Vander Zijpen
AGF
IMPLÉMENTER UN LOGICIEL ERP ? - Prenez votre temps !
Implémenter un logiciel ERP, cela prend du temps. Surtout si vous voulez activer simultanément toutes ses fonctionnalités. Si vous faites affaire avec un fournisseur qui prétend le contraire, vous risquez de le regretter amèrement. Vander Zijpen est l’une des nombreuses entreprises à être tombées dans ce piège. Avec toutes les conséquences qui en découlent car quelques mois à peine après avoir implémenté son logiciel ERP, le grossiste en fruits et légumes n’a pas eu d’autre option que de tout recommencer à zéro. Il a alors jeté son dévolu sur LISA de Claerhout Computer Engineering. À l’inverse de son fournisseur précédent, cette entreprise a pris le temps qu’il fallait pour mener à bien le projet. Avec un résultat des plus probants car non seulement le lancement du logiciel s’est déroulé sans anicroche, mais il fait en outre ce qu’on attend de lui. Et bien plus encore…
Michel Vander Zijpen est un homme qui a de l’ambition, de l’audace et une vision. En 1990, lorsqu’il reprend le commerce de fruits et légumes de son père, lui donner un nouveau souffle s’impose à lui comme une évidence. “Lorsqu’il réfléchissait à son avenir, Michel ne s’imaginait pas passer sa vie en tant que petit commerçant”, explique Chris Demey, le CFO de Vander Zijpen. “Il voulait entreprendre au véritable sens du terme, et le plus vite possible. C’est pourquoi il a immédiatement entrepris des démarches afin de transformer le magasin en commerce de gros. Et si, au début, il n’approvisionnait que le secteur horeca de Jette et des environs, il a bien vite élargi son champ d’action. Continuer à gérer ses affaires depuis le magasin qu’il avait racheté à son père étant devenu impossible, Michel a alors mis le paquet en achetant, en 2000, un immeuble de 1 500 m² situé à côté de la criée d’Asse. Et en 2010 il a fait construire 2 000 m² supplémentaires juste à côté de cet immeuble, afin de soutenir la croissance accélérée de l’entreprise.”
SAISIR LES OPPORTUNITÉS
Cette option stratégique, Michel Vander Zijpen ne va pas la regretter car très vite, il se retrouve à approvisionner le secteur horeca dans tout le pays. Après quelques années d’activité, il était également bien implanté dans le secteur de l’alimentation. En 2005, il lance une deuxième entreprise, Food Shakers, spécialisée dans la découpe de fruits et légumes. “Michel a l’art de sentir les évolutions qui viennent animer le marché et les opportunités qui en résultent”, estime Chris Demey. “Et il a le culot de répondre à ces nouvelles tendances. C’est ainsi que nous proposons aujourd’hui avec Food Shakers des salades de fruits et des mélanges pour salades, élaborés selon le souhait du client et au sein d’une unité de production ultramoderne. Notre gamme est entièrement axée sur des produits ‘locaux’. Nous n’importons que ce que nous ne pouvons pas trouver en Belgique, en évitant qui plus est les importations extra-européennes. Nous promouvons par ailleurs une cuisine ‘de saison’. En d’autres termes, notre action est logiquement guidée par des préoccupations en matière de développement durable. Vander Zijpen a également été l’un des premiers grossistes dans notre secteur à répondre à la demande de Sodexo de livrer via des plateformes. C’est d’ailleurs LA raison pour laquelle nous avons implémenté une solution ERP au début de l’année 2011.”
BESOIN SOUDAIN D’UNE SOLUTION ERP INTÉGRÉE
À l’autopsie, la vision de Michel Vander Zijpen se révèle payante. En 25 ans à peine, la firme qu’il avait rachetée à son paternel s’est en effet affirmée comme l’un des principaux commerces de gros en fruits et légumes du pays. Avec Food Shakers, l’entreprise réalise un chiffre d’affaires de 25 millions d’euros tout en enregistrant une croissance annuelle moyenne de 10 %, elle emploie 75 collaborateurs fixes et son assortiment est riche d’environ 2 000 références (1 000 produits frais, 700 produits découpés et le reste sous forme de produits surgelés et de produits dérivés, comme des noix, des produits laitiers, …). Malgré cette grande variété d’articles, l’entreprise a travaillé jusqu’au début de l’année 2011 sans système ERP intégré. “Nous avions un logiciel pour la comptabilité, un autre pour la gestion des prix, l’enregistrement des commandes et la facturation, et un troisième pour la réception des marchandises et la préparation des commandes. Toutes les données étaient reliées entre elles au moyen d’intrfaces. Ce n’était pas la meilleure façon de faire, mais nous nous en sortions bien comme cela. C’était également devenu une habitude, de sorte que nous n’avions jamais vraiment envisagé d’implémenter une véritable solution ERP. Jusqu’à ce que Sodexo nous demande de livrer via une plateforme, ce qui a radicalement changé la donne.”
TROIS MOIS À PEINE POUR IMPLÉMENTER LE LOGICIEL
Chez Vander Zijpen, l’usage voulait que les commandes soient passées avant 1 heure du matin et que les marchandises soient livrées à partir de 5 heures du matin. C’est pourquoi le prélèvement commençait à 18 heures. La plateforme requiert toutefois un approvision nement à partir de 18 heures, si bien qu’un picking devait être organisé dès 8 heures du matin. Il fallait également revoir les heures de production de l’atelier de découpe afin que des produits frais soient disponibles pour le picking. “En d’autres termes, nous devions intégrer un flux supplémentaire dans nos activités”, commente Chris Demey. “Mais ce n’est pas tout : les commandes devaient également être traitées d’une autre manière. Normalement, le client commande une caisse, de pommes par exemple, et le calibre et le volume par caisse sont des critères secondaires. Mais dans la plateforme, on travaille avec des caisses qui doivent avoir toutes le même contenu : des pommes d’un calibre déterminé, pour un volume déterminé par caisse. Parfois, on demande même que les produits proviennent d’un fournisseur fixe. Toutes les caisses doivent être pourvues d’une étiquette SSCC et donc être traçables séparément à travers l’entièreté de la chaîne. Pour les lignes d’articles par ‘pièce’, nous devons travailler avec des ‘caisses d’assemblage’ et avec une étiquette SSCC permettant de tracer le contenu de la caisse jusqu’au produit individuel. Sodexo exigeait en outre un système EDI, et ce aussi bien pour la réception des commandes et les bons de livraison que pour la facturation, une exigence que nos applications de l’époque ne nous permettaient pas de rencontrer. Il n’y avait qu’une seule solution : implémenter un logiciel ERP intégré. Rien d’insurmontable en soi, n’était-ce le fait que Sodexo ne nous laissait que trois mois pour finaliser l’opération.”
PLUS DURE SERA LA CHUTE…
Un rapide sondage du marché révèle que rendre un logiciel ERP opérationnel en trois mois est parfaitement réalisable. “Plusieurs fournisseurs nous ont garanti que c’était possible dans ce laps de temps. Il nous semblait logique d’opter pour une solution spécifiquement axée sur le secteur de la distribution. L’idée était toutefois d’utiliser l’application ERP en soutien de toutes nos activités, à savoir la plateforme, mais également l’atelier de découpe et les livraisons directes. De plus, l’application ERP devait pouvoir appuyer aussi bien la traçabilité et notre système EDI que la réception des marchandises, le prélèvement, la gestion du magasin, la production, le planning des transports, les achats et ventes, la gestion des articles et des prix, la facturation, la comptabilité, … Le nouveau logiciel était parfait pour la plateforme mais lorsque nous avons voulu l’utiliser pour nos deux autres flux d’activités, nous nous sommes rapidement rendu compte que tout restait à faire. La solution manquait de flexibilité et de structure pour pouvoir gérer simultanément trois flux complètement différents.”
EURÊKA, IL Y A LISA !
Plutôt que de continuer d’essayer de remédier aux problèmes, Vander Zijpen décide rapidement de tout recommencer à zéro. “Il était clair que nous n’y arriverions pas avec le nouveau logiciel”, estime Chris Demey. “Mais dès lors qu’il nous permettait de répondre à nos besoins en matière de livraisons à la plateforme, nous n’étions plus pressés par le temps et pouvions nous mettre tranquillement à la recherche d’une application ERP intégrée. Après avoir entrepris une analyse de marché approfondie, nous avons retenu deux solutions qui étaient équivalentes en termes de fonctionnalités et de prix. Nous avons finalement jeté notre dévolu sur le produit LISA de l’entreprise CCE, et ce pour différentes raisons. Avant toute chose, cette application possède des fonctionnalités qui assurent un support à un large spectre de secteurs. Cette spécificité fait de LISA un logiciel très riche en possibilités et, partant, un logiciel à même d’offrir une réponse flexible à de nouveaux besoins. Ce qui n’est pas anecdotique par les temps qui courent, où les grands clients revoient perpétuellement leurs exigences. LISA constitue par ailleurs la solution idéale pour répondre à des adaptations au sein de la gamme. Et une gamme qui évolue, c’est monnaie courante dans notre secteur. Le consommateur veut découvrir de nouvelles choses et le marché vient répondre à cette attente en développant de nouvelles variétés ou en lui proposant des fruits et légumes que seules les populations des régions tropicales connaissent. Un des grands atouts de LISA réside dans la gestion aisée des articles et des prix que le logiciel permet. Avec 1 400 commandes par jour qui, ensemble, représentent en moyenne 14 000 lignes d’articles, trouver une solution adéquate en matière de suivi n’a en effet rien d’une sinécure. Enfin, nous étions également en phase avec la politique pragmatique et pleine de bon sens de l’entreprise. L’ingénieur de projet n’y va pas par quatre chemins et dit les choses telles qu’elles sont. Nous avons bien eu quelques inquiétudes au début, surtout lorsqu’on nous a dit qu’il faudrait un an pour implémenter le programme, mais nous nous rendons compte aujourd’hui que cette longue période d’implémentation était précisément un critère de réussite du projet. Une préparation de qualité, lors de laquelle les processus sont passés sous la loupe et adaptés à LISA ou inversement, est indispensable si l’on veut pleinement exploiter toutes les fonctionnalités du logiciel. Ce qui est tout de même fondamental vu l’ampleur de l’investissement que représente une solution ERP.”
LA PRÉPARATION, ÇA PAIE !
L’usage veut que des logiciels ERP comme LISA soient implémentés module par module. Mais Vander Zijpen voulait que tout soit opérationnel en une fois, ce qui rendait la préparation plus importante encore dans l’optique d’une mise en route réussie. “Le client était certes ouvert à l’idée d’adapter certains de ses processus à LISA mais nous avons tout de même dû ajuster à divers égards le logiciel en fonction de la manière de travailler chez Vander Zijpen et Food Shakers”, révèle Dieter Rutten, Consultant Software Engineer chez CCE. “Un défi supplémentaire concernait l’implémentation du scanning au niveau du prélèvement. Il nous a fallu neuf mois pour traduire tous les processus en LISA, pour mettre au point la base de données et pour réaliser toute l’implémentation. Mais le temps que nous avons consacré à cela et les efforts que nous avons consentis en valaient vraiment la peine. Car le lancement s’est déroulé pour ainsi dire sans la moindre anicroche. Celuici s’est effectué en trois étapes, entrecoupées chaque fois d’un intermède d’un mois : la plateforme, les livraisons directes et la production ont ainsi été implémentées respectivement le 1er octobre, le 1er novembre et le 1er décembre 2012. Bien que tous les modules aient été installés simultanément, le client a pu utiliser le logiciel après à peine un jour, grâce à la qualité du travail préparatoire.”
DES FONCTIONNALITÉS QUI SE RÉVÈLENT, À L’USAGE…
Le lancement impeccable du logiciel n’est pas le seul motif de satisfaction de Vander Zijpen à propos de sa collaboration avec CCE et du programme LISA en tant que tel. “Plus nous utilisons LISA, plus nous découvrons de fonctionnalités bénéfiques pour notre fonctionnement”, confirme Chris Demey. “Pour vous donner un exemple, alors que nous ne disposions autrefois pour ainsi dire jamais de rapports relatifs à nos activités commerciales, c’est devenu aujourd’hui une pratique quotidienne. Nous avons par ailleurs une vue sur la rentabilité de chaque travailleur et de chaque article vendu, ce qui nous permet d’affiner notre politique de prix. La gestion et le suivi des vidanges constituent une énorme avancée car c’est quelque chose que nous ne faisions pas vraiment auparavant et qui nous coûtait beaucoup d’argent. De plus, nous pouvons aujourd’hui travailler avec un système Open Book performant et précis, qui nous a déjà permis de développer un important partenariat avec un gros client. Entre-temps, CCE a également mis au point l’e-commerce, avec pour conséquence que plus de 10 % de nos clients effectuent déjà leurs commandes par le biais d’internet. Et ce n’est pas fini car l’avenir nous réserve probablement d’autres améliorations de ce genre. Un logiciel ERP est en effet une application dynamique, qui ne cesse d’évoluer dès lors que les besoins de l’entreprise et du marché sont eux aussi en constante évolution. Une capacité d’adaptation qui est précisément le point fort de LISA…”
Photos Marc Masschelein