Beeckman Spices

Groothandel
Beeckman Spices

BEDRIJFSPROCESSEN AANGESTUURD DOOR LISA ERP-APPLICATIE BIJ BEECKMAN/BEXPO ONDERSTEUNEN VERDERE GROEI EN GIGANTISCH TIJDSWINST

Dat jong en oud elkaar versterken spreekt voor zich. Toen Jonas De Vroede als assistent-manager bij de firma Beeckman/Bexpo van zijn oom William Beeckman kwam, liet hij op een rustige en rationele manier een nieuwe wind waaien door het bedrijf. Zijn eerste grote wapenfeit is de vernieuwing van de ICT met de implementatie van LISA van Claerhout Computer Engineering

In 1984 sloot William Beeckman, leraar aan de slagerijschool Coovi in Brussel, een partnership met kruidenleverancier Evlier voor de regio Brussel. Een succes, zo bleek, want de verkoop steeg de daaropvolgende jaren pijlsnel. Tegelijkertijd werd het aanbod uitgebreid met allerlei aanvullende producten voor slagers, traiteurs en vleeswarenfabrikanten. Doorheen de constante groei werden enkele concurrenten overgenomen, waarbij Beeckman/Bexpo vandaag zijn producten in Brussel, Vlaams- en Waals Brabant en Henegouwen verdeelt. Dankzij die gestadige groei maakt het bedrijf nu een omzet van 10 miljoen euro en stelt het 26 mensen tewerk. Ook het assortiment werd groter, onder andere dankzij de variëteit van specifieke producten voor de verschillende gemeenschappen in België en Europese en Afrikaanse landen. De laatste 15 jaar ging ook de centraal Afrikaanse markt er op vooruit. William Beeckman: "Door mijn vakkennis kon ik in deze landen onze know-how doorgeven die nodig was om charcuterie te maken. Hierdoor wonnen we vertrouwen en kunnen we er onze producten aan de man brengen."

BREED GAMMA

Het professionele aanbod van Beeckman/Bexpo is zeer uitgebreid, met verschillende kruiden en kruidenmengsels, … en een hele reeks sauzen, conserven, additieven, darmen, verpakkingen en klein materiaal voor de slager. Met zo’n groot gamma moet je dus wel over een krachtig ERPprogramma beschikken. In 2012, toen hun groei zich inzette, schaften ze daarom hun eerste ERPpakket aan. Dat was niet alleen gericht op aan- en verkoop, maar ook voorzien van een module voor boekhouding en magazijnbeheer. Toch voldeed het systeem niet. Vooral het stockbeheer liet het steeds meer afweten. Door inefficiëntie, manuele invoeringen en enkele bugs gebeurden er heel wat fouten. “En ook onze hardware en wifidekking lieten te wensen over. Bij problemen konden we bovendien niet rekenen op onze softwareleverancier. Het was dus duidelijk dat ons bedrijf een beter en performanter systeem nodig had”, besluit Jonas De Vroede.

OPTIMALISATIE

“Vandaag zijn deze problemen van de baan omdat we nu met LISA werken, de ERP-applicatie van Claerhout Computer Engineering. Een fantastische tool die alle processen in onze onderneming aanstuurt. Alle data worden met dit pakket beheerd en gedeeld: van aankoop en receptie over traceerbaarheid en magazijnbeheer tot verkoop, facturatie, boekhouding en bedrijfsanalyses. Dankzij LISA kunnen we nu veel sneller en vooral foutloos werken, volgens optimale processen die voldoen aan de wettelijke normen en vereisten. Een hele sprong voorwaarts”, meent Jonas De Vroede.

DEMONSTRATIE

“In 2018 gingen we op zoek naar wat de ERPmarkt te bieden had. Het LISA ERP-pakket van CCE viel onmiddellijk op en sprak ons aan omdat het zoveel gebruikt wordt in de voedingssector. CCE weet hoe een voedingsbedrijf goed moet werken, hoe het moet inspelen op audits, wat het FAVV verlangt, hoe de traceerbaarheid kan gerealiseerd worden. Jonas De Vroede: “We gingen zeker niet over één nacht ijs. Na heel wat research en een demosessie bij een gebruiker – toevallig ook een leverancier van ons – kozen we voor LISA. Vooral het feit dat CCE onze moeilijkheden doorzag en daar oplossingen voor aanreikte, haalde ons definitief over de brug.”

Bexpo Scanning

HARDWARE & IMPLEMENTATIE

De ERP-implementatie van het nieuwe pakket ging hand in hand met de aankoop van nieuwe hardware. Jonas: “We kozen voor de hardwareleverancier Alfa Informatic, het zusterbedrijf van Claerhout Computer Engineering. Makkelijk, omdat we zo slechts één aanspreekpunt hebben voor dit totale IT-project, maar ook noodzakelijk om de continuïteit en de stabiliteit van onze processen te verzekeren. Midden 2018 startte CCE met de parametrisering van de ERP-applicatie. Cruciaal daarbij is dat alle masterdata die intern aanwezig zijn – soms bij veel verschillende mensen – in het systeem opgeslagen worden. We moesten dus 4500 producten (eenvormige productnamen en hun vertaling) en alle klanteninformatie, prijslijsten, verkoopfunctionaliteiten, … invoeren.”

SCANNING

Het scannen neemt bij de processen van Beekman/Bexpo een centrale plaats in. De magazijnier gebruikt de scanner bij alle stappen, van aankomst van de goederen over orderpicking tot stockbeheer. Om die werkwijze optimaal te laten verlopen moeten de producten van een barcode zijn voorzien. Helaas bezit de helft van de producten geen correcte barcode. Daarvoor bedacht CCE een ingenieuze oplossing. De goederen worden ofwel opnieuw gelabeld ofwel via de eigen barcodetool in LISA ingevoerd en correct omgezet. Bij de grote leveranciers kleeft men dus geen nieuw etiket, omdat CCE een programma bedacht dat de fabriekscode omzet in de data waarmee LISA werkt, zoals lotnummer, houdbaarheid en vervaldatum. “Eenmaal het product gescand is, is de traceerbaarheid verzekerd”, legt Jonas uit. “Vanaf dit punt is er steeds een spoor van het product in alle verdere processen.”

TIJDWINST

De implementatie stuitte aanvankelijk op wat weerstand bij het personeel op de werkvloer. ”Veel mensen hadden de neiging om het nieuwe pakket met het oude te vergelijken. Die eerste maand was zeer uitdagend”, vertelt Jonas. “Iedereen kreeg een opleiding en leerde met de scanner werken. Eerst durfden ze het papier niet los te laten. Nu zijn we 10 maanden verder en weten ze ondertussen dat LISA gebruiksgemak verzekert en veel tijdwinst met zich meebrengt. Door LISA kan er veel sneller, efficiënter en foutloos worden gewerkt. Ook bij de administratie loopt alles vlotter. Het resultaat is een gigantische tijdwinst. Op die manier betaalt de investering zich al voor een groot deel terug”, aldus Jonas de Vroede.

RESPECT VOOR HOUDBAARHEID

Bestellingen worden aangestuurd door LISA via de scanner. LISA stuurt de magazijnier naar het eerst binnengekomen product in functie van het FIFO-principe (First in, First Out). Neemt de magazijnier een recenter product, dan krijgt hij een foutmelding. LISA bewaakt dus de versheid, en de kans op verlies van producten wordt beperkt. Jonas De Vroede: “Vroeger stond het lotnummer op papier. Er slopen dus vaker fouten in, met alle risico’s van dien. Stel dat een ouder product in het voedselcircuit terechtkomt en tot een recall leidt? Je wilt het niet meemaken”, zucht Jonas De Vroede. “Nog een sterk punt van LISA is het retourbeheer. De nodige flows met de daaraan verbonden controles zijn ingebouwd. Fraude raakt zo uitgesloten!”

HELIKOPTERVIEW

Jonas is vooral zeer te spreken over de analyse en de totaalvisie van CCE, en zeker ook over de begeleiding bij elke stap van de implementatie. Kris Beernaert van CCE: “Wij waren dan weer blij met de inzet van Jonas, die ervoor zorgde dat intern alles in goede banen werd geleid. Jonas had vertrouwen in LISA. Het gebeurt zelden dat iemand zich – indien nodig –fulltime kan inzetten bij de implementatie en realisatie van LISA in het bedrijf. Hier konden we altijd op Jonas rekenen.” Jonas was dan weer verheugd over de vernieuwende kijk van CCE: “Soms heb je iemand nodig die nieuw is en met een helikopterblik je bedrijf overschouwt en toont waar en hoe je je werkprocessen kunt verbeteren. De implementatie van CCE betekent een wereld van verschil.”

Via een handig programma kunnen de producten van de grootste leveranciers zonder herlabelling toch toegevoegd worden.

Magazijn beeckman spices medium

PARTNERSHIP

Jonas: “Met mijn ervaring met ERP-applicaties zou ik durven stellen dat partnership misschien wel het allerbelangrijkste element is. Op die manier onderscheidt CCE zich en wordt LISA optimaal uitgerold in alle bedrijfsprocessen. Claerhout Computer Engineering denkt echt met je bedrijf mee. De optimalisatie van onze business via ERP gebeurt stap voor stap en daar is consultant Kris Beernaert altijd bij betrokken. Bij ieder probleem of elke uitdaging krijgen we gehoor. Dat partnership dat CCE met zijn klanten opbouwt, is mijns inziens het allerbelangrijkste element en de waarborg voor een succesvolle ERP-integratie in je bedrijf”, aldus Jonas De Vroede.

BEDRIJFSANALYSES

LISA laat toe om makkelijk bedrijfsanalyses te realiseren, die inzicht bieden in het bedrijfsgebeuren. Jonas is hier heel enthousiast over: “Die interne data kunnen via de Business Intelligence tool QlikView een antwoord bieden op tal van vragen, zoals in het geval van Beeckman/Bexpo over de verkoopcijfers. We kunnen alle data van A tot Z extraheren en visualiseren. Die bedrijfsanalyses gebruiken we ook tijdens de verkoopvergaderingen. Ze vormen een duidelijke bron van kennis om de verkopers gericht te adviseren.”

LISA MAAKT HET VERSCHIL

“Door de ERP-applicatie van CCE kunnen we onze business op een hoger niveau tillen. We kunnen sneller en accurater leveren en bovendien een perfecte service garanderen. Dankzij LISA zijn we verzekerd van een daadkrachtig magazijnbeheer, een nauwkeurige administratie, een adequate boekhouding, een strakke planning en een opperbeste service. Op die manier stelt LISA ons in staat een voorsprong op te bouwen, een must als we als handelsbedrijf ook in de toekomst het verschil willen blijven maken en verder willen groeien”, aldus Jonas de Vroede

Foto's CCE / Beeckman - Bexpo

Benieuwd wat LISA voor jou kan doen?

Geef ons vrijblijvend een seintje en we bezorgen je alle informatie!