Hygiena
Groothandel
LISA als motor van verregaande optimalisatie
De excellente reputatie die Claerhout Computer Engineering doorheen de jaren wist uit te bouwen, heeft niet alleen met haar ERP-pakket ‘LISA’ te maken. Ook de enorme bereidwilligheid om de applicatie op de behoeften van de gebruikers af te stemmen, ging niet onopgemerkt voorbij. Een mooi voorbeeld hiervan vinden we terug bij Hygiena, waar CCE in tandem met The Staff Solutions aan een optimalisatie van de bedrijfsprocessen sleutelt. Met natuurlijk ‘LISA’ in de hoofdrol…
Hygiena op de IT-kaart
Sommige mensen hebben de gave om een negatieve gebeurtenis in hun leven tot iets fantastisch te transformeren. Zo ook Lucien Muyldermans uit sint-niklaas, die begin jaren vijftig met vervelende maagproblemen te kampen had en soelaas zocht in een aangepast voedingspatroon met voornamelijk natuurvoeding. “de resultaten waren dermate bevredigend - voorziene operatie was niet meer nodig - dat hij ook andere mensen met gezondheidsproblemen wilde helpen,” vertelt zoon Jozef die intussen CEO van Hygiena is. “In 1954 nam hij ontslag op zijn werk om een klein winkeltje op te starten. En dit was het begin van een groots avontuur dat resulteerde in een solide familiebedrijf dat dit jaar zo’n 17 miljoen euro omzet zal draaien.”
5000 Producten!
Hygiena is immers uitgegroeid tot één van de belangrijkste Belgische distributeurs van biologische voeding. Het assortiment telt momenteel ongeveer vijfduizend verschillende producten, veelal afkomstig van fabrikanten waarmee de firma een exclusiviteitscontract voor ons land afsloot. “In 1960 lanceerden we ook een eigen gamma onder het merk Hygiena,” vertelt Jozef Muyldermans. “Intussen bestaat dit uit diverse soorten rietsuiker, speculaas, nootjes, gedroogde vruchten en muesli die door derden volgens onze recepten worden geproduceerd. de nootjes en gedroogde vruchten verpakken we zelf, zodat wij vanaf de productie in het land van herkomst tot en met het afgewerkte product de controle in handen hebben. Met deze producten zijn we tevens succesvol de grenzen overgestoken, want we hebben al tal van Franse importeurs en winkelketens in ons klantenbestand mogen opnemen. Met de rest van ons aanbod concentreren we ons uitsluitend op België. We leveren aan ongeveer zeshonderd natuurvoedingswinkels, bijna alle verkoopadressen die ons land rijk is.”
Nood aan nieuwe ERP-applicatie
Omdat veel klanten vrij kleinschalig opereren, levert Hygiena desgewenst nog per stuk. In combinatie met het grote aantal verschillende producten, resulteert dit natuurlijk in een complex beheer van verkoop, levering, boekhouding en opslag. Vandaar dat de firma al eind jaren tachtig een ERP-pakket implementeerde. Helaas werd Hygiena twee decennia later geconfronteerd met een probleem dat in de ICT-sector niet uitzonderlijk is: in 2010 zette de leverancier alle ondersteuning van het systeem stop. “Voor ons een kleine catastrofe, aangezien we té klein zijn om een ICT-verantwoordelijke in dienst te nemen,” vertelt Jozef Muyldermans. “er zat niks anders op dan in een nieuwe ERPapplicatie te investeren. Op aanraden van verschillende spelers in de voedingsindustrie klopten we bij Claerhout Computer engineering (CCE) aan. Meteen waren we gecharmeerd door de no-nonsens politiek en de manier waarop de medewerkers dit bedrijf dragen, gewoonweg omdat we onszelf daarin herkennen. CCE is net als Hygiena ook een familiebedrijf pur sang. En toen we een demo van LISA kregen, waren we helemaal verkocht. Dit pakket is echt op de leest van de voedingsindustrie geschreven. Omdat dezelfde technologie werd gebruikt als in ons vorig pakket, konden we bovendien alle gegevens uit onze vorige applicatie importeren. Cruciaal om de kosten te beperken én snel van start te kunnen gaan. Daarnaast is LISA erg gebruiksvriendelijk met alle noodzakelijke functionaliteiten. Dit laatste was erg belangrijk voor Hygiena, aangezien we zo snel mogelijk moesten opstarten. Het zou nooit goed zijn gekomen indien we ook nog eens grote veranderingen in onze werking en procedures hadden moeten doorvoeren.”
LISA live na enkele weken
Hygiena liet er geen gras over groeien. Het management was dermate onder de indruk van de functionaliteit van ‘LISA’ dat het niet meer verder zocht en het contract meteen ondertekende. Bernard Van Praet, projectleider en ERP-consultant van CCE: “Omdat we bijna alle gegevens konden overzetten, bleef de voorbereiding tot enkele aanpassingen beperkt. Zo wilde Hygiena de transportaanvraag in hetzelfde formaat als voordien sturen en daarnaast ook de externe documenten. Maar het ging dus om minimale aanpassingen, waardoor we al na een zestien weken doorlooptijd live konden gaan. Op 1 januari 2013 werden alle functionaliteiten van LISA opgestart zonder back-up of dubbel werken. Altijd een spannend moment, maar uitgezonderd enkele kinderziektes is alles eigenlijk erg vlot verlopen.”
Samen op zoek naar optimalisaties
Eind 2015 leerde Jozef Muyldermans per toeval Serge Demeyere kennen, zaakvoerder van the Staff Solutions. “Als zelfstandig consultant begeleid ik KMO’s in hun IT-beleid,” vertelt deze laatste. “Ik ben voornamelijk actief in de voedingsindustrie, maar de IT-toepassingen kunnen zich in tal van domeinen situeren: van productie, over opslag en transport, tot sales en marketing. Jozef zag in mij de ideale partner om de processen van Hygiena te optimaliseren. Omdat LISA intussen het kloppende hart van de onderneming is, was het maar logisch dat ik CCE contacteerde met de vraag om mee de kar te trekken. Het enthousiasme om in dit project te stappen, was van meet af aan erg groot en is nooit afgenomen. Intussen zijn we al 2,5 jaar verder en slagen we er telkens weer in om samen met nieuwe ideeën voor optimalisaties te komen, en die ook gezamenlijk succesvol uit te werken.” “Voor CCE is het de logica zelve om hieraan mee te werken,” legt Bernard Van Praet uit. “Enerzijds willen we onze klanten graag helpen om het maximum uit LISA te halen. Anderzijds is het onze doelstelling om LISA constant te optimaliseren. CCE put haar inspiratie uit ervaringen die ze bij haar klanten opdoet. Op die manier wordt LISA altijd verder uitgebreid, zodat alle klanten en hun gebruikers hiermee voordeel kunnen doen. In geval van Hygiena krijgen we de kans om de zaken eens vanuit een totaal andere bril te bekijken, namelijk deze van een externe ITconsultant. Wat natuurlijk ongelooflijk leerrijk en opbouwend is!”
Samenwerking met resultaat
De samenwerking resulteerde al in tal van optimalisaties. Zo werden in de afgelopen periode de picking-plaatsen geoptimaliseerd. Sindsdien wordt gewerkt met locatiecodes die door LISA worden gegenereerd. Al enige tijd beschikken de vertegenwoordigers over tablets waar ze online alle mogelijke informatie kunnen opzoeken: verkoopcijfers, achterstallige betalingen, evoluties in het aankoopgedrag, een elektronische catalogus, de webshop, … Bernard Van Praet: “Natuurlijk is LISA de motor van deze oplossing. De data staat op één enkele plaats binnen het LISA ERP-pakket. We hebben ook gezamenlijk de labelling nog intenser met LISA gekoppeld. Verder werd de elektronische catalogus aan de LISA ERP-data gekoppeld.“
Dankzij een verregaande digitalisering van onze verkoop kunnen wij ons personeelsbestand optimaliseren en kunnen onze mensen ook andere belangrijke zaken voor hun rekening nemen.
Optimalisatie van verkoop
Begin dit jaar startte Hygiena ook met een webshop die toelaat om de bestellingen elektronisch te plaatsen. Serge Demeyere: “Intussen hebben 250 van de 600 natuurvoedingswinkels deze oplossing omarmt en stromen al meer dan 20% van de bestellingen via dit medium binnen. Vandaag zijn we samen met CCE bezig om een systeem te ontwikkelen dat uniforme gegevensuitwisseling met de klanten toelaat, een soort van EDI dus.” Jozef Muyldermans: “dankzij een verregaande digitalisering van onze verkoop kunnen wij ons personeelsbestand optimaliseren en kunnen onze mensen ook andere belangrijke zaken voor hun rekening nemen. Op die manier kunnen we voorlopig nog groeien zonder extra aanwervingen, wat de rendabiliteit van Hygiena uiteraard ten goede komt. Trouwens, dit is pure noodzaak, want in 2017 kregen we er vijf merken bij. Met nog eens een vijfhonderdtal extra nieuwe producten verwachten we dat ons omzetcijfer dit jaar wellicht met zo’n 40% zal toenemen!”
E-commerce weldra voor alle LISA-gebruikers?
Al deze initiatieven bij Hygiena reduceren natuurlijk het foutenpercentage, wat zich eveneens in een kostenbesparing vertaalt. “Tevens groeit de klantentevredenheid, wat een onbetaalbaar voordeel is,” vertelt Serge Demeyere. “Afnemers kunnen immers hun bestellingen plaatsen met een minimum tijd voor levering én ze krijgen meteen een factuur die bovendien altijd correct is!” Bernard Van Praet: “Ook CCE is erg tevreden met het resultaat. dankzij Hygiena hebben we opnieuw een stap voorwaarts gezet. En het is een stap die vele klanten zeker zullen weten te appreciëren. Want e-commerce is dé toekomst, ook in de voedingssector.”
Foto's Marc Masschelein