Imagopack
Verwerkingsindustrie
Groeien dankzij ERP-applicatie LISA opent nieuwe perspectieven voor Imagopack
Met hetzelfde personeelsbestand een omzetstijging van 25% realiseren: dit is de target van Imagopack voor de komende drie jaar. Dankzij de implementatie van ‘LISA’, de ERP-applicatie van Claerhout Computer Engineering, is de distributeur van verpakkingen en kruiden er immers in geslaagd om haar werking dermate te optimaliseren dat deze doelstelling wel degelijk een haalbare kaart is.
Imagopack ontstond uit Imagopak, een groothandel in verpakkingsmaterialen, dat in 2008 door Pascal Biebuyck en Vicky Damman werd overgenomen. Voorheen actief in de paddenstoelenkweek, zocht het echtpaar een nieuwe uitdaging waarmee ze hun kennis en kunde verder konden exploreren. “Verpakkingen leek een mooie opportuniteit, aangezien we ons hiermee konden richten tot de sectoren waarmee we ons het meest verwant voelen, namelijk de voedingsindustrie en de kleinhandelaars in levensmiddelen,” vertelt Pascal Biebuyck. “We verhuisden de firma naar een groter pand in Desselgem, waar de bal snel aan het rollen ging. In 2011 namen we ook Josy Verpakkingen uit Merelbeke over. En twee jaar later besloten we eveneens Mareco in onze portefeuille op te nemen. Want met deze groothandel in kruiden konden we onze klanten, de voedingsbedrijven en slagers, een breder gamma aanbieden.”
Optimalisatie processen noodzakelijk
Omdat de bestaande uitvalsbasis geen drie bedrijven onderdak kon geven, besloten de zaakvoerders om in een gloednieuw pand te investeren. Ze vonden hiertoe een geschikt stuk grond op het industrieterrein van Deerlijk, waar ze eind 2014 van start gingen. “Het was een periode waarin we de puntjes op de i wilden zetten,” vertelt Pascal Biebuyck. “Zo hebben we eind 2013 de drie bedrijven in de Imagopackgroup geïntegreerd. Ondertussen hadden we onze processen eens duchtig onder de loep genomen en waren we tot de conclusie gekomen dat we absoluut nood hadden aan een doorgedreven magazijnbeheer met RF terminals. In onze vroegere locatie zat alle informatie in het hoofd van onze medewerkers, met alle problemen van dien bij afwezigheid. Het gebeurde wel vaker dat paletten op een verkeerde plaats werden gezet, dat een medewerker niet meer wist waar hij wat had gestockeerd of dat hij was vergeten om verpakkingen bij te bestellen, met stockbreuk tot gevolg. Tevens hadden we totaal geen zicht op wat we nu precies op voorraad hadden, laat staan welke de rotatietijd van alle producten waren. Tenslotte waren foutieve leveringen niet uit te sluiten en konden we niet altijd even snel op de bestellingen inspelen. Kortom: omstandigheden die niet bijster positief zijn als je de ambitie hebt om sterk te groeien.”
Bestaande ERP-applicatie brengt geen soelaas
Zonder ERP-pakket zijn dergelijke problemen een evidentie. Enkel Imagopack werkte al jarenlang met een dergelijke applicatie. “Helaas was deze oplossing niet in staat onze groei te volgen,” vertelt Pascal Biebuyck. “Dat had vooral te maken met het feit dat een volledige integratie ontbrak. Bepaalde modules kwamen van andere leveranciers waardoor de communicatie wel eens fout liep. En als er iets verkeerd was, dan wees iedereen met de vinger naar elkaar. Tweede probleem: we wilden RF-terminals voor het voorraadbeheer introduceren. Alleen vereiste dit een grondige herprogrammering van de ERP-applicatie. Tenslotte waren we niet echt te spreken over de relatie met onze toenmalige ERP leverancier. Niet alleen hadden we het gevoel een ‘nummer’ te zijn. Ook werden afspraken niet nagekomen, moesten we lang wachten op depannages, kregen we hogere facturen dan voorzien, … Kortom: geen situatie die we naar onze nieuwe vestiging wilden meepakken. Hoewel we al een flink pak geld in deze applicatie hadden geïnvesteerd, hebben we in 2014 uiteindelijk beslist om op het vlak van ERP volledig van scratch te herbeginnen.”
LISA is een onmisbare tool voor ondernemingen met groeiambities!
Keuze valt op LISA
Om zeker te zijn dat Imagopack geen tweede keer in de luren zou worden gelegd, besloot ze om de benodigde tijd te voorzien om het aanbod aan ERP-applicaties grondig te bestuderen. “Naast research op het internet, legden we vooral ons oor bij klanten te luisteren,” vertelt projectleider Imagopackgroup, Pieter De Gheest. “LISA was een referentie die niet alleen regelmatig terugkwam, maar waarover ook bijzonder positieve verhalen te horen waren. Het feit dat één van onze afnemers het al zo’n tiental jaar probleemloos gebruikt terwijl dat bedrijf gigantisch is gegroeid, gaf bij ons de doorslag om een demo aan te vragen. Hoewel we hiermee eigenlijk al overtuigd waren, hebben we toch nog drie andere spelers eenzelfde kans gegeven. Maar geen enkele andere applicatie kon aan ‘LISA’ tippen qua gebruiksvriendelijkheid, volledigheid, potentieel om met de onderneming mee te evolueren én vooral qua afstemming op onze activiteit. Want deze ERP-applicatie is volledig op de voedingsindustrie afgestemd, wat voor ons ideaal is. Enerzijds situeren al onze klanten zich in deze sector. Anderzijds maken we er zelf onderdeel van uit, aangezien we zelf onze kruidenmixen en sauzen hier afvullen.”
CCE maakt het verschil
Het waren echter niet alleen de mogelijkheden van ‘LISA’ zelf die de doorslag gaven. Ook en misschien zelfs vooral de ontwikkelaar/implementator Claerhout Computer Engineering (CCE) viel erg in de smaak. “Het is een echt familiebedrijf waar zaakvoerder Geert met zijn personeel is begaan, wat zich reflecteert in een team dat er alles voor over heeft om de klant tevreden te stellen,” vertelt Pascal Biebuyck. “Aangezien wij dezelfde filosofie hanteren, voelden we er ons meteen thuis. Bij CCE wordt ook gestreefd naar een echt partnership met de LISA-gebruikers. Je bent geen nummer en alle betrokkenen worden met hetzelfde respect behandeld. Moet er ’s ochtends vroeg of in het weekend een interventie gebeuren, dan is dat allemaal geen probleem. CCE heeft ons altijd in een ontzettend korte tijdspanne verder geholpen. Maar wat ik persoonlijk fantastisch vond, is dat de consultants hun titel waardig zijn. LISA is flexibel genoeg om op jouw procedures te worden afgestemd in plaats van omgekeerd. Niettemin hebben wij er bewust voor gekozen om onze manier van werken wel aan het ERP-pakket aan te passen. In de beginfase hadden de CCE-medewerkers ons immers getoond tot welke optimalisaties en nieuwe mogelijkheden dit zou leiden, en we zijn erg blij dat we hun raad hebben gevolgd. Want hoewel we ‘LISA’ nu nog maar één jaar gebruiken, zijn we er nu al op alle vlakken een flink stuk op vooruit gegaan.”
Sleutel-op-de-deur oplossing
Om integratieproblemen te voorkomen en het potentieel van ‘LISA’ optimaal te benutten, koos Imagopack voor de complete versie van het ERP-pakket, dus inclusief de modules aan- en verkoop, facturatie, tracering, voorraadbeheer, productie en boekhouding. “Ook de vertegenwoordigersmodule, een applicatie die de vertegenwoordiger de tools biedt om zijn job optimaal te kunnen uitoefenen, is vanaf dag één geïmplementeerd. Omdat wij zelf geen doorgedreven ritoptimalisatie aanbieden en Imagopack deze functionaliteit nodig heeft, hebben we een interface gebouwd met een ‘externe’ applicatie. CCE heeft zelf de verantwoordelijkheid genomen om beide pakketten te integreren zodat er nooit communicatieproblemen kunnen ontstaan,” vertelt Dieter Rutten, ERP projectleider van CCE. “Onze klant had heel veel schrik om op dezelfde moeilijkheden als voorheen te stoten. Vandaar dat ze ervoor opteerde om ook alle vereiste hardware bij ons aan te kopen: van server, over wireless wifi, tot scanners, tablets voor de verkopers, … Precies het feit dat we, indien nodig, een ‘sleutel-op-de-deur’-oplossing kunnen leveren, is toch wel een troef van CCE die door heel wat bedrijven wordt geapprecieerd, niet in het minste door Imagopack.”
Van scratch begonnen
Om tot een gemakkelijke opstart en werking te komen, koos Imagopack op aanraden van CCE ervoor om helemaal van ‘scratch’ te beginnen. Met andere woorden: er werd geen data van de vorige ERP-applicatie overgenomen. Alle gegevens werden opnieuw ingegeven. Pieter De Gheest: “Op die manier brachten we geen foutieve informatie in ‘LISA’. Daarbovenop was het voor ons een goede oefening om alle data te verifiëren en bij te sturen. Natuurlijk brengt dit enorm veel werk met zich mee. En het heeft er zelfs voor gezorgd dat de volledige opstart van ‘LISA’ enkele maanden later was dan voorzien. Maar het grote voordeel is dat er uiterst weinig kinderziektes waren én we nu 100 % kunnen vertrouwen op zowel de applicatie als de data.”
Uitgegroeid tot onmisbare tool
Hoewel de implementatie van een nieuwe ERP-pakket een aanzienlijke inspanning vergde, heeft Imagopack geen minuut spijt van haar keuze. “Dankzij ‘LISA’ zijn we er letterlijk met rasse schreden op vooruit gegaan,” vertelt Pascal Biebuyck. “Het foutenpercentage op het vlak van bestellingen, leveringen en opslag is quasi tot nul gereduceerd. Ook heeft het pakket al bewezen dat het perfect kan inspelen op veranderingen, want eind vorig jaar hebben we Beelprez Packaging uit Marke overgenomen en deze activiteiten probleemloos in de groep geïntegreerd. In 2018 willen we trouwens onze capaciteit van 3.000 paletten verdubbelen door middel van de bouw van een nieuw magazijn. Maar we zijn er 100 % zeker van dat ‘LISA’ ook deze verandering probleemloos zal opvangen. Opvallend is dat alle processen veel sneller en efficiënter verlopen. Tevens is er een transparantie gekomen die een enorme rust in het bedrijf heeft gebracht. Kortom: het ERP-pakket geeft ons de ideale basis om onze doelstellingen te verwezenlijken. Tegen 2020 willen we immers onze omzet met 25% laten groeien zonder dat we extra mankracht dienen aan te werven. ‘LISA’ optimaliseert de werking van een onderneming én biedt ons de mogelijkheid om ons assortiment verder uit te breiden én aan voorraadoptimalisatie te doen. We kunnen dus stellen dat deze ERP-applicatie een onmisbare tool is voor ondernemingen met groeiambities!
Foto's Marc Masschelein