ERP: d'abord une malédiction, puis une bénédiction - Vlevy troque le sur mesure pour ‘LISA’ de CCE
Vlevy était l’un des pionniers en Belgique en matière d'automatisation du planning de production. Cependant, la première implémentation d’un progiciel ERP étendu n’est pas allée comme sur des roulettes. En effet, la transition de l’application initiale simple de Vlevy à une solution sur mesure a tourné à la déconfiture. Mais grâce à LISA de Claerhout Engineering (CCE), ce cauchemar fut vite oublié. Car avec le progiciel ERP LISA standard, l’automatisation au sein de la production se passe sans problèmes depuis…
À l’instar de la plupart des entreprises de viande, Vlevy est né d’une simple boucherie. Mais ce qui rend l’entreprise spéciale, c’est que son origine est néerlandaise. Car tout a commencé quand Eduard Ysebaert lança sa boucherie à Terneuzen en 1891. Eric D’Hoogh, Directeur de l’assurance qualité de Vlevy : « Après la Première Guerre mondiale, la famille voulut faire les choses en grand et décida de fonder une usine de jambon en Belgique. Et c’est comme ça que Vlevy finit par se retrouver à Gand. » L’entreprise se concentra d’emblée sur les marchandises en vrac pour les collectivités et la grande distribution dans toute l’Europe. Après la crise de la dioxine, la direction décida d’introduire également le slicing et dicing, ce qui élargit son marché au secteur des préparateurs de plats. Ensuite, elle élargit sa gamme en y ajoutant le bœuf et la volaille coupés, ainsi qu’avec de la charcuterie fermentée, comme les pepperonis. Eric D’Hoogh : « Récemment, nous avons également introduit un assortiment de produits cuits : hamburgers, chipolata, paupiettes, etc. Ainsi, nous apportons plus de commodité aux collectivités ». Et probablement que l'offre d’une plus grande ‘valeur ajoutée’ était un coup dans le mille. Car ces dernières années, Vlevy a enregistré une croissance constante, ce qui s’est traduit en 2007 par un chiffre d’affaires de 17,640 millions d’euros. Quelque 10 % de ce chiffre sont réalisés en Belgique tandis que 90 % sont générés en Europe (essentiellement en Allemagne, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas et en Scandinavie) et à l’exportation sur les marchés d’outremer (essentiellement les anciennes colonies françaises).
Le sur mesure a conduit à la déception
En raison de son grand nombre de clients dans divers pays, Vlevy décida dès le début des années nonante d’automatiser le planning de production. Pour ce faire, il fit appel à un informaticien indépendant qui lui développa une application sur mesure. « Pendant quelques années, ce programme était idéal pour notre activité », raconte Eric D’Hoogh. « Mais progressivement, le besoin d’automatisation se fit sentir, surtout au niveau de la gestion des étiquettes de stock. Malheureusement, l’informaticien ne semblait pas en mesure de pouvoir la développer pour nous, ce qui nous poussa à chercher un nouveau partenaire. Nous avons trouvé une firme qui était prête à nous créer une application ERP et qui offrait suffisamment de fonctionnalités en matière de traçabilité. Au début, nous étions très enthousiastes et aspirions à utiliser ce progiciel. Mais nous avons vite déchanté : par manque de connaissance dans le secteur alimentaire chez le développeur, la solution se révéla ne pas du tout correspondre à nos exigences. Et bien que l’ensemble de ce projet nous avait coûté pas mal de temps et d’argent, nous n’avions finalement pas d’autre choix que de recommencer tout depuis le début et de chercher un autre progiciel et un nouveau fournisseur. »
Le choix s’est porté sur LISA ERP de CCE
En 2006, la direction de Vlevy décida d’investir dans une usine flambant neuve dans le port de Gand. « L’idée consistait à repartir d’une feuille blanche au plan ERP un an après le lancement de notre nouvelle base d'opérations », poursuit Eric D’Hoogh. « C’est pourquoi début 2006, nous avons constitué une liste de fournisseurs intéressants via des bourses, des journaux spécialisés, Internet, etc. Computer Claerhout Engineering a directement attiré notre attention. Non seulement LISA ERP nous semblait être un progiciel qui répondait de manière très efficace aux besoins spécifiques de l'industrie alimentaire, mais la liste de références de cette entreprise était très impressionnante. Et lorsque nous avons contacté CCE, ses collaborateurs semblaient être particulièrement compétents : chaque question que nous posions trouvait directement une réponse satisfaisante et concrète. Il était clair pour nous que ce fournisseur ERP représentait la crème de la crème, du fait de son énorme expérience dans le secteur alimentaire. Par la suite, nous avons encore demandé à d’autres fournisseurs d’effectuer une démo, mais personne ne semblait posséder les mêmes compétences, la convivialité et la fonctionnalité que LISA de CCE. C’est ainsi que nous avons décidé de mettre en œuvre LISA ERP. »
Quelle approche ?
Comme le déménagement d’une entreprise alimentaire vers une nouvelle usine n’est pas une mince affaire, la direction de Vlevy décida de reporter l’implémentation de LISA jusqu’à ce que tous les processus internes soient au point et que les travailleurs aient trouvé leurs marques dans le nouvel environnement de production. Ce fut chose faite en avril 2008. Eric D’Hoogh raconte comment ils ont entamé le projet : « D’abord, CCE nous a demandé de choisir un collaborateur qui tiendrait lieu de personne de contact. Comme j’avais toujours été impliqué dans les précédents projets ERP, il était logique que j’assume cette tâche. Avec deux collaborateurs de CCE, nous nous sommes réunis chaque semaine pendant un certain temps afin de dresser l’inventaire des besoins de Vlevy et de voir comment LISA pouvait y répondre. Une fois que j’avais saisi la structure du progiciel ERP, nous avons analysé les informations qui allaient devoir se trouver dans l’application. Vu que nous envisagions dans un premier temps l’automatisation de la production, nous avons commencé par introduire les recettes, environ deux cents au total. Une fois ce gros boulot effectué, tout a été vite, en fait. Après que CCE ait installé un certain nombre d'ordinateurs et de lecteurs de codes-barres dans l'usine et implémenté le progiciel sur notre serveur, nous avons pu commencer directement avec les bons de travail générés automatiquement. Ensuite, la gestion de la réception des matières premières a été confiée à LISA, chose qui se faisait toujours manuellement auparavant. Et lors d’une troisième phase, nous avons également intégré la gestion des stocks. Pour assurer nos arrières – vu la mauvaise expérience antérieure –, nous avons fait tourner l’ancien progiciel ERP en même temps que LISA pendant quelques mois, ce qui s’est avéré inutile en fin de compte. Il a bien entendu fallu un certain temps aux travailleurs pour s’habituer à l'utilisation des ordinateurs, mais globalement, la transition s’est déroulée sans difficulté. LISA est si convivial, en effet, que tout semble logique. Tout le monde fut rapidement soulagé de travailler avec cette nouvelle application ! »
Et il y a encore d’autres projets en gestation !
Jusqu’à il y a peu, Vlevy travaillait encore avec une application séparée pour la gestion de ses ventes. Mais récemment, le module ‘vente’ de LISA fut mis en œuvre. « Pour l’exercice 2009, nous voulions boucler la boucle avec l’implémentation de LISA financier pour la comptabilité », poursuit Eric D’Hoogh. « Dans le courant de cette année, nous voulons également approfondir et peaufiner les fonctionnalités de LISA. Nous prévoyons d'introduire le principe des stocks minimum et maximum, d’automatiser la commande des ingrédients et de confier entièrement le planning de production à LISA. En outre, nous voudrions coupler le système à un système RF dans le département picking, de manière à pouvoir assembler des palettes mixtes très rapidement et sans problème. Les balances seraient également couplées au système pour que les processus à poids variables puissent être entièrement automatisés eux aussi. Ensuite, la pose d’étiquettes serait entièrement automatisée et couplée au système ERP LISA entièrement intégré. Comme nous exportons beaucoup, nous avons des étiquettes préimprimées dans toutes les langues, qui sont complétées, au moment du conditionnement, par le code-barres et la date de péremption. Vu que LISA imprimera toute l’étiquette pendant cette phase – en choisissant automatiquement la langue du client –, les coûts de préimpression disparaîtront, ce qui devrait générer une économie substantielle. Et pour terminer, nous entendons également effectuer des calculs de rentabilité avec LISA, bien que le progiciel ait besoin d’historiques pour cela et doive avoir fonctionné au moins un an pour les constituer. »
L’épine dorsale de Vlevy
Alors qu’Eric D’Hoogh avait du mal à s’en sortir avec l’ancien progiciel ERP, il aspire désormais à l’extension et à l'optimisation de la fonctionnalité de LISA. « L’application regorge d’atouts innombrables que nous n’avons pas encore découverts », explique-t-il. « Et il est très intéressant de découvrir des possibilités d’automatisation auxquelles nous n’avions pas encore pensé. De plus, il est évident que notre entreprise progressera davantage encore avec LISA. C’est ainsi que nous envisageons réellement la gestion des stocks, si bien que les bons de vente ne seront approuvés que si les produits demandés sont effectivement de stock. Grâce à la traçabilité entièrement automatique et intégrée, je n’aurai plus besoin de chercher deux heures dans mes papiers lorsqu'un client voudra tester notre traçabilité. En outre, il n’y aura quasiment plus d’erreurs dans la production et le picking, ce qui nous fera gagner beaucoup de temps parce que tout sera introduit directement dans LISA. Nous pourrons ainsi mieux gérer tous les processus. Enfin, le progiciel ERP LISA présente également des avantages en termes d’assurance de la qualité, l’objet de mon département. Car l’application permet de poser des questions de qualité lors de la réception des matières premières et des ingrédients, pendant la production ou lors de l'enlèvement. Par exemple, nous avons déjà réglé le progiciel de manière à ce que l’opérateur doive chaque fois entrer la température du produit. Le département qualité reçoit donc des données très intéressantes qui pourront initier des améliorations. Vous l’aurez remarqué, LISA est vraiment devenu l’épine dorsale de Vlevy ! »
Photos Charles Schweitzer