland en Scandinavië) en export naar overzeese gebieden (hoofdzakelijk Franse ex-kolonies) werd gegenereerd.
Maatwerk leidt tot teleurstelling
Omwille van het grote aantal klanten in diverse landen besloot Vlevy al begin jaren negentig om de productieplanning te automatiseren. Hiertoe werd de hulp ingeroepen van een zelfstandige informaticus die een maatapplicatie ontwikkelde. “Gedurende enkele jaren was dit programma ideaal voor onze activiteit,” vertelt Eric D’Hoogh. “Maar geleidelijk aan groeide de nood voor meer automatisering, vooral dan op het vlak van voorraaden etiketbeheer. Helaas bleek de informaticus dit niet voor ons te kunnen ontwikkelen, waardoor we besloten om een nieuwe partner te zoeken. We vonden een firma die bereid was om voor ons een ERP-applicatie op maat te schrijven die eveneens voldoende functionaliteit inzake traceerbaarheid bood. Aanvankelijk waren we erg enthousiast en keken ernaar uit om met dit pakket te werken. Maar helaas kregen we het deksel op de neus: door een gebrek aan kennis in de voedingsector bij de ontwikkelaar bleek de oplossing helemaal niet op onze vereisten in te spelen. En hoewel dit hele project ons heel wat tijd en handenvol geld had gekost, hadden we uiteindelijk geen andere keuze dan helemaal opnieuw te beginnen en uit te kijken naar een nieuw pakket en een nieuwe leverancier…”
Keuze valt op LISA ERP van CCE
In 2006 besloot het management van Vlevy om in een gloednieuwe fabriek in de haven van Gent te investeren. “Het was de bedoeling om een jaar na de opstart van onze nieuwe uitvalsbasis ook op ERP-vlak met een schone lei te beginnen,” vervolgt Eric D’Hoogh. “Vandaar dat we al begin 2006 via beurzen, vakbladen, het Internet, …, een lijst van interessante leveranciers opstelden. Hierbij had Computer Claerhout Engineering meteen onze aandacht getrokken. Niet alleen leek LISA ERP ons een pakket dat op een heel efficiënte manier op de specifieke behoeften van de voedingsnijverheid inspeelt. Ook is de referentielijst van deze onderneming erg indrukwekkend. En toen we CCE contacteerden, bleken haar medewerkers bijzonder competent te zijn: op elke vraag die we stelden, kregen we meteen een afdoend en concreet antwoord. Het was voor ons duidelijk dat deze ERP-leverancier het neusje van de zalm biedt en erg veel ervaring in de voedingssector heeft. Naderhand hebben we nog verschillende andere aanbieders een demo laten uitvoeren, maar niemand bleek dezelfde competenties, gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit als LISA van CCE in huis te hebben. En zo hebben we uiteindelijk besloten om LISA ERP te implementeren.”
Hoe aangepakt?
Omdat de verhuis van een voedingsbedrijf naar een nieuwe fabriek heel wat voeten aan de aarde heeft, besloot het management van Vlevy om de implementatie van LISA uit te stellen tot alle interne processen op punt stonden en de arbeiders hun draai in de nieuwe productieomgeving hadden gevonden. Maar in april 2008 was het dan eindelijk zover. Eric D’Hoogh vertelt hoe het project werd aangepakt: “Eerst en vooral vroeg CCE ons om één medewerker te kiezen die als contactpersoon zou fungeren. Omdat ik altijd bij de vorige ERP-projecten betrokken was geweest, was het logisch dat ik deze taak op mij nam. Samen met twee medewerkers van CCE heb ik dan een tijdlang wekelijks vergaderd: om de behoeften van Vlevy te inventariseren en na te gaan hoe LISA daarop kon inspelen. Eenmaal ik de structuur van het ERP-pakket onder de knie had, hebben we nagegaan welke informatie er in de applicatie moest worden gebracht. Omdat we in de eerste fase de automatisering van de productie beoogden, zijn we gestart met het inbrengen van de recepturen, een tweehonderdtal in totaal. Toen deze klus was geklaard, is alles eigenlijk vrij snel gegaan. Nadat CCE een aantal computers en barcodescanners op de werkvloer had geïnstalleerd en het pakket op onze server had geïmplementeerd, konden we meteen aan de slag met automatisch gegenereerde werkorders. Vervolgens werd ook de receptie van de grondstoffen via LISA gestuurd, iets wat voordien altijd manueel gebeurde. En in een derde fase hebben we dan eveneens het voorraadgebeuren aangepakt. Om op zeker te spelen - gezien onze vroegere slechte ervaringen -, hebben we wel enkele maanden tegelijkertijd met zowel het oude ERP-pakket als LISA gewerkt, iets wat achteraf bekeken overbodig was. Voor de arbeiders was het natuurlijk wel eventjes wennen om zelf de computers te gebruiken, maar al bij al verliep de overschakeling vrij vlot. LISA is immers dermate gebruiksvriendelijk dat alles zichzelf uitwijst. Al snel vond iedereen het een verademing om met deze nieuwe applicatie te werken!
En er staat nog meer op stapel!
Tot voor kort werkte Vlevy nog met een aparte applicatie voor het beheer van haar verkoopgebeuren. Maar onlangs implementeerde ze ook de LISA module ‘verkoop’. “In het boekjaar 2009 willen we de cirkel sluiten met de implementatie van LISA financieel voor de boekhouding,” vervolgt Eric D’Hoogh. “In de loop van dit jaar willen we tevens de functionaliteit van LISA verder uitspitten en verfijnen. Zo plannen we het principe van minimum en maximum voorraden te introduceren, de bestelling van ingrediënten te automatiseren en de productieplanning volledig in handen van LISA te geven. Daarnaast willen we in de pickingafdeling het systeem aan een RF-systeem koppelen, zodat we heel snel en foutloos gemengde paletten kunnen samenstellen. Tevens worden de weegschalen aan het systeem gekoppeld, zodat ook de processen met variabele gewichten volledig kunnen worden geautomatiseerd. Daarnaast wordt de etiketopdruk volledig geautomatiseerd en gekoppeld aan het volledig geïntegreerde LISA ERP-systeem. Doordat we zoveel exporteren, hebben we hier voorbedrukte labels in alle talen die daarna op het moment van de verpakking met barcode en houdbaarheidsdatum worden aangevuld. Doordat LISA het volledige label in deze fase zal afdrukken – door automatisch de taal van de klant in te stellen -, zouden de kosten van voorbedrukking wegvallen, wat toch een aanzienlijke winst zal opleveren. En tenslotte willen we met LISA ook rendementsberekeningen uitvoeren, hoewel het pakket daarvoor historieken nodig heeft en dus toch eerst een jaar in gebruik zal moeten zijn.”
Het kloppende hart van Vlevy
Waar Eric D’Hoogh het voordien een zware last vond om aan het ERP-pakket te sleutelen, kijkt hij nu uit naar de uitbreiding en optimalisatie van de LISA-functionaliteit. “De applicatie heeft heel wat troeven die we nog niet hebben ontdekt,” legt hij uit. “En het is erg interessant om te ontdekken dat er automatiseringsmogelijkheden zijn waaraan we nog niet hadden gedacht. Bovendien is het nu al duidelijk dat onze firma er met LISA flink op vooruit zal gaan. Zo hebben we vandaag een reëel zicht op de voorraad, zodat verkoopsorders enkel worden goedgekeurd indien de gevraagde producten effectief op voorraad zijn. Dankzij de volledig automatische en geïntegreerde tracering hoef ik geen twee uur meer in mijn papieren te zoeken indien een klant onze naspeurbaarheid wil testen. Daarnaast gebeuren er quasi geen fouten meer in de productie en picking, sparen we heel wat tijd uit omdat alles rechtstreeks in LISA wordt ingebracht en kunnen we alle processen beter beheren. Tenslotte biedt het LISA ERP-pakket ook voordelen voor de kwaliteitszorg, wat mijn departement is. Want de applicatie laat toe om bij de receptie van grondstoffen en ingrediënten, tijdens de productie of bij het picken kwaliteitsvragen te stellen. Zo hebben wij het pakket al op zo’n manier ingesteld dat de operator telkens de temperatuur van het product moet ingeven. Op die manier bekomt het kwaliteitsdepartement heel wat interessante gegevens die tot verbeteringsinitiatieven kunnen leiden. U bemerkt: LISA is echt wel het kloppende hart van Vlevy geworden!
Foto's Charles Schweitzer