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Allgro automatise ses activités - Le choix se porte sur ‘Lisa’ de CCE
Gérer plusieurs milliers de références est impossible sans logiciel ERP, surtout si ce sont toutes des denrées périssables et que celles-ci sont livrées avec des camions de l’entreprise. Et pourtant, il a fallu attendre jusqu’à l’année dernière pour qu’Allgro décide d’implémenter une telle solution informatique. Le grossiste et découpeur de fruits et légumes a choisi ‘Lisa’ de Claerhout Computer Engineering. Il ne s’en plaint pas. Au contraire ! Allgro regrette aujourd’hui que le logiciel n’ait pas été installé plus tôt...
Le couple Roger De Tant et Simone De Dycker, ayant fondé le commerce de gros de fruits et légumes Allgro, avec leur fille Marleen et leur gendre Paul De Meyer, reçut en 1990 la demande d’une cuisine industrielle de livrer des légumes découpés. Marleen De Tant (qui a repris l’entreprise avec son mari en 2005) : “À cette époque, c’était révolutionnaire. Mais mes parents ont tout de suite vu le potentiel de l’idée et ont décidé d’approfondir la question. Ils ont construit une petite unité de transformation de 500 m2 dans laquelle ils ont placé quatre membres du personnel. Il a fallu toutefois attendre 1997 avant que l’affaire ne commence réellement à tourner, car, lorsque nous avons reçu notre certificat HACCP, de nombreuses portes se sont ouvertes. En un an, nous avons pu doubler notre chiffre d’affaires. Et depuis lors, nous connaissons une croissance régulière moyenne de 5% par an.”
Business très complexe
La croissance continue d’Allgro a amené l’entreprise, à agrandir, en 2003, son unité de transformation de 1.500 m2. Elle a en outre saisi l’occasion pour obtenir la certification BRC niveau A et pour lancer sa propre marque ‘All Salads’, ce qui a à nouveau boosté les ventes. Aujourd’hui, Allgro compte 55 employés qui ont réalisé l’an dernier un chiffre d’affaires de 16 millions d’euros. La moitié de celui-ci provient des fruits et des légumes découpés. Ceux-ci sont livrés avec les propres camions (10 à 15 tonnes par jour) aux grandes cuisines, traiteurs, grossistes, fabricants de repas et plateformes logistiques dans toute la Belgique. Marleen De Tant : “Notre gamme compte environ 400 sortes de fruits et de légumes. Si l’on rajoute l’ensemble des variétés, des découpes et des emballages différents, vous arrivez rapidement à quelques milliers de références. Cette grande quantité de produits est très complexe à gérer. À côté de cela, il faut tenir compte du fait que les fruits et les légumes sont achetés – selon la saison – auprès d’autres fournisseurs. Et ceux-ci travaillent tous avec un emballage différent. De plus, il y a peu de régularité chez nos clients dans les types de produits commandés. Les grandes cuisines et entreprises de catering essayent chaque jour de préparer quelque chose de différent, tandis que les producteurs de repas apportent toujours plus de variétés et travaillent de plus en plus avec des produits de saison. Enfin, nous mettons un point d’honneur à offrir du frais du jour : nous n’avons donc pas de stock, ce qui nous demande d’être capable de réagir vite, en particulier dans le segment des fruits et légumes découpés. Cela signifie que nous devons faire preuve d’une grande flexibilité dans notre processus de production – parce que toutes les découpes se font automatiquement – et de fabriquer beaucoup de petits lots”.
Attente trop longue...
Il semble logique qu’un business aussi complexe ne puisse fonctionner qu’avec un logiciel ERP efficace. Pourtant, il a fallu attendre l’an dernier avant qu’Allgro ne décide d’investir dans ‘Lisa’ de Claerhout Computer Engineering (CCE). “Aujourd’hui, nous regrettons d’avoir attendu si longtemps”, affirme Marleen De Tant. “Parce que dès que vous mettez en route ce type d’application, vous vous demandez comment vous avez pu travailler toutes ces années sans. Bien que sa mise en œuvre n’ait démarré que début janvier 2011, le logiciel est déjà devenu à l’heure actuelle le cœur même de la société”. Chris Raes, le beaufils, a supervisé son implémentation : “Non seulement ‘Lisa’ automatise et intègre un grand nombre de tâches administratives, ce qui procure naturellement beaucoup de gain de temps et diminue le nombre d’erreurs. En outre, le logiciel prévoit un grand nombre de possibilités de gestion supplémentaires. Nous pouvons maintenant très facilement extraire temporairement certains produits de la gamme, nous aons créé un suivi complet, nous pouvons optimiser les trajets de nos chauffeurs et il est également possible de tirer des listings de tout et n’importe quoi... Une fonctionnalité que nous apprécions vraiment : la gestion des emballages vides, ce que nous ne pouvions pas faire auparavant. Il faut savoir que nous avons investi massivement dans les caisses avec lesquelles nous livrons nos produits. Si les clients les conservent, c’est une perte sèche pour nous. À ce propos, nous avons connu, il y a quelques années, un cas de fraude qui nous a coûté beaucoup d’argent. Avec ‘Lisa’, de telles calamités ne sont désormais plus possibles.”
Un client satisfait
Tout ceci démontre qu’en choisissant ‘Lisa’, Allgro a investi judicieusement. Et pourtant, l’entreprise n’est pas passée par une grande phase préparatoire. De plus, aucune étude sur les différents logiciels ERP disponibles sur le marché n’a été faite. Marleen De Tant : “Lorsque nous avons lancé le département des découpes, nous travaillions avec une solution sur mesure développée par un expert indépendant. Au fil des ans, celle-ci a été constamment développée, mais, il y a six ans, nous avons réalisé que l’application avait effectivement atteint ses limites et qu’elle n’était plus adaptée à nos besoins. À cette époque, j’ai reçu une invitation de CCE pour une démonstration de ‘Lisa’. Et bien que j’aie été tout de suite convaincue des capacités du logiciel ERP, ce projet est resté au frigo. Parce que sa mise en œuvre et les conséquences au niveau des processus d’entreprise auraient demandé énormément de temps. Quand ma fille et mes deux beaux-fils ont rejoint l’entreprise en 2010, nous avons finalement eu le knowhow et la main-d’œuvre indispensables pour passer à ‘Lisa’. Nous avons estimé qu’il était logique de choisir ‘Lisa’, d’une part parce que nous avions apprécié, il y a six ans, les fonctionnalités de cette solution, et d’autre part parce que beaucoup de nos clients et fournisseurs travaillaient déjà avec cette application. En outre, CCE se trouve ici tout près, ce qui facilite grandement les choses. Et nous ne sommes pas déçus, que du contraire ! Grâce à l’énorme assistance de CCE, la mise en œuvre s’est très bien déroulée. Nous avons dû bien sûr y consacrer beaucoup d’énergie, parce que nous avons choisi de réaliser simultanément une toute nouvelle codification des articles et des clients. Et c’est précisément à cause de ces nouveaux codes que cela a d’abord été difficile pour le travail administratif. Mais CCE a très bien géré le projet. Pendant tout le temps de la mise en route et les premières semaines où nous avons utilisé les modules administratifs, il y avait toujours à nos côtés un expert de CCE à temps complet. En outre, nous devons admettre que le logiciel a été écrit de manière très ‘intuitive’ : il s’apprivoise facilement. Enfin, l’expérience a montré entre-temps que ‘Lisa’ est vraiment adapté aux entreprises alimentaires : il contient toutes les fonctionnalités dont une entreprise comme Allgro a besoin. Et pas une de plus ! Pas question ici de trop grande complexité, ni de tralala inutile. Et le fait que ‘Lisa’ peut être implémenté en plusieurs phases est bien sûr également un avantage. Parce que de cette façon, le personnel a pu s’adapter étape par étape à travailler avec le logiciel ERP.”
L’automatisation de l’entrée des commandes permet un traitement plus rapide et une réduction des erreurs.
Trois grandes phases de mise en œuvre
Dans une première phase, tous les anciens systèmes ont été remplacés par ‘Lisa’. En janvier 2011, le module de comptabilité a été mis en œuvre. Ensuite ce fut au tour des modules achat et traçabilité (avril 2011), à la suite de quoi le module de vente a été installé. Marc Schaepdryver, responsable de projet chez CCE: “L’implémentation du module de vente s’est faite en deux étapes. On a commencé en juin par les clients qui commandent par voie électronique, les autres sont passés au nouveau système après l’été. Le 1er novembre 2011, tout le volet administratif était opérationnel. Allgro a alors arrêté son ancien système pour passer complètement à ‘Lisa’. Ensuite, nous avons fait une pause parce que l’entreprise était occupée par la construction d’un hall de production supplémentaire de 2.000 m2, qui sera terminé en juin 2012. Entre-temps, nous avons repris l’implémentation et nous travaillons à la deuxième grande phase : la planification/le suivi de la production et l’automatisation du calcul des coûts. Certes, le planning de production fonctionnera en partie manuellement, parce qu’Allgro doit continuer à travailler de manière la plus flexible possible. Il est prévu néanmoins que ‘Lisa’ enregistre ce qui est produit pour avoir une vue claire du stock quotidien. De cette façon, le département découpe connaîtra à la clôture des commandes – à 15 heures – exactement ce qu’il faudra encore préparer. Et cela se traduira concrètement par l’achèvement plus rapide des commandes, une réduction de perte de produits, une baisse des changements de lots et un carnet de commandes 100% correct. Dans une troisième phase, Allgro voudrait implémenter le module de picking de ‘Lisa’, combiné avec l’introduction de scanners de codes à barres.” “Une fois que tout sera prêt et que nous maîtriserons le logiciel sur le bout des doigts, il n’y a aucun doute que celui-ci sera rentabilisé rapidement”, déclare Chris Raes. “Parce qu’une telle application est source d’économies de temps, de réduction des erreurs et d’accroissement des possibilités de gestion ; un franc investi dans ‘Lisa’ nous en rapportera cent.”
Photos Marc Masschelein