Freeze & Store
Verwerkingsindustrie
Freeze & Store investeert in ‘LISA’ - Gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit geven doorslag
Freeze & Store zette zijn eerste stappen in het ERP-verhaal met een op maat gemaakte applicatie. Maar om in te kunnen spelen op de steeds snellere evolutie en de specifiekere vragen van de klanten, drong een grondige vernieuwing van het bestaande computerpakket zich op. Na een bezoek aan een concullega ontdekte Freeze & Store ‘Lisa’ van Claerhout Computer Engineering.
In 1990 besloot Philippe Maertens om de bedrijfsgebouwen van de oude conservenfabrikant Leguma een nieuwe bestemming te geven, namelijk als diepvriesopslagruimte voor voedingswaren. Office Manager Nancy Brouckaert: “Dit bleek een juiste strategische zet te zijn, want er was duidelijk vraag naar onze service. De locatie is dan ook gunstig: dicht bij de snelweg, op minder dan 25 minuten rijden van de logistieke hub van Zeebrugge en in de nabijheid van tal van voedingsproducenten. Vandaar dat we doorheen de jaren onze infrastructuur en activiteiten hebben uitgebreid. We beschikken intussen over vier diepvrieszalen die samen meer dan 14.000 palletten herbergen. In een deel van de ruimtes worden bepaalde goederen in bulk gestapeld. In totaal is er plaats voor zo’n 4.000 bakken. Intussen investeerden we ook in twee koelcellen met een gezamenlijke opslagcapaciteit van 400 palletten. En in het magazijn kunnen we nog ongeveer 200 palletten ‘droge voeding’ op kamertemperatuur bewaren. Naast opslag, doen we gedetailleerde picking. Tevens bieden we overslag aan: we hebben zes laadkades om producten te lossen en zo nodig direct op een andere vrachtwagen te laden.”
Focus op voedingsmiddelen
Freeze & Store concentreert zich op de voedingsindustrie. De open overgeslagen goederen zijn vlees, vis, pluimvee, groenten, fruit, ijs, kruiden, brood, ... Nancy Brouckaert: “We werken zowel voor voedingsproducenten uit de regio en Noord-Frankrijk, als voor distributeurs en transportbedrijven. Freeze & Store speelt een belangrijke rol in de overslag van goederen uit Nederland en Duitsland die vervolgens in België, Nederland, Frankrijk, Spanje en het VK worden verdeeld. Daarnaast vertrekken veel producten richting Rusland.” Sinds het plotse overlijden in 2009 van stichter Philippe Maertens, wordt de onderneming verder door de familie geleid. In totaal werken er vijf personen.
Nood aan nieuw ERP-pakket
Omwille van het grote aantal en de diversiteit van de goederen die moeten worden op- en overgeslagen, besloot Freeze & Store al in 2003 om een ERP-pakket te implementeren. Nancy Brouckaert: “Het was een applicatie die op maat was gemaakt en eigenlijk vooral de warehouseactiviteiten in goede banen leidde. Met andere woorden: ze was voornamelijk gericht op het plaatsen van de goederen in de opslagruimtes, de picking en het genereren van de benodigde transportdocumenten. In een latere fase kwam daar ook tracering bij. Van een integratie met facturatie en bestellingen was toen nog geen sprake. Het invullen van bepaalde nieuwe noden, zoals EDI, werd echter een noodzaak. Vandaar dat we vorig jaar besloten dat de tijd rijp was om in een totaal nieuwe ERP-oplossing te investeren.”
Keuze valt op CCE
Freeze & Store werd uitgenodigd bij een opslagbedrijf dat net ‘LISA’ van CCE had geïmplementeerd. Nancy Brouckaert: “Toen we deze applicatie in werking zagen, waren we onder de indruk. De gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit waren precies wat we zochten. Bovendien was het mogelijk om de modules stap voor stap te implementeren, wat we een groot pluspunt vonden. Want alles in één keer veranderen, is een zware belasting voor de mensen die ermee moeten werken.”
Zoeken naar een compromis
In februari startte CCE met de parametrisering van ‘LISA’ en de benodigde aanpassingen. Bernard Van Praet, LISA ERP-consultant en projectleider van CCE: “In de meeste gevallen past de gebruiker zich aan het ERP-pakket aan. Maar bij Freeze & Store is eigenlijk het omgekeerde gebeurd, weliswaar enkel op het vlak van warehousing.” Nancy Brouckaert: “We werken maar met drie heftruckchauffeurs. Opdat het pakket optimaal zou worden benut, wilden we deze mensen maximaal bij de implementatie betrekken. Dat had wel als resultaat dat we een compromis moesten zoeken op het vlak van procedures. Onze heftruckchauffeurs wilden liever hun werkwijze niet veranderen. En de praktijk heeft ook uitgewezen dat deze voor ons de meest optimale is. Een voorbeeld ter illustratie. Stel dat er zowel een vrachtwagen om te lossen als één om te laden aan de kade staat. Om onnodig over en weer rijden naar het magazijn en bijhorend tijdverlies te vermijden, willen de pickers na het laden van een pallet op de vrachtwagen tijdens de terugrit naar het magazijn al een pallet (=lossen) van de andere vrachtwagen meenemen. Ze groeperen ook liever de palletten per klant. Maar CCE vond het geen enkel probleem om ‘LISA’ op deze werkwijze af te stemmen.”
CCE slaagde zonder grote problemen in z’n missie. Op vrijdag 13 juni zijn we om 14 uur gestopt met het oude systeem en tegen 20 uur was alles omgebouwd.
Snelle overschakeling
In eerste instantie werden de modules aankoop, verkoop en opslag geïmplementeerd. Omdat het oude en nieuwe ERP-pakket niet naast elkaar konden werken, moest de opstart snel en foutloos gebeuren. Nancy Brouckaert: “Maar CCE slaagde zonder grote problemen in z’n missie. Op vrijdag 13 juni zijn we om 14 uur gestopt met het oude systeem en tegen 20 uur was alles omgebouwd. Op zaterdag hebben we dan gedurende een paar uur nog alle orders ingegeven en op maandag gingen we volledig ‘live’. CCE is de hele week ter plaatse gebleven om assistentie te verlenen, problemen op te lossen en nog kleine bijsturingen door te voeren. Maar dankzij de opleiding die de week voor de start-up was gegeven én de gebruiksvriendelijkheid van ‘LISA’ zijn er eigenlijk geen noemenswaardige problemen geweest.”
Hoe werkt het nu?
Klanten geven door wat ze gaan leveren. Deze informatie wordt in ‘LISA’ ingegeven, waarna de ERP-applicatie automatisch de palletlabels drukt. Die worden bij ontvangst van de goederen op de palletten gekleefd, gescand en aan de barcode van de klant gelinkt, zodat deze de goederen zowel met hun eigen barcode als deze van Freeze & Store kan opvragen. Op die manier kan tevens een sluitende tracering worden gegarandeerd. Vervolgens worden de palletten naar de opslag gebracht, waar hun locatie wordt gescand. Wanneer de klant zijn goederen wenst, maakt ‘LISA’ een pickinglijst (inclusief locatie). De heftruckchauffeurs halen de palletten op en brengen ze naar de juiste laadkade. Daar worden ze gescand, waarna ‘LISA’ de bestelling verifieert en de nodige transportdocumenten genereert. Nancy Brouckaert: “In oktober implementeren we ook de facturatiemodule en daarna is het de bedoeling om eventueel de facturatie in het boekhoudpakket te integreren en de EDI-module te implementeren.”
Een tevreden gebruiker
Hoewel Freeze & Store ‘LISA’ nog niet zolang gebruikt, is het bedrijf tot nu toe erg tevreden over de investering. “Het hele warehousegebeuren en de administratie verlopen een stuk vlotter dan voordien,” legt Nancy Brouckaert uit. “Het pakket biedt veel meer mogelijkheden om te automatiseren en ‘fijner’ te werken. We zijn ook positief over de samenwerking met CCE. We krijgen adequate antwoorden op onze vragen, er staat altijd iemand paraat om urgenties op te lossen en de medewerkers zijn bereid om compromissen te maken.”
Foto's Marc Masschelein