Nauta
Vleesverwerking
Nauta implementeert ‘LISA ERP’ van CCE - Verwachtingen meer dan ingelost!
Met een gemiddelde jaarlijkse groei van meer dan 10% en een toenemend aantal referenties had Nauta Vleeswaren weinig andere keuze dan een ERP-pakket te implementeren. Helaas sloeg het enthousiasme over deze investering al snel om naar teleurstelling en frustratie. Want het aangekochte pakket bleek de verwachtingen totaal niet in te lossen. Dat veranderde compleet toen de patéproducent besliste om op ‘LISA ERP’ van Claerhout Computer Engineering over te stappen. “Met LISA hebben we een applicatie die echt als kloppend hart van de onderneming fungeert. Intussen vragen we ons zelfs af hoe we onze business ooit zonder dit pakket konden runnen,” aldus zaakvoerder Hendrik Nauta.
Al drie generaties maakt Nauta paté met respect voor traditie, smaak en kwaliteit. Het verhaal van dit bedrijf begon in 1946, toen Hendrik Nauta in Brussel startte met de productie van paté, hammen en frankfurter worstjes. In 1970 werd de activiteit volledig op paté geconcentreerd, en dat bleek een succesvolle strategische beslissing. Want de firma groeide gestadig, wat in 1992 tot een nieuwe mijlpaal leidde: de bouw van een gloednieuwe fabriekshal in Asse. Met de overname door kleinkinderen Hendrik en Anke Nauta is de onderneming helemaal in een stroomversnelling geraakt. Nauta kent intussen immers een gemiddelde jaarlijkse groei van meer dan 10% en het aantal werknemers is verdubbeld tot twintig voltijdse equivalenten. Vennoot Anke Nauta: “Vandaag wordt 90% van ons zakencijfer door export gerealiseerd. Waar we voordien voornamelijk in de buurlanden actief waren, voeren we nu uit naar alle landen van de E.U. en zelfs ver buiten Europa. Dit zorgt ervoor dat ook ons assortiment de laatste jaren aanzienlijk is toegenomen. Want je moet natuurlijk inspelen op de wensen van al die markten, en die durven nogal sterk te variëren. Daarbij komt nog dat we in de Benelux voornamelijk private label leveren, terwijl ons eigen merk dan weer furore maakt in de andere contreien. Met andere woorden: we hebben er de laatste jaren heel wat recepturen en referenties bijgekregen, waardoor de complexiteit binnen de productie en administratie aanzienlijk toenam.”
ERP als middel om groei te bestendigen
Drie jaar geleden beseften Hendrik en Anke Nauta dat verdere groei enkel mogelijk was mits de investering in automatisering. “Aan onze ambachtelijke manier van produceren wilden we echter niet raken,” aldus Hendrik Nauta. “Vandaar dat we het op andere terreinen moesten zoeken. Investeren in ERP was de enige logische en juiste beslissing. Want dit zou ons toelaten om efficiënter te werken, zowel in de productie en warehousing, als de administratie en boekhouding. Bovendien konden we op die manier een volledig sluitende tracering garanderen én het foutenpercentage op alle andere vlakken reduceren. Tenslotte zou het pakket voor de nodige tools en rapporten zorgen om onze managementsbeslissingen te ondersteunen. Kortom: een ERP-pakket in huis halen, leek ons de perfecte manier om de groei van Nauta te bestendigen zonder dat we extra personeel dienden aan te werven.”
Verleid door verkeerde kenmerken
Na een grondige verkenning van het ERP-aanbod op de Belgische markt, twijfelde Nauta tussen ‘LISA ERP’ van CCE en een ander pakket. Uiteindelijk besloot de patéproducent om toch maar niet voor ‘LISA’ te kiezen. “Een grote vergissing beseffen we nu,” vertelt Anke Nauta. “Maar we lieten ons leiden door de ‘hedendaagse’ aanblik van de andere oplossing die op Microsoft is gebaseerd. ‘LISA’ ziet er minder flashy uit, wat ons de verkeerde conclusie heeft laten maken dat het minder flexibel was en niet zo goed met onze activiteit zou kunnen meegroeien. Ook was het andere pakket mondiaal georiënteerd, terwijl Claerhout Computer Engineering een KMO is. Toch beseffen we nu dat precies die kleinschaligheid een veel grotere troef is. De beslissingslijnen zijn aanzienlijk korter en je bent geen ‘nummer’. Bovendien krijg je bij CCE een projectverantwoordelijke toegewezen die jouw bedrijf binnenste buiten leert kennen en weet welke functionaliteit de voedingssector nodig heeft. Zelfs zaakvoerder Geert Claerhout komt in de beginperiode geregeld langs om te checken of alles goed verloopt. Allemaal zaken die we bij het eerste ERP-pakket moesten ontberen. Maar hét allergrootste probleem met die eerste oplossing was dat wij onze processen aan de applicatie moesten aanpassen. Voor een klein bedrijf als Nauta is dat quasi onmogelijk, vooral dan op de werkvloer. Enerzijds zit je daar met mensen die weinig feeling met informatica hebben. Anderzijds zou een verandering van processen de kwaliteit en smaak van de producten in gevaar brengen, gewoonweg omdat paté een ambacht is die letterlijk van de ene generatie naar de andere werd doorgegeven.”
Dan toch liever ‘LISA ERP’
Het is echter zelfs nooit zover gekomen dat Nauta een poging heeft ondernomen om de processen aan de ERP-applicatie aan te passen. De eigenaars kozen voor een gefaseerde implementatie die met de modules boekhouding, aankoop en verkoop startte. En daar liep het meteen mis: het eerste, op Microsofttechnologie gebaseerd, pakket bracht qua functionaliteit en resultaten totaal niet wat de aanbieder had beloofd. Hendrik Nauta: “Dit, gekoppeld aan een klantenondersteuning die typisch voor een groot bedrijf is, maakte dat we zes maanden na opstart besloten om van scratch te herbeginnen. Dan toch liever ‘LISA ERP’... Aangezien ‘LISA’ de tweede applicatie van onze shortlist was, gingen we nog eens bij CCE langs voor een demo en gesprek. Geert Claerhout zorgde ervoor dat we verschillende gebruikers konden bezoeken. En dat gaf de doorslag, want we zagen dat iedereen erg gelukkig met ‘LISA’ was. We ontdekten dat het pakket totaal niet oubollig was. Integendeel, het beschikt over functionaliteit die andere applicaties niet hebben. Zo is de boekhoudmodule eigenlijk een typevoorbeeld van hoe zoiets zou moeten functioneren. Niet verwonderlijk, aangezien ‘LISA’ uit zo’n applicatie is gegroeid. Een ander pluspunt is dat ‘LISA’ specifiek op de voedingsindustrie is toegespitst. Dit zorgt voor functionaliteit die echt op onze activiteit is afgestemd én een snelle implementatie. Je moet de projectverantwoordelijke van CCE niet meer uitleggen hoe een vleeswarenbedrijf werkt. Die kent het reilen en zeilen in onze sector, want hij heeft al vele implementaties in soortgelijke ondernemingen gedaan. Tenslotte beseften we bij de andere gebruikers dat ‘LISA ERP’ geen aanpassing van onze processen vereiste. Want het pakket wordt zo geparametriseerd dat je perfect kan blijven werken op de manier waarop je het gewoon bent. Een hele opluchting, zowel voor ons als het personeel!”
Snelle implementatie
In maart vorig jaar begonnen CCE en Nauta met de voorbereidingen om de modules facturatie, aankoop en verkoop van ‘LISA’ te implementeren. Wouter Rogiers, ERP Consultant & Software Engineer van CCE: “Omdat de patéproducent reeds al haar gegevens voor het andere pakket had opgekuist, bestond het werk bijna uitsluitend uit de parametrisering van ‘LISA’. Vandaar dat we op 1 juni al konden testdraaien, en Nauta op 1 juli – bij de aanvang van het nieuwe boekjaar – administratief volledig op onze ERP-applicatie is overgeschakeld.” Anke Nauta: “In deze fase werd ook de module documentmanagement opgestart. Daarmee kunnen we alle facturen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, technische fiches, ..., digitaal opslaan en beheren. Dit laat ons toe flink wat tijd te winnen. En natuurlijk hebben we hiermee ook een eerste grote stap naar ‘paperless office’ gezet.”
Tijdswinst én foutenreductie
In augustus dit jaar werd een tweede grote implementatiefase opgestart, namelijk de modules ‘Productie’, ‘Bill of Materials’ en ‘Voorraadbeheer’. Hendrik Nauta: “Dit vergde meer inspanning van ons omdat we natuurlijk alle informatie over de productie in het systeem moesten ingeven. Vooral de ‘Bill of Materials’ was een titanenwerk, gewoonweg omdat we meer dan 160 referenties hebben. Het volstaat immers niet om een oplijsting van de ingrediënten per receptuur te maken. Ook verpakkingen, decoratie & labeling moeten uitvoerig worden beschreven. Gelukkig is het een opdracht die loont, want ‘LISA’ zorgt ervoor dat de productie en picking nu veel efficiënter gebeurt. De mensen vragen hun werkbon en/of –planning op een terminal in de productie of pickingruimte. Telkens ze klaar zijn, geven ze dit in, waarna ‘LISA’ verifieert of alles correct is uitgevoerd. Bovendien zorgt het ERP-pakket dat alle producten op een correcte manier worden geëtiketteerd én geeft het een upto-date overzicht van onze voorraad. Het is evident dat we op die manier tijd winnen én fouten vermijden. Interessant is ook de module ‘Onderhoud’ waarvan we de basisversie gebruiken. Hierdoor genereert ‘LISA’ een werkorder voor onze maintenance-dienst wanneer bepaalde machines of onderdelen een onderhoudsbeurt nodig hebben.”
‘LISA’ zorgt ervoor dat de productie en picking nu veel efficiënter gebeurt. De mensen vragen hun werkbon en/of –planning op een terminal in de productie of pickingruimte.
Enorm veel mogelijkheden
Aangezien alle modules met elkaar zijn geintegreerd, beschikt Nauta nu eveneens over interessante managementtools. Anke Nauta: “Met een druk op de knop kan je de productiviteit per machine of werknemer nazien. In een mum van tijd kan je nagaan welke grondstoffen voor een bepaald lot werden gebruikt. Je weet per dag of zelfs per uur hoeveel wordt geproduceerd, of welke impact op het rendement het stilvallen van een bepaalde asset heeft. Het is mogelijk om te zien welke artikelen het best scoren in welke seizoenen en/of landen. En dit zijn nog maar enkele van de vele mogelijkheden die ‘LISA’ biedt. Ook interessant is dat er een kwaliteitsparametrisatie op het niveau van zowel de leveranciers als de recepten is. Daarnaast laat ‘LISA’ toe om zowel per kilogram als per stuk, per bak, per pallet, ..., te werken. Voor CCE is dat logisch, maar wij hebben gemerkt dat maar weinig ERP-pakketten over deze functionaliteit beschikken.”
Succesvol project
Vandaag gebruikt Nauta bijna alle functionaliteit van ‘LISA’. EDI is (nog) niet aan de orde omdat de patéproducent geen klanten heeft die met dit systeem werken. De module ‘kosprijsberekening’ zal in een derde fase worden geïmplementeerd, en wellicht zal van dit moment gebruik worden gemaakt om de financieel-economische analysetools verder uit te breiden. Hendrik Nauta: “Momenteel hebben we vast en zeker voldoende functionaliteit om van ‘LISA’ het kloppende hart van ons bedrijf te maken. CCE heeft onze negatieve ervaring met ERP werkelijk omgebogen tot een groot enthousiasme. In die mate zelfs dat we niet meer zonder deze automatisering zouden kunnen! We kunnen dan ook stellen dat we samen een succes van deze implementatie hebben gemaakt.”
Foto's Marc Masschelein