Vander Zijpen
AGF
Een ERP-pakket implementeren? Neem uw tijd!
Een ERP-pakket implementeren, kost tijd. Zeker als u alle functionaliteit tegelijkertijd wilt activeren. In zee gaan met een leverancier die het tegendeel beweert, kan u wel eens zuur opbreken. Vander Zijpen is één van de vele bedrijven die in deze val is getrapt. Met alle gevolgen van dien. Want enkele maanden na de implementatie zag de groente- en fruitgroothandel geen andere optie dan van scratch te herbeginnen. Hierbij viel de keuze op ‘LISA’ van Claerhout Computer Engineering. Dat bedrijf nam wel de tijd om het project uit te voeren. En het resultaat mag er wezen. Niet alleen verliep de opstart vlekkeloos. Ook doet het ERP-pakket wat ervan verwacht wordt. En nog veel meer...
Michel Vander Zijpen is een man met ambitie, lef en visie. Toen hij in 1990 de groente- en fruitwinkel van zijn vader overnam, stond het voor hem als een paal boven water dat hij wat leven in de brouwerij zou brengen. “Zijn dagen als kleine handelaar slijten, was geenszins hoe Michel zijn toekomst zag,” vertelt CFO Chris Demey. “Hij wou ondernemen in de echte zin van het woord, en wel zo snel mogelijk. Vandaar dat hij onmiddellijk stappen zette om de winkel in een groothandel om te toveren. Aanvankelijk beleverde hij enkel de horeca in Jette en omstreken, maar al snel breidde hij zijn actieterrein uit. Deze business vanuit de winkel blijven doen, werd onhaalbaar. Dus zette Michel in 2000 alles op alles: hij kocht een pand van 1.500 m² naast de Veiling in Asse en bouwde in 2010 nogmaals 2.000 m² ernaast om de groei in sneltempo te ondersteunen.”
INSPELEN OP OPPORTUNITEITEN
Deze strategische zet legde Michel Vander Zijpen geen windeieren: al snel beleverde hij de horeca in heel het land. En na enkele jaren kreeg hij ook in de foodservicesector vaste voet aan de grond. In 2005 richtte hij een tweede bedrijf op, Food Shakers, dat zich op het versnijden van groenten en fruit toelegt. “Michel heeft een neus voor evoluties in de markt en de opportuniteiten die zich hierdoor openen,” aldus Chris Demey. “En hij heeft de durf om op deze trends in te spelen. Zo bieden we met Food Shakers intussen ook fruitsalades en mengelingen voor salades, volgens wens van de klant en verwerkt in een ultramoderne productie-eenheid. Ons hele gamma is op ‘lokale’ producten toegespitst. Enkel wat niet in België beschikbaar is, importeren we, en dan nog het liefst binnen Europa. Tevens promoten we het ‘seizoensgebonden’ koken. Met andere woorden, we volgen consequent de duurzaamheidsgedachte. Vander Zijpen was ook een van de eerste groothandelaars in onze sector die onmiddellijk inspeelde op de vraag van Sodexo om via platforms te leveren. Dit was trouwens dé reden waarom we begin 2011 een ERPpakket hebben geïmplementeerd.”
PLOTSE NOOD AAN GEÏNTEGREERDE ERP
De visie van Michel Vander Zijpen blijkt succesvol, want op amper 25 jaar tijd is de firma uitgegroeid tot een van de belangrijkste Belgische groothandelaars in groenten en fruit. Samen met Food Shakers is de onderneming goed voor een omzet van 25 miljoen, een gemiddelde jaarlijkse groei van 10%, een personeelsbestand van 75 vaste medewerkers en een assortiment dat een 2.000-tal referenties telt (1.000 verse producten, 700 in versnijding en de rest zijn diepvries- en bijproducten, zoals noten, zuivel, ...). Ondanks de grote variëteit aan referenties werkte de onderneming tot begin 2011 zonder een geïntegreerd ERP-systeem. Chris Demey: “Er was een pakket voor de boekhouding, een ander voor het beheer van de prijzen, de input van de orders en de facturatie, en een derde voor de receptie van goederen en orderpicking. Alle gegevens werden via interfaces aan elkaar gelinkt. Het was niet de beste manier van werken, maar het lukte wel. Het was ook een gewoonte, waardoor de gedachte om een echte ERP-oplossing te implementeren, eigenlijk nooit naar boven kwam. Maar dat veranderde radicaal toen Sodexo ons vroeg om via een platform te leveren.”
AMPER DRIE MAANDEN TIJD
Traditiegetrouw werden de bestellingen bij Vander Zijpen voor 1 uur ’s nachts geplaatst en de goederen vanaf 5 uur ’s ochtends geleverd. Hierdoor begon de picking vanaf 18 uur. Het platform vereist echter een aanlevering vanaf 18 uur, waardoor een dagpicking vanaf 8 uur ’s morgens moest worden georganiseerd. Tevens dienden de productietijden van de versnijderij te worden herzien om dagverse producten ter beschikking van de dagpicking te stellen. Chris Demey: “Met andere woorden: we moesten een extra ‘flow’ in onze activiteit integreren. Maar dat was niet alles. Ook de verwerking van de orders moest anders. Normaalgezien bestelt de klant een kist met pakweg appelen en zijn kaliber en volume per kist ondergeschikte criteria. In het platform wordt echter gewerkt met kisten die telkens dezelfde inhoud dienen te bevatten, bijvoorbeeld appels van een vast kaliber en dit in een vast volume per kist. Soms wordt zelfs gevraagd dat de producten van een vaste leverancier komen. Alle kisten moeten een SSCC-kistetiket dragen en dus apart traceerbaar zijn doorheen de hele keten. Voor de artikellijnen per ‘stuk’ moeten we met ‘assemblagekisten’ werken, en met een SSCC-label dat de inhoud van de kist tot op het individuele product kan traceren. Bovendien vroeg Sodexo naar EDI, en dit zowel voor orderontvangst, leveringsbonnen als facturatie, iets wat onze bestaande applicaties niet aankonden. Er was maar één oplossing: de implementatie van een geïntegreerd ERP-pakket. Op zich was dat geen onoverkomelijk probleem, ware het niet dat we van Sodexo amper drie maanden kregen om de klus te klaren.”
DEKSEL OP DE NEUS
Een snelle rondvraag in de markt wees uit dat het geen probleem vormde om een ERP-pakket in drie maanden operationeel te krijgen. Chris Demey: “Verschillende leveranciers garandeerden ons dat het in deze tijdspanne kon. Het leek ons logisch te kiezen voor een oplossing die specifiek op de distributiesector was gericht. Bedoeling was wel dat de ERP-applicatie al onze activiteiten zou ondersteunen: het platform, maar ook de versnijderij en de rechtstreekse leveringen. Tevens moest het zowel de tracering en EDI aankunnen als de goederenreceptie, picking, warehouse management, productie, transportplanning, aan- en verkoop, artikel- en prijsbeheer, facturatie, boekhouding, ... Het nieuwe pakket werkte redelijk perfect voor het platform, maar toen we de functionaliteit ook voor de twee andere stromen wilden gebruiken, bemerkten we al snel dat dit onbegonnen werk was. De oplossing was onvoldoende flexibel en gestructureerd om drie totaal verschillende ‘flows’ tegelijkertijd te kunnen beheren.”
KEUZE VALT OP ‘LISA’
In plaats van te blijven proberen om de zaken recht te trekken, besloot Vander Zijpen al snel om helemaal van scratch te herbeginnen. Chris Demey: “Het was duidelijk dat we er met het nieuwe pakket niet zouden komen. Maar omdat het onze behoeften voor de leveringen aan het platform invulde, zaten we niet meer in tijdsnood en konden we rustig op zoek naar een geïntegreerde ERPapplicatie. Na een uitgebreide marktanalyse hebben we twee oplossingen weerhouden die qua functionaliteit en prijs aan elkaar gewaagd waren. Uiteindelijk hebben we voor ‘LISA’ van CCE gekozen, en dit om verschillende redenen. Eerst en vooral is deze applicatie gebaseerd op functionaliteit die een brede waaier van sectoren ondersteunt. Dit maakt het pakket erg ‘rijk’ aan mogelijkheden, waardoor het flexibel op nieuwe noden en behoeften kan inspelen. En dat is in deze tijden geen onbelangrijk gegeven: de eisen van grote klanten veranderen continu. Daarnaast is het ook ideaal om aanpassingen in het gamma op te vangen. Want dat gebeurt vaak in onze sector. De consument wil nieuwe dingen ontdekken en de markt speelt daarop in met nieuw ontwikkelde rassen of groenten/fruit die enkel in tropische gebieden zijn gekend. Een groot pluspunt van ‘LISA’ is het eenvoudige artikel- en prijsbeheer. Met 1.400 orders per dag, die samen gemiddeld 14.000 artikellijnen vertegenwoordigen, is een adequate opvolging immers geen sinecure. Ten slotte konden we ons wel vinden in de no-nonsensepolitiek van het bedrijf. De projectingenieur windt er geen doekjes om en zegt waar het op staat. Aanvankelijk was dat wel even schrikken, vooral toen we hoorden dat de implementatie een jaar in beslag zou nemen. Maar nu beseffen we dat precies dat een vereiste is om van het project een succes te maken. Een gedegen voorbereiding, waarbij de processen onder de loep worden genomen en aan ‘LISA’ worden aangepast of vice versa, is onontbeerlijk om de functionaliteit optimaal te benutten. En dat is toch essentieel, want een ERP-pakket vertegenwoordigt een grote investering.”
VOORBEREIDING LOONT
Traditiegetrouw worden ERP-pakketten als ‘LISA’ module per module geïmplementeerd. Maar Vander Zijpen wou dat alles in één keer operationeel werd, waardoor een goede voorbereiding nog crucialer voor een succesvolle opstart werd. Dieter Rutten, Consultant Software Engineer van CCE: “Hoewel de klant openstond om bepaalde processen aan ‘LISA’ aan te passen, moesten we het pakket toch op verschillende vlakken aanpassen aan de manier van werken binnen Vander Zijpen en Food Shakers. Een bijkomende uitdaging was de implementatie van scanning in de picking. Het kostte ons negen maanden om alle processen naar ‘LISA’ te vertalen, de database op punt te zetten en de volledige implementatie te verrichten. Maar het was de inspanning en tijd meer dan waard. Want de opstart verliep quasi vlekkeloos. Die gebeurde in drie stappen met telkens een tussentijd van één maand: op 1 oktober 2012 het platform, op 1 november de directe leveringen en op 1 december de productie. Hoewel telkens alle modules tegelijkertijd werden geïnstalleerd, kon de klant dankzij de goede voorbereiding na amper één dag ‘live’ gaan.”
ONTDEKKINGSREIS IN FUNCTIONALITEIT
Niet alleen omwille van de vlekkeloze opstart is Vander Zijpen heel tevreden over de samenwerking met CCE en het ‘LISA’ als dusdanig. Chris Demey: “Door de oplossing te gebruiken, ontdekken we alsmaar meer functionaliteit die onze werking ten goede komt. Zo beschikten we vroeger praktisch over geen businessrapportering, terwijl dat nu een dagelijkse praktijk is geworden. We hebben ook zicht op de rendabiliteit per werknemer en per verkocht item, waardoor we een scherpere prijszetting kunnen hanteren. Een enorme vooruitgang is het beheer en de opvolging van het leeggoed: iets wat vroeger niet echt gebeurde, maar ons veel centen kostte. Daarnaast kunnen we nu met een performant en exact ‘open boek’-systeem werken, waardoor we al een belangrijk partnership met een grote klant verder hebben kunnen uitbouwen. Inmiddels heeft CCE eveneens de ‘e-commerce’ op punt gezet, met als gevolg dat al meer dan 10% van onze klanten hun bestellingen via het internet plaatsen. Wellicht komen er in de toekomst nog dergelijke verfijningen. Want een ERP-pakket is een ‘levende’ applicatie: het blijft evolueren omdat de noden binnen de onderneming en in de markt ook in continue evolutie zijn. En dat is precies de sterkte van ‘LISA’...”
Foto's Marc Masschelein