Culinor
Verwerkingsindustrie
Culinor en Hot Cuisine a perfect match! Keuze valt op ‘LISA’ als gezamenlijk ERP-systeem
Bij acquisities wordt vaak gekozen om het ERP-pakket van de overnemer in beide ondernemingen te implementeren. Bij de overname van Hot Cuisine door Culinor nv uit Destelbergen werd voor een compromis gegaan. ‘LISA ERP’ van Claerhout Computer Engineering dat bij Culinor draaide, werd immers behouden, maar wel aan de ERP-processen van Hot Cuisine aangepast. Dit was een serieuze uitdaging voor Claerhout Computer Engineering, maar eentje met positieve gevolgen voor alle gebruikers van ‘LISA’. Want de meeste uitbreidingen en optimalisaties die uit dit project resulteren, zullen immers in de volgende versie zijn opgenomen.
Culinor werd opgericht door Filip De Spiegeleire in 1987 als specialist in bereide maaltijden. Vandaag telt het assortiment een zeshonderdtal referenties die uitsluitend onder private label worden gecommercialiseerd. Hot Cuisine specialiseert zich eveneens in de fabricatie van kant-en-klare maaltijden. Doorheen de jaren ontpopte het zich als één van de belangrijkste specialisten van de vacuümkeuken en maaltijden van Michelinchefs. In november 2011 nam Culinor nv het bedrijf Hot Cuisine over. Deze acquisitie ging samen met de sluiting van de vestiging van Hot Cuisine in Doornik (waarvan de activiteiten naar Destelbergen werden overgeheveld). De nieuwe groep omvat in totaal 230 medewerkers die vorig jaar een omzet van 52 miljoen euro genereerden.
Al twaalf jaar ‘LISA’
Tot in 2000 beheerde Culinor haar administratie, boekhouding, in/aankoopbeheer en voorraad via allerlei niet-geïntegreerde applicaties. Johan Tack, IT-verantwoordelijke van Culinor: “In 2000 besloot het management dat de tijd rijp was om een ERP-pakket te implementeren. En gezien de goede ervaringen met ‘LISA’ bij onze buur Amando, leek het ons een logische beslissing om zelf dit pakket ook in huis te halen.” In eerste instantie werd de module boekhouding geactiveerd, om dan geleidelijk aan (over een periode van vier jaar) eveneens aankoop, verkoop en productie te implementeren. Johan Tack: “Eenmaal we al deze functionaliteit onder de knie hadden, zijn we gaan kijken welke extra toeters en bellen ons van pas zouden komen. Dit leidde tot de introductie van EDI voor Delhaize en Carrefour in 2006. Twee jaar later hebben we ook de EDI-facturatie ingevoerd. En onlangs zijn we met RF-scanning op de werkvloer gestart. Er waren nog meer plannen. Maar het traject dat we wilden volgen, diende noodgedwongen te worden aangepast in het kader van de acquisitie van Hot Cuisine.”
Dat de keuze uiteindelijk op het pakket ‘LISA’ van Claerhout Computer Engineering is gevallen, heeft alles met de flexibiliteit en het gebruiksgemak van de oplossing te maken.
Een ‘compromis’
Hot Cuisine werkte al vijftien jaar met SAP, en dit met een grote tevredenheid. Maar toen de onderneming door Culinor werd overgenomen, besliste het management om ook daar ‘LISA’ te implementeren. Evelin Rooms, Planning Manager van Culinor: “We moesten een keuze maken voor één van de twee pakketten. Want Culinor en Hot Cuisine zijn op alle vlakken één bedrijf geworden. We konden dus niet zowel met ‘LISA’ als met SAP verdergaan. Dat de keuze uiteindelijk op het pakket ‘LISA’ van Claerhout Computer Engineering is gevallen, heeft alles met de flexibiliteit en het gebruiksgemak van de oplossing te maken. SAP mag dan wel een erg performant en ingenieus systeem zijn, het is niet zo eenvoudig in toepassing, minder specifiek op een voedingsbedrijf afgestemd en niet zo gemakkelijk aanpasbaar. Bovendien is het ook vrij duur in onderhoud, uitbreiding en upgrades."
Aangepast aan bestaande processen
Toch wou Hot Cuisine niet zomaar op ‘LISA’ overschakelen. Evelin Rooms: “Omdat SAP al vijftien jaar het hart van Hot Cuisine bedrijf vormde, stonden we al heel ver op het vlak van administratieve automatisering en processen. We wilden zowel alle functionaliteit van SAP als de manier van werken niet opgeven. Vandaar dat we voor een compromis hebben geopteerd: enkel indien Claerhout Computer Engineering bereid was om ‘LISA’ aan de bestaande processen aan te passen, zouden we naar ‘LISA ERP’ overschakelen.” Bart Van Beversluys, projectleider van Claerhout Computer Engineering: “Dit was voor ons geen eenvoudige opdracht, maar wel een uitgesproken kans om ‘LISA’ verder te laten evolueren. Vandaar dat we niet hebben getwijfeld om de uitdaging aan te gaan. En een uitdaging was het wel: niet zozeer op technisch vlak, maar wel omdat we de klus in amper vier maanden dienden te klaren.”
Toch wel wat verschillen
In eerste instantie maakte Claerhout Computer Engineering een analyse van de werkprocessen van Hot Cuisine en van de manier waarop SAP deze in goede banen leidde. Voor elke module werd een key user aangesteld die de ERP-producent in het lang en breed uitlegde hoe alles werkte. Bart Van Beversluys: “Het grote verschil zat in de manier van afmelden, registreren en plannen. Met andere woorden: de modules boekhouding, facturatie en aankoop waren vrij gelijklopend qua opzet en functionaliteit als ‘LISA’. We hebben vooral moeten werken op de modules tracking & tracing, magazijnbeheer, EDI en productie. Ook het artikelenbeheer was anders opgezet dan in ‘LISA’. Niettemin zijn we er vrij gemakkelijk in geslaagd om de benodigde aanpassingen door te voeren. Elke module werd trouwens uitgebreid getest. En samen met Hot Cuisine zijn we erin geslaagd om de opdracht op vier maanden volledig klaar te krijgen.”
Blijven sleutelen aan functionaliteit
Het mooie aan dit verhaal is dat de optimalisaties gedeeltelijk in de nieuwe release van ‘LISA’ zullen worden opgenomen (versie 13 die wellicht deze zomer zal worden gelanceerd). Het gaat onder meer over het CRP-gebeuren waarbij de voorraad bij de klant wordt beheerd. In concreto komt het erop neer dat ‘LISA’ nagaat wat de stand van de voorraad bij de klant is. Wanneer die onder een bepaald miminum komt, zal het ERP-pakket automatisch een bestelbon genereren. Evelin Rooms: “Momenteel gebruiken we deze functionaliteit enkel voor Delhaize, en dit voor een 350-tal referenties. Maar we verwachten dat ook andere grootwarenhuizen op korte termijn voor deze logistieke oplossing zullen kiezen.” Natuurlijk is er functionaliteit die enkel voor Culinor en Hot Cuisine van toepassing is, zoals de transfers tussen de verschillende locaties. Er zijn nu immers drie productieplants (Destelbergen, Gent en een logistiek centrum Depot 52). Johan Tack: “We willen op elk moment kunnen zien waar de goederen zich bevinden. Vandaar dat we nu ook scanning hebben ingevoerd: zo is het mogelijk om na te gaan of de producten in een vrachtwagen, in een productie- of in een opslagruimte zijn. En het betreft een erg verregaande tracering, want we weten zelfs de exacte locatie van elk product. Eigenlijk wilden we dat systeem al langer bij Culinor invoeren, maar door de overname van Hot Cuisine is dit project in een stroomversnelling geraakt. In de toekomst willen we trouwens ook de planning van de productie verder optimaliseren.”
Tevreden gebruikers
In elk geval zijn de gebruikers erg over de gekozen oplossing te spreken. Evelin Rooms: “LISA is een erg werkbaar programma dat op de specifieke behoeften van onze activiteiten inspeelt. De applicatie blijkt ook erg flexibel te zijn, wat in een acquisitieverhaal natuurlijk een groot pluspunt is. Want we zijn nog volop bezig met de integratie van beide bedrijven, waardoor het belangrijk is dat het ERP-pakket alle veranderingen snel en efficiënt kan opvangen. Zo loopt er nu een project om alle ingrediënten voor de drie productiebedrijven in het depot te centraliseren, wat op het vlak van voorraadbeheer een hele verandering zal betekenen. Nog een groot voordeel is dat LISA erg gebruiksvriendelijk is, waardoor onze mensen weinig nadeel van de overstap hebben ondervonden. Maar we zijn vooral tevreden over de manier waarop Claerhout Computer Engineering de zaken heeft aangepakt. Het is voor een ERP-leverancier geen evidentie om zijn applicatie aan de werkprocessen van zijn klant aan te passen. Over het algemeen is het net omgekeerd. Een grote pluim dus voor Claerhout Computer Engineering dat bereid was om onze vraag in te willigen en de opdracht met vlag en wimpel tot een goed einde heeft gebracht!”
Foto's Marc Masschelein