Kipco Damaco
Vleesverwerking
Kipco-Damaco introduceert ERP-oplossing - Keuze valt op ‘LISA’ van Claerhout Computer Engineering (CCE)
Om aan het KB inzake meldingsplicht, autocontrole en traceerbaarheid te voldoen, zijn talrijke voedingsbedrijven vandaag bezig met de implementatie van een ERP-pakket. Voor de ondernemingen zonder eigen informaticaafdeling is het echter geen evidentie om de meest geschikte oplossing te vinden. Dit was ook het geval met Kipco-Damaco. Uiteindelijk koos deze verwerker en distributeur van gevogelte voor ‘LISA’ van Claerhout Computer Engineering (CCE), een beslissing die ze zich niet betreurt, integendeel. Want de no-nonsense aanpak, flexibele houding én ervaring in de voedingsindustrie van deze leverancier zorgden ervoor dat Kipco-Damaco de hoogste rendabiliteit uit haar ERP-investering kan halen…
De geschiedenis van Kipco-Damaco gaat terug tot in 1964 toen José Vandaele, een bekende producent van linnen, omwille van de crisis in zijn sector besloot om zijn kans in het gevogelte te wagen. Hij bouwde een kippenslachthuis in Wielsbeke en startte er met de firma Kipco. Het bedrijf kende meteen een expansieve groei, die twee jaar later nog werd versterkt door een uitbreiding van de activiteiten met het slachten van soepkippen, parelhoenderen, piepkuikens, etc. Al in 1969 werd een tweede site in gebruik genomen: een kalkoenslachthuis in Oostrozebeke. Oorspronkelijk richtte deze zich op de productie van diepgevroren hele kalkoenen, maar al snel kwamen er enkele eigen moederdierenbestanden en fokkerijen bij. Begin jaren zeventig werd er tevens een uitsnijderij opgestart. Zoon Marc Vandaele zette de familietraditie verder en richtte in 1982 Damaco NV op. Dit bedrijf legde zich toe op de productie van mechanisch ontbeend gevogeltevlees (MDM) voor afzet in binnen- en buitenland. Tien jaar later nam Kipco een eerste buitenlandse productie-eenheid over: het Bulgaarse Dakor, een bedrijf dat zich conform de EG-richtlijnen in gekookt gevogeltevlees specialiseert. De laatste grote verandering kwam er in 1999 toen beide bedrijven samensmolten en onder de naam Kipco-Damaco verdergingen. General Manager Philip Eeckman: “Vandaag is Kipco-Damaco nog steeds voor honderd procent een familiebedrijf. Onze activiteiten zijn in vier categorieën op te delen: distributie/import van vers/bevroren gevogelte- en wildproducten, productie van gekookt gevogeltevlees, productie van MDM/gemalen gevogeltevlees en de export van/trading in gevogelteversnijdingen. Tweederde van onze omzet wordt via uitvoer gerealiseerd: vandaag leveren we aan meer dan zeventig landen wereldwijd. Ons afnemersbestand bestaat voornamelijk uit distributeurs en fabrikanten van voedingsmiddelen/kant-en-klare maaltijden. In totaal biedt Kipco-Damaco werk aan zo’n tweehonderd mensen, waarvan een vijftigtal in België.”
Drie vliegen in één klap
Halfweg 2004 besloot het management van Kipco-Damaco dat de tijd rijp was om in een ERP-pakket te investeren. Philip Eeckman: “We wilden drie vliegen in één klap slaan. Het was de bedoeling om onze aan- en verkoopprocedures te uniformiseren en ze zodoende beter beheersbaar te maken. Want Kipco-Damaco kenmerkt zich door een zeer uiteenlopende goederenstroom. Zo rekenen we in het binnenland sommige producten per gram af, terwijl we voor de export meestal per containers van 25 ton werken. Ook zijn er grote verschillen op administratief vlak: in België volstaat over het algemeen een leveringsbon en factuur, terwijl er voor het buitenland ook export- en gezondheidscertificaten, comformiteitsverklaringen, bill’s of lading, etc., nodig zijn. Vandaar dat de aan- en verkoop in België en het buitenland tot vorig jaar op een totaal andere manier werden aangepakt. Wij kenden de voorbije tien jaar een bijna continue groei op de binnen- en buitenlandse markt tot een niveau waarop het zeer moeilijk werd om de goederenstromen correct te beheersen: het risico bestond dat we het overzicht kwijt zouden raken. Dit leidde eveneens op vlak van voorraadbeheer tot problemen. De stockopvolging voor producten die per gram worden verkocht, is om evidente redenen anders dan voor voedingswaren die per container worden afgezet. Het was voor onze magazijniers niet eenvoudig om te weten welke regels ze moesten respecteren. Bovendien waren we erg afhankelijk van hun kennis: het magazijnbeheer zat immers in het hoofd van enkele individuen! Dit resulteerde er dan weer in dat de informatie voor onze ver/inkopers onvoldoende snel beschikbaar was, waardoor we onze zaken niet meer optimaal konden behartigen. Tenslotte begonnen we ook op vlak van tracering problemen te krijgen. Gezien al deze gegevens manueel werden bijgehouden, was er op dit vlak eveneens een te grote afhankelijkheid van enkele personeelsleden. Bovendien was deze manier van werken door de omvang van ons bedrijf moeilijk beheersbaar en dus onvoldoende om aan de wetgeving te blijven voldoen.”
No-nonsense aanpak geeft doorslag
Halfweg 2004 startte Kipco-Damaco met dezoektocht naar een leverancier. Philip Eeckman: “Omdat we niet over een eigen informatica-afdeling beschikken, hechtten we veel belang aan de partner waarmee we in de boot zouden stappen. Het moest een firma zijn die zeer flexibel en begeleidend was, ons niet met informaticataal rond de oren sloeg, de zaken niet nodeloos complex maakte én een pakket bood dat op maat van onze onderneming was gesneden. In die periode kwamen heel wat leveranciers zelf aan onze deur kloppen, waaronder Navision en Centric. Dit leken op het eerste zicht bedrijven die perfect op onze noden konden inspelen, waardoor we hun pakketten relatief ver analyseerden. Maar toch hadden we het gevoel dat het nog beter kon. Toen uiteindelijk één van onze medewerkers suggereerde om eens bij CCE te rade te gaan, wisten we vrijwel meteen dat we bij deze leverancier aan het juiste adres waren. Want niet alleen bleek haar pakket LISA alle functionaliteit te bieden die we nodig hadden. Ook kon de onderneming heel wat interessante referenties in de voedingswereld voorleggen én was de aankoop van de ERP-oplossing financieel haalbaar. Maar het was vooral de no-nonsense aanpak van Geert Claerhout en zijn team die de definitieve doorslag gaf. Hij windt nergens doekjes om: dat staat me wel aan, want in tegenstelling tot gladde verkoopspraatjes, gaf dit me het vertrouwen waarnaar ik op zoek was.”
Niet meer of minder dan nodig
Begin 2005 werd het contract getekend; twee maanden later startte het project. Philip Eeckman: “Omdat we nog nooit met een ERP-applicatie hadden gewerkt, wisten we niet precies wat we van deze investering mochten verwachten. Maar CCE maakte daar totaal geen misbruik van: het team analyseerde minutieus wat we nodig hadden en stelde daarna een oplossing voor die niet meer of minder op onze noden inspeelt. Veel maatwerk was er niet vereist, want LISA bevat veel functionaliteit die je kunt aan- of afzetten. Alleen qua exportdocumenten was er nood aan wat aanpassingen. Zoals afgesproken en gepland werd in september de afdeling binnenland opgestart en een maand later, nadat alle kinderziektes waren weggewerkt, was ook de afdeling export aan de beurt.”
Snelle ROI
Omdat Kipco-Damaco ervoor koos om naast de verkoop-, aankoop-, productie- en voorraadmodule ook de financiële module (boekhouding) te implementeren, vormt het ERP-pakket LISA vandaag het administratieve hart van de onderneming. Kipco-Damaco koos er bewust voor om de administratie rond productie niet oeverloos complex te maken. Philip Eeckman: “Omdat we bijna uitsluitend op voorraad fabriceren én onze recepturen vrij eenvoudig zijn, woog de bijkomende investering in de software voor geautomatiseerde productieorders of ingrediëntenaankoop niet op tegen de voordelen die ze genereert. Waar we nu wel mee bezig zijn, is de introductie van scanners doorheen de volledige productiestromen. Dit maakt het ons makkelijker om een waterdichte traceerbaarheid te garanderen. Momenteel voorzien we geen verdere uitbreidingen zolang onze afnemers daar niet specifiek om vragen. Maar indien dit gebeurt, zijn we dankzij LISA wel klaar om onmiddellijk op hun vereisten in te spelen. Denk maar aan specifieke palletidentificaties: een vraag die vooral van de grootdistributie komt. LISA opent dus perspectieven om op termijn meer op deze markten actief te zijn. Daarnaast zijn we nu in staat om zeer snel supplementaire vereisten van buitenlandse klanten in te vullen. Want met afnemers in zeventig landen is er altijd wel iets dat moet worden aangepast. Voor de rest heeft LISA onze doelstellingen perfect ingevuld: de export- en binnenlandse afdeling werken nu op een uniforme manier, het voorraadbeheer is nauwkeurig én we kunnen een geautomatiseerde en bijgevolg waterdichte traceerbaarheid garanderen. De werking van het bedrijf is niet meer zo afhankelijk van de kennis van bepaalde mensen én alle informatie is altijd up-todate en meteen on-line toegankelijk voor alle betrokkenen. Tenslotte is onze hele administratie er een flink stuk transparanter én eenvoudiger op geworden. Zodoende sparen we heel wat tijd uit die nu voor de verkoop, klantencontacten en het oplossen van problemen kan worden gebruikt. De investering in LISA laat ons dan ook toe om op gestage wijze verder te groeien zonder bijkomend personeel aan te werven of extra systemen te moeten implementeren. De return-on-investment is dus vrij groot, zelfs op relatief korte termijn! Om te eindigen, wil ik nog opmerken dat CCE ons vertrouwen niet heeft beschaamd, integendeel. Deze ERP-leverancier weet goed waarmee ze bezig is: haar medewerkers kennen hun applicatie LISA door en door, luisteren goed naar de wensen van de klant én hebben zeer veel geduld: sleutelfactoren om een project te laten slagen!”
Foto's Charles Schweitzer / Kipco Damaco