Hobbit

In 1983 besloot de fervente natuurliefhebber Eric Dewilde de wereld te overtuigen om vegetarisch te eten. Hij startte De Hobbit op, een klein bedrijfje waarmee hij de vleesvervangers tempeh en seitan begon te produceren. Hoewel de activiteit vrij kleinschalig bleef, zag ondernemer Frederik Dossche wel brood in de onderneming. Dus besloot hij in 1999 om De Hobbit over te nemen en verder uit te breiden. Sales and Finance Manager Edith Gomes: “Hij kocht een productieruimte in het industrieterrein van Maldegem en investeerde er in degelijke apparatuur. Twee jaar later besloot hij Food For Freedom in De Hobbit te integreren, een kleine firma die zich in de productie van tofu en macrobiotische voedingswaren specialiseerde. Deze strategische zet impliceerde wel dat er een tweede productiehal nodig was. Het fabricatieproces van tofu is immers totaal anders dan dat van tempeh en seitan. Het toeval hielp ons een handje, want in 2003 werd de vestiging van onze buren te koop gesteld. Een kans die Frederik met beide handen aangreep. Vrij snel daarna hebben we de macrobiotische tak afgestoten, om ons op de drie belangrijkste vleesvervangers voor vegetariërs toe te leggen. Ondertussen hebben we daar enkele innovaties aan toegevoegd, waaronder lupine en tofu op basis van hennep.” Vandaag telt het assortiment van De Hobbit een vijftigtal recepturen. Met dertig voltijdse equivalenten fabriceert de onderneming jaarlijks zo’n 720 ton product dat voor de helft naar natuurwinkels in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje en het Verenigd Koninkrijk wordt geëxporteerd. “Ook in België zijn we voornamelijk actief in de natuurwinkels,” vertelt Thomas Van de Vijver. “Dit kanaal is goed voor zo’n 35% van de omzet. 15% van ons zakencijfer halen we uit verkoop aan de retail en de rest genereren we door afzet bij andere levensmiddelenproducenten die onze producten als grondstof gebruiken.”

‘LISA’ overtuigt door testimonials

Een upgrade van de bestaande applicatie bleek niet tot de mogelijkheden te behoren. De Hobbit maakte immers gebruik van een eigen ontwikkelde oplossing op basis van Microsoft Access in combinatie met een pakket van Kluwer dat niet meer werd ondersteund. “We besloten om helemaal van scratch te herbeginnen en een compleet nieuw, allesomvattend ERP-pakket te implementeren,” vertelt Thomas Van de Vijver. “Na een grondige marktanalyse hebben we een shortlist van vier aanbieders opgesteld, waaronder Claerhout Computer Engineering. Zij hebben vervolgens een analyse doorgevoerd en een voorstel van applicatie gedaan. Op basis daarvan bleven er enkel nog 2 over waaronder ‘LISA’ van CCE en een ander pakket. Om de juiste keuze te maken, heb ik gebruikers van beide pakketten opgebeld en bezocht. Vooral het verhaal van Culinor en Hot Cuisine kroop niet in de koude kleren. Bij de samensmelting van deze twee bedrijven moest worden gekozen welk ERP-pakket zou worden behouden: LISA of SAP. De beslissing viel op de ERPoplossing van CCE, wat toch wel veelbetekenend is. Ook de gebruikers van de andere referenties lieten zich stuk voor stuk lovend uit, zowel over het pakket als CCE zelf. Edith Gomes vervolgt: “We waren er dus eigenlijk al uit dat we voor ‘LISA’ zouden kiezen. Toch is het pas toen we een volledige demo van CCE kregen, dat de kogel helemaal door de kerk was. Gedurende vier uur legden de experts ons in verstaanbare taal uit hoe ‘LISA’ werkt en wat we ervan mochten verwachten. Maar ook wat er van ons werd verwacht. En dat was niet weinig: er kruipt immers ongelofelijk veel tijd in de voorbereiding, de input van de gegevens en het beheer van de masterdata. Het is iets waar je als bedrijf even doorheen moet zien te bijten om daarna een mooi resultaat te halen. Uit de referentieverhalen blijkt echter dat deze inspanning op termijn sterk rendeert. Zelf bemerken we dat nog niet omdat we nog maar een paar maanden met ‘LISA’ werken. Het effect dat dit ERP-pakket op De Hobbit zal hebben, is nog niet in te schatten. Maar dat het een positief effect zal zijn, staat als een paal boven water.”

Van voorbereiding tot opstart

In april voerde CCE een grondige analyse van de werkprocessen van De Hobbit uit. Ook de hardware (scanners, weegschalen, printers, servers, pc’s, …) werden onder de loep genomen. Thomas Van de Vijver: “Hieruit bleek dat we enkel de server en printers moesten vernieuwen, waardoor de totale investering binnen de perken bleef. Vervolgens zijn we gestart met de input van artikels, klanten, recepturen, … In samenspraak met CCE hebben we beslist om dat manueel te doen: de beste manier om alles goed op te kuisen én het ERP-pakket op een vrij intensieve manier te leren kennen.” Bernard Van Praet, Consultant van CCE: “Tegelijkertijd zijn wij met de parametrisering van ‘LISA en de opleiding van de key users gestart. De Hobbit kende een vrij normaal traject qua implementatie: eerst de module boekhouding, vervolgens aan- en verkoop met EDI, om dan naar productie, recepturen, artikelenbeheer en tracering over te gaan. Op 3 januari waren we klaar voor de opstart, wat traditiegetrouw een beetje met vallen en opstaan verloopt. Er zijn immers altijd wel zaken die moeten worden geoptimaliseerd of verfi jnd. Maar dankzij de goede voorbereiding en intense samenwerking met de klant, slaagden we erin om het ERP-pakket tegen de 15de januari volledig stabiel te krijgen.” “Het waren twee erg spannende weken, dat moet ik toegeven,” vertelt Thomas Van de Vijver. “Toch zijn we bijzonder tevreden over de prestaties van CCE. Hoewel we tijdens de opstartfase verschillende slapeloze nachten hebben gehad en ons haar wat grijzer is geworden, heeft geen enkele klant iets van de overschakeling op ‘LISA’ gemerkt. Alle leveringen waren compleet én op tijd, inclusief de benodigde documenten. Voor ons een teken dat CCE echt wel weet waarmee het bezig is!” Eerst functionaliteit onder de knie krijgen. Voor een grondige evaluatie van het ERP-pakket is het volgens De Hobbit nog te vroeg. “Hoewel ‘LISA’ intuïtief is opgesteld, duurt het wel even vooraleer je alles onder de knie hebt,” aldus Edith Gomes. “Dit heeft ook wel te maken met het feit dat we een deel van onze werkprocessen op de ERPapplicatie hebben afgestemd. Een bewuste keuze, omdat we ervan overtuigd zijn dat dit ons in de toekomst voordeel zal opleveren. In theorie zou ‘LISA’ er eveneens moeten voor zorgen dat de administratieve workload afneemt. Het is echter nog te vroeg om te oordelen of dat in de praktijk effectief het geval zal zijn.” Thomas Van de Vijver: “In de productie merk ik wel een vooruitgang. Er zijn minder foutmeldingen, er is een sluitende tracering, er moet minder op de pc worden ingegeven, de sturing en planning van de productie verloopt sneller en vlotter, …”