Allgro
AGF
Allgro automatiseert haar business - Keuze valt op ‘Lisa’ van CCE
Met een paar duizend referenties die allemaal dagvers zijn en met eigen vrachtwagens worden geleverd, is het onbegonnen werk om zonder ERP-pakket de business in goede banen te leiden. Niettemin duurde het tot vorig jaar vooraleer Allgro de stap naar een dergelijke applicatie durfde te zetten. De groothandel en versnijderij van groenten en fruit koos voor ‘Lisa’ van Claerhout Computer Engineering. En dit heeft ze zich niet beklaagd. Integendeel, nu heeft Allgro spijt dat ze het pakket niet eerder heeft geïmplementeerd...
Het echtpaar Roger De Tant en Simone De Dycker, dat samen met hun dochter Marleen en schoonzoon Paul De Meyer, de groothandel in groenten en fruit Allgro oprichtte, kreeg in 1990 de vraag van een grootkeuken om gesneden groenten te leveren. Marleen De Tant (die in 2005 samen met haar echtgenoot de zaak overnam): “In die tijd was dat revolutionair. Maar mijn ouders zagen wel potentieel in het idee en besloten om op de vraag in te gaan. Ze bouwden een kleine verwerkingsunit van 500 m2 waarmee ze met vier personeelsleden aan de slag gingen. Het duurde echter tot in 1997 vooraleer de bal echt aan het rollen ging. Want toen behaalden we ons HACCP-certificaat, wat heel wat deuren opende. Op één jaar tijd konden we de omzet verdubbelen. En sindsdien kennen we een gestage groei van gemiddeld 5 % per jaar.”
Erg complexe business
Omwille van de continue groei moest Allgro in 2003 haar verwerkingsunit met 1.500 m2 uitbreiden. Ze maakte van de gelegenheid gebruik om het BRC-certificaat niveau A te behalen en introduceerde tevens het private label merk ‘All Salads’, wat de business opnieuw een ‘boost’ gaf. Intussen telt Allgro 55 personeelsleden die vorig jaar een omzet van 16 miljoen euro realiseerden. De helft van het zakencijfer wordt uit versneden groenten en fruit gehaald. Deze worden met eigen vrachtwagens (10 à 15 ton per dag) aan grootkeukens, cateraars, groothandelaars, maaltijdproducenten en platformbedrijven in heel België geleverd. Marleen De Tant: “Vandaag telt ons gamma zo’n 400 soorten groenten en fruit. Als je er echter alle variëteiten, alsook de verschillende snits en verpakkingen bijtelt, dan kom je al snel op een paar duizend referenties uit. Deze grote hoeveelheid producten zorgt op zich al voor een enorme complexiteit inzake beheersbaarheid. Maar daarbij komt nog dat de groenten en het fruit – afhankelijk van het seizoen – van andere leveranciers worden afgenomen. En deze werken allemaal met verschillende verpakkingen. Tevens zit er bij onze klanten weinig regelmaat in de soorten producten die ze bestellen. Grootkeukens en cateringbedrijven proberen elke dag wel iets anders te bereiden, terwijl de warme maaltijdproducenten ook steeds meer variëteit brengen en alsmaar vaker seizoensmatig werken. Tenslotte maken we er een punt van om dagvers te leveren: we hebben dus geen voorraden, waardoor we ontzettend snel op de bal moeten kunnen spelen, vooral dan in het segment van versneden groenten en fruit. Dit betekent dat we een enorme flexibiliteit in ons productieproces moeten inbouwen – want alle versnijdingen gebeuren automatisch – en erg veel kleine batches draaien.”
Te lang gewacht...
Het lijkt logisch dat een dergelijk complexe business enkel met een efficiënt ERP-pakket in goede banen kan worden geleid. Toch duurde het tot vorig jaar vooraleer Allgro in ‘Lisa’ van Claerhout Computer Engineering (CCE) investeerde. “Nu hebben we er spijt van dat we zolang hebben gewacht,” aldus Marleen De Tant. “Want eenmaal je met zo’n applicatie werkt, vraag je jezelf af hoe je het ooit zonder hebt gedaan. Alhoewel we pas begin januari 2011 met de implementatie zijn gestart, is het pakket nu al het kloppend hart van de firma.” Schoonzoon Chris Raes die de implementatie begeleidde: “Niet alleen automatiseert en integreert ‘Lisa’ een groot aantal administratieve taken, wat natuurlijk tot heel wat tijdwinst en een minimalisering van het aantal fouten leidt. Ook heeft het pakket voor flink wat extra beheersmogelijkheden gezorgd. Zo kunnen we nu heel eenvoudig bepaalde producten tijdelijk uit het assortiment halen, hebben we een sluitende tracering, kunnen we de ritten van onze chauffeurs optimaliseren, is het mogelijk om van alles en nog wat listings te trekken,... Een functionaliteit die we erg appreciëren, is het beheer van leeggoed, iets wat we vroeger niet konden. Want we hebben flink geïnvesteerd in kratten waarin we onze producten leveren. Als de klanten die achterhouden, loopt het verlies snel op. Zo hebben we enkele jaren geleden op dit vlak een fraudegeval meegemaakt dat ons heel wat centen heeft gekost. Met ‘Lisa’ zijn dergelijke calamiteiten niet meer mogelijk.”
Een tevreden klant
Uit alles blijkt dat de investering van Allgro in ‘Lisa’ een schot in de roos is. Nochtans had de firma geen groot voorbereidend traject doorlopen. Meer nog: er werd zelfs geen marktonderzoek naar de beschikbare ERP-pakketten gedaan. Marleen De Tant: “We werkten met een maatoplossing die door een eenmansbedrijf was gemaakt toen we met het departement versnijdingen startten. Door de jaren heen was het steeds verder uitgebreid, maar al zes jaar geleden beseften we dat de applicatie eigenlijk haar limiet had bereikt en niet meer met haar tijd mee was. Op dat moment kreeg ik van CCE een uitnodiging voor een demo van ‘Lisa’. En hoewel ik meteen van de mogelijkheden van het pakket was overtuigd, bleef het plan om op een ERP-pakket over te schakelen in de ijskast zitten. Want als gebruiker moet je toch heel wat tijd in de implementatie steken. Toen mijn dochter en twee schoonzoons in 2010 in de zaak kwamen, hadden we eindelijk de kennis en mankracht in huis om de stap naar ‘Lisa’ te zetten. Omdat we zes jaar geleden al heel erg over de functionaliteit van deze oplossing te spreken waren, heel wat van onze klanten en leveranciers met deze applicatie werken en CCE zich hier vlakbij bevindt, vonden we het maar logisch om voor ‘Lisa’ te kiezen. En we zijn niet teleurgesteld, integendeel. Dankzij de enorm goede begeleiding door CCE is de implementatie erg vlot verlopen. Natuurlijk hebben we zelf ook heel wat werk moeten verzetten, omdat we er onder meer voor gekozen hebben gelijktijdig een totaal nieuwe codering van artikels en klanten door te voeren. En juist omwille van deze nieuwe codes was het voor de administratie aanvankelijk moeilijk werken. Maar CCE vangt dit allemaal erg goed op. De hele implementatietijd en de eerste weken dat we de administratieve modules gebruikten, is er altijd iemand voltijds bij ons ter plaatse geweest. Daarnaast moeten we toegeven dat het pakket erg ‘intuitief’ is geschreven: het wijst zichzelf uit. Tenslotte heeft de ervaring intussen uitgewezen dat ‘Lisa’ echt wel op maat van een voedingsbedrijf is gemaakt: het bevat alle functionaliteiten die een onderneming zoals Allgro nodig heeft. En ook niks meer, zodat er geen sprake is van complexiteit of overbodige toeters en bellen. Dat ‘Lisa’ gefaseerd kan worden geïmplementeerd, is natuurlijk eveneens een voordeel. Want op die manier kan het personeel stap voor stap aan het werken met een ERP-pakket wennen.”
De automatisering van de order-entry zorgt voor een snellere verwerking en een minimalisatie van fouten.
Drie grote implementatiefasen
In een eerste fase werden alle oude systemen door ‘Lisa’ vervangen. In januari 2011 werd de module boekhouding geïmplementeerd. Vervolgens waren aankoop en tracering aan de beurt (april 2011), waarna de verkoopsmodule werd geïnstalleerd. Marc Schaepdryver, Projectleider van CCE: “De opstart van verkoop is in twee stappen gebeurd. De klanten die elektronisch bestellen, werden al in juni opgestart, de overige afnemers pas na de zomer. Op 1 november 2011 was het hele administratieve gedeelte afgewerkt en heeft Allgro haar oude systeem stopgezet om volledig op ‘Lisa’ over te schakelen. Daarna hebben we een rustpauze ingelast, omdat Allgro bezig is met de bouw van een extra productiehal van 2.000 m2, die in juni 2012 operationeel zou moeten zijn. Ondertussen hebben we de draad terug opgenomen en zijn we bezig met de tweede grote fase: de planning /opvolging van de productie en de automatisering van de kostprijsberekening. De productieplanning zal nog altijd gedeeltelijk manueel blijven, aangezien Allgro erg flexibel moet werken. Maar het is de bedoeling dat ‘Lisa’ gaat registreren wat er wordt geproduceerd, zodat er een duidelijk overzicht van de dagvoorraad ter beschikking komt. Op die manier weet de snijderij bij het afsluiten van de orders – om 15 uur – meteen wat ze nog moet bijmaken. En dit zal resulteren in een snellere afwerking van de bestellingen, minder productverlies, een afname van het aantal batchwissels en een orderinvulling die 100 % correct is. In een derde fase wil Allgro dan ook nog de picking module van ‘Lisa’ implementeren, dit in combinatie met de introductie van barcodescanners.” “Eenmaal dat allemaal op punt staat en we het pakket door en door kennen, zal de investering zonder twijfel vrij snel zijn terugverdiend,” aldus Chris Raes. “Want de tijdswinst die een dergelijke applicatie met zich meebrengt, in combinatie met de foutenreductie en de toename van beheersmogelijkheden, betaalt zich dubbel en dik terug.”
Foto's Marc Masschelein