Freeze & Store
Industrie de transformation
Freeze & Store investit dans 'LISA' - La convivialité et la fonctionnalité ont fait la différence
Freeze & Store a fait ses premiers pas dans le monde de l’ERP en 2003 grâce à une application sur mesure. Aujourd’hui, l’entreprise s’offre un lifting complet de son progiciel afin de pouvoir répondre présent face aux évolutions de plus en plus rapides et aux nouvelles exigences des clients. Lors d’une visite chez un confrère, Freeze & Store a découvert ‘Lisa’ de Claerhout Computer Engineering.
En 1990, Philippe Maertens décida de transformer les locaux de l’ancien producteur de conserves Leguma en entrepôts de congélation pour produits alimentaires. Nancy Brouckaert, Office Manager : “Cette stratégie était la bonne car nous connaissions une demande croissante pour nos services. Notre lieu d’implantation est également parfait : proche de l’autoroute, à moins de 25 minutes en voiture du centre logistique de Zeebrugge et à proximité de nombreux producteurs de denrées alimentaires. Ces atouts nous ont poussés à développer nos infrastructures et nos activités au cours des années. Depuis, nous disposons de quatre entrepôts de congélation qui, ensemble, peuvent contenir plus de 14 000 palettes. Dans une partie, certaines marchandises sont empilées en vrac. Au total, il y a de la place pour environ 4 000 caisses. Nous avons également investi dans deux chambres froides d’une capacité de stockage conjointe de 400 palettes. Et dans un entrepôt, nous pouvons conserver à température ambiante encore environ 200 palettes à ‘aliments secs’. En plus du stockage, nous faisons également du picking détaillé. Et nous offrons aussi le transbordement de marchandises : nous avons six quais à disposition pour décharger les marchandises et, si nécessaire, les charger directement dans un autre camion.”
Spécialiste en denrées alimentaires
Freeze & Store a décidé de se concentrer sur l’industrie alimentaire. Parmi les marchandises entreposées et transbordées, on peut trouver de la viande, du poisson, de la volaille, des légumes, des fruits, de la crème glacée, des épices, du pain, ... Nancy Brouckaert : “Nous travaillons tant pour les producteurs alimentaires de la région et du nord de la France que pour les distributeurs et les entreprises de transport. Freeze & Store joue un rôle important dans le transbordement de marchandises arrivant des Pays-Bas et d’Allemagne et distribuées ensuite en Belgique, aux Pays-Bas, en France, en Espagne et au Royaume-Uni. En outre, de nombreux produits partent pour la Russie.” Depuis la mort soudaine de son fondateur Philippe Maertens en 2009, la société est gérée par la famille. Elle compte aujourd’hui cinq collaborateurs.
Besoin d’un nouveau progiciel ERP
Dès 2003, la grande quantité et la diversité des marchandises à entreposer et à transborder ont poussé Freeze & Store à implémenter un progiciel ERP. Nancy Brouckaert : “Il s’agissait d’une application informatique réalisée sur mesure pour gérer les opérations d’entreposage principalement. En d’autres termes, il était axé sur le rangement des marchandises dans les espaces de stockage, le picking et la création des documents nécessaires au transport. Dans une phase ultérieure, nous avons rajouté la traçabilité. À l’époque, il n’était pas encore question d’une intégration avec la facturation et les commandes. Mais la réalisation de certaines nouvelles exigences, telles que l’EDI, est rapidement devenue une nécessité. Aussi, nous avons décidé l’année dernière qu’il était temps d’investir dans une toute nouvelle solution ERP.
Choix porté sur CCE
Freeze & Store a été invitée à visiter une entreprise de stockage qui venait d’implémenter ‘LISA’ de CCE. Nancy Brouckaert : “Lorsque nous avons vu cette application en action, nous avons été immédiatement impressionnés. La convivialité et la fonctionnalité correspondent exactement à ce que nous cherchons. Autre avantage : il est possible d’implémenter les modules étape par étape, ce qui permet d’éviter à nos utilisateurs la trop lourde charge d’un changement complet en une seule fois.”
À la recherche d’un compromis
En février, CCE a commencé le paramétrage de ‘LISA’ et les ajustements nécessaires. Bernard Van Praet, consultant et chef de projet ERP LISA de CCE : “Dans la plupart des cas, l’utilisateur s’adapte au progiciel ERP. Mais chez Freeze & Store, c’est le contraire qui s’est produit ; quoique seulement pour l’entreposage.” Nancy Brouckaert : “Nous travaillons avec trois conducteurs de chariot élévateur seulement. Et pour que le progiciel soit pleinement exploité, nous voulions les impliquer dans l’implémentation. Un compromis a pu être trouvé au niveau des procédures. Car nos conducteurs préféraient ne pas modifier leur méthode de travail (et la pratique nous a montré que c’était le bon choix). Un exemple ? Imaginons qu’un camion attende son déchargement le long du quai et qu’un autre soit prêt à être chargé. Pour éviter les allers-retours inutiles vers l’entrepôt et la perte de temps y afférente, les pickers voulaient, pendant le trajet de retour à l’entrepôt, emporter déjà une palette du deuxième camion (= déchargement) après le chargement d’une palette sur le premier. Ils préféraient également grouper les palettes par client. Cela n’a pas posé problème à CCE qui a dès lors adapté ‘LISA’ à cette méthode de travail.”
CCE a rempli sa mission sans rencontrer trop de problèmes. Le vendredi 13 juin à 14 heures, nous avons arrêté le travail avec l’ancien système et à 20 heures, le transfert vers le nouveau progiciel était réalisé.
Transition rapide
Seuls les modules achat, vente et stockage ont été implémentés dans un premier temps. Et comme l’ancien et le nouveau progiciel ERP ne pouvaient pas travailler ensemble, la mise en service a dû être réalisée rapidement et sans erreur. Nancy Brouckaert : “Malgré les multiples contraintes, CCE a rempli sa mission sans rencontrer trop de problèmes. Le vendredi 13 juin à 14 heures, nous avons arrêté le travail avec l’ancien système et à 20 heures, le transfert vers le nouveau progiciel était réalisé. Le samedi, nous avons saisi tous les ordres pendant quelques heures et le lundi le système était opérationnel à 100 %. Toute la semaine, CCE est restée sur place pour fournir de l’assistance, résoudre les éventuels problèmes et faire encore quelques ajustements. Mais, grâce à la formation donnée avant la mise en route du progiciel et la facilité d’utilisation de ‘LISA’, nous n’avons finalement pas connu de problèmes majeurs.”
Comment cela fonctionne-t-il ?
Les clients nous communiquent toutes les données sur la marchandise qu’ils vont nous livrer. Cette information est alors introduite dans ‘LISA’. L’application ERP imprime ensuite automatiquement les étiquettes pour les palettes. Dès la réception de la marchandise, celles-ci sont collées sur les palettes, scannées et liées aux codesbarres du client, de sorte que ce dernier puisse suivre ses marchandises aussi bien avec ses propres codes-barres que ceux de Freeze & Store. C’est l’unique manière pour garantir une traçabilité complète. Les palettes sont ensuite amenées à l’entrepôt, où leur emplacement est scanné. Lorsque le client désire ses marchandises, ‘LISA’ fait une liste de picking (y compris de l’emplacement). Les caristes retirent les palettes et les apportent sur le bon quai de chargement. Là, elles sont scannées, puis ‘LISA’ vérifie la commande et génère les documents de transport nécessaires. Nancy Brouckaert : “En octobre, nous implémenterons également le module de facturation et ensuite, il est prévu d’intégrer la facturation dans le logiciel de comptabilité et d’implémenter le module EDI.”
Un utilisateur heureux
Bien que Freeze & Store n’utilise ‘LISA’ que depuis peu, l’entreprise est déjà très satisfaite de son investissement. “L’ensemble des opérations d’entreposage et d’administration se déroulent beaucoup plus facilement qu’auparavant,” explique Nancy Brouckaert. “Le progiciel nous permet d’optimiser l’automatisation et la précision du travail. Nous sommes également très contents de la collaboration avec CCE. Nous obtenons des réponses adéquates à toutes nos questions ; il y a toujours quelqu’un pour résoudre les situations d’urgence et leurs collaborateurs sont prêts à faire des compromis.
Photos Marc Masschelein