Beeckman Spices
Vente en gros
LES PROCESSUS D’EXPLOITATION GÉRÉS PAR UNE APPLICATION LISA ERP CHEZ BEECKMAN/BEXPO SOUTIENNENT L’ÉVOLUTION DE LA CROISSANCE ET OFFRENT UN ÉNORME GAIN DE TEMPS
Il est évident que l’ancien et le nouveau se renforcent mutuellement. Lorsque Jonas De Vroede est entré au poste d’assistant-manager dans la société Beeckman/Bexpo de son oncle William Beeckman, il a insufflé de manière calme et rationnelle un nouvel élan dans l’entreprise. Son premier fait d’armes majeur aura été le renouvellement de l’ICT avec la mise en œuvre de la solution LISA de Claerhout Computer Engineering.
En 1990, William Beeckman, professeur à l’Institut professionnel de boucherie CERIA à Bruxelles, a conclu un partenariat avec le fournisseur d’épices Evlier pour la région Schepdaal-Lennik. Avec succès, apparemment, car les ventes ont augmenté en flèche au cours des années suivantes. Simultanément, l’offre a été étendue avec toute une série de produits complémentaires pour les bouchers, traiteurs et fabricants de charcuteries. Il y a environ sept ans, la zone d’activité originale a été complétée par d’autres régions, et à ce jour, Beeckman/Bexpo distribue ses produits à Bruxelles ainsi que dans le Brabant-flamand et le Brabant wallon. Grâce à cette énorme croissance, la société réalise à présent un chiffre d’affaires de 10 millions d’euros et emploie 26 personnes. Le groupe cible s’est également élargi, entre autres grâce aux produits halal pour la communauté marocaine de Belgique, de France et d’Afrique du Nord, et avec des livraisons vers le Burkina Faso, le Burundi, le Congo, … c’est également le marché d’Afrique centrale qui a progressé. William Beeckman : “Dans ces pays, nous souhaitons essentiellement transmettre nos connaissances. En apprenant aux gens à fabriquer sur place des charcuteries, nous gagnons leur confiance et avons la possibilité de distribuer nos produits.”
VASTE ASSORTIMENT
L’offre de Beeckman/Bexpo est gigantesque, comprenant des épices d’une bonne dizaine de fournisseurs, leur propre mélange d’épices… et toute une série de sauces, de conserves, d’additifs, de boyaux, d’emballages et de petit matériel pour le boucher. Avec un assortiment aussi vaste, vous devez obligatoirement disposer d’un logiciel ERP efficace. C’est précisément ce qui a fait défaut à Beeckman/Bexpo. Pourtant, cette entreprise n’était pas complètement démunie en termes d’ICT. En 2012, lorsqu’ils ont entamé leur croissance, ils ont par conséquent fait l’achat d’une première solution ERP. Celle-ci n’était pas uniquement destinée aux achats et aux ventes, mais était également doté d’un module de comptabilité et de gestion des entrepôts. Malgré tout, ce système n’était pas suffisant. C’est surtout la gestion des stocks qui posait de plus en plus problème. De par un manque d’efficacité, les enregistrements manuels et divers bugs informatiques, de nombreuses fautes ont été commises. “Et notre matériel et notre couverture Wi-Fi laissaient également à désirer. En cas de problème, nous ne pouvions pas non plus compter sur notre fournisseur de logiciel. Il était donc évident que notre entreprise avait besoin d’un meilleur système plus performant”, comme conclut Jonas De Vroede.
OPTIMISATION
“Actuellement, ces problèmes ont disparu car nous travaillons désormais avec LISA, l’application ERP de Claerhout Computer Engineering. Un outil fantastique qui gère l’ensemble des processus dans notre entreprise. Toutes les données sont gérées et partagées par cette solution : de l’achat et la réception en passant par la traçabilité et la gestion des stocks jusqu’à la vente, la facturation et les analyses d’exploitation. Grâce à LISA, nous pouvons désormais travailler plus rapidement et surtout sans aucune erreur, en appliquant des processus optimisés qui répondent aux normes et exigences légales. C’est un véritable bond en avant”, estime Jonas De Vroede.
DÉMONSTRATION
“En 2018, nous avons exploré les possibilités du marché ERP. La solution LISA ERP de CCE nous a immédiatement marqué et nous intéressait car elle était également utilisée dans le secteur alimentaire. CCE sait comment une entreprise alimentaire doit travailler correctement, comment elle doit réagir aux audits, ce que l‘AFSCA attend d’elle, comment la traçabilité peut être réalisée. Jonas De Vroede : “Nous n’avons pas décidé sur un coup de tête. Après de nombreuses recherches et une session de démonstration chez un utilisateur – qui est accessoirement également l’un de nos fournisseurs – nous avons choisi la solution LISA. C’est surtout le fait que CCE comprennent directement nos difficultés et y apporte des solutions concrètes, qui nous a définitivement décidé.”
MATÉRIEL & MISE EN ŒUVRE
La mise en œuvre de l’ERP de la nouvelle solution a été faite en parallèle avec l’achat de nouveau matériel. Jonas : “Nous avons choisi le fournisseur de matériel informatique Alfa Informatic, la filiale de Claerhout Computer Engineering. Par facilité, car nous n’avions ainsi qu’un seul point de contact pour l’ensemble de notre projet IT, mais également par nécessité dans le but d’assurer la continuité et la stabilité de nos processus. Mi-2018, CCE a entamé le paramétrage de l’application ERP. Un point crucial à ce sujet est le fait que toutes les données essentielles qui étaient présentes en interne – parfois chez de nombreuses personnes – ont été enregistrées dans le système. Nous avons donc dû intégrer 4500 produits (dénominations de produits uniformes et leur traduction) et l’ensemble des informations clients, des listes de prix, des fonctionnalités de vente, etc.”
SCANNÉRISATION
La numérisation par scanner occupe une place centrale dans les processus de Beekman/Bexpo. Le magasinier utilise son scanner à toutes les étapes, de l’arrivée des marchandises jusqu’à la sélection des commandes en passant par la gestion des stocks. Pour permettre le déroulement optimal de ce procédé, tous les produits doivent être dotés d’un code-barre. Hélas, la moitié des produits ne dispose pas d’un code-barre correct. Pour ce faire, CCE a imaginé une solution ingénieuse. Les marchandises sont soit à nouveau étiquetées via notre propre outil de code-barre et introduites dans LISA ou intégrées correctement. Chez nos principaux fournisseurs, on ne colle donc pas de nouvelles étiquettes, étant donné que CCE a créé un programme qui convertit le code d’usine en données utilisées par LISA, comme le numéro de lot, la validité et la date de péremption. “Une fois que le produit est scanné, la traçabilité est garantie”, comme l’explique Jonas. “À partir de ce point, nous avons toujours une trace du produit à toutes les étapes des processus.”
GAIN DE TEMPS
La mise en œuvre a initialement rencontré une certaine résistance de la part du personnel sur le lieu de travail. ”De nombreuses personnes avaient tendance à comparer la nouvelle solution avec l’ancienne. Le premier mois a été fort compliqué”, comme le raconte Jonas. “Chacun a reçu une formation et a appris à travailler avec le scanner. Au début, ils n’osaient pas lâcher leurs papiers. Aujourd’hui, 10 mois plus tard, ils ont désormais compris que LISA garantit une facilité d’utilisation et permet un énorme gain de temps. Grâce à LISA, nous pouvons travailler bien plus rapidement, plus efficacement et sans erreurs. Au niveau de l’administration, les choses sont aussi beaucoup plus fluides. Le résultat : un gigantesque gain de temps. De cette manière, l’investissement se rentabilise déjà largement”, affirme Jonas de Vroede.
RESPECT DES LIMITES DE VALIDITÉ
Les commandes sont gérées par LISA via le scanner LISA dirige le magasinier vers le premier produit entré en fonction du principe FIFO (First in, First Out). Si le magasinier prend un produit plus récent, il reçoit un signal d’erreur. LISA surveille donc les dates de validité, et le risque de perte de produit est limité. Jonas De Vroede : “Jadis, le numéro de lot était écrit sur papier. Les erreurs étaient donc fréquentes, avec tous les risques qu’elles comportent. Supposer qu’un produit plus ancien entre dans le circuit alimentaire et provoque un rappel de produits ? Vous n’aimeriez pas que cela arrive”, soupire Jonas De Vroede. “Un autre point fort de LISA est la gestion des retours. Les flux nécessaires accompagnés des contrôles indispensables sont tous intégrés. Toute fraude est donc quasiment exclue !”
VISION D’ENSEMBLE
Jonas est surtout particulièrement ravi de l’analyse et de la vision d’ensemble de CCE, ainsi également que de leur accompagnement à chaque étape de la mise en œuvre. Kris Beernaert de CCE : “Pour notre part, nous avons apprécié l’implication de Jonas, qui a fait en sorte en interne que tout se déroule correctement. Jonas faisait confiance à LISA. Il n’est pas fréquent que quelqu’un puisse – si nécessaire – s’impliquer à temps plein dans la mise en œuvre et la réalisation de la solution LISA dans l’entreprise. Ici, nous avons toujours pu compter sur Jonas.” Jonas était également ravi du regard neuf porté par CCE : “parfois, vous avez besoin de quelqu’un de nouveau qui prenne une vue d’ensemble de votre entreprise, pour parvenir à vous montrer sur quels points les processus de travail peuvent être améliorés. La mise en œuvre de CCE représente un monde de différence.”
Au moyen d’un programme pratique les produits des principaux fournisseurs peuvent être ajoutés sans nouvelle étiquette.
PARTENARIAT
Jonas : “Avec mon expérience des applications ERP, je pourrais sans problème affirmer que la qualité du partenariat est probablement l’élément le plus important. Sur ce point, CCE se distingue largement, ce qui a permis d’installer LISA de manière optimale dans l’ensemble des processus d’exploitation. Claerhout Computer Engineering réfléchit véritablement avec votre entreprise. L’optimisation de notre commerce via ERP s’est faite pas à pas et le consultant Kris Beernaert y a toujours été impliqué. À chaque problème ou face à chaque challenger, nous avons été entendus. Ce partenariat que CCE établit avec ses clients est, selon moi, l’élément essentiel et la garantie d’une intégration réussie de la solution ERP dans votre entreprise”, comme l’affirme Jonas De Vroede.
ANALYSES D’EXPLOITATION
LISA permet de réaliser facilement des analyses d’exploitation, qui apporte des informations à propos du fonctionnement de l’entreprise. Jonas est particulièrement enthousiaste à ce sujet : “Grâce à ces données internes, nous sommes en mesure via l’outil de Business Intelligence baptisé QlikView d’apporter une réponse à de nombreuses questions, comme dans le cas de Beeckman/Bexpo à propos des chiffres de vente. Nous sommes en mesure d’extraire toutes les données de A à Z et de les visualiser. Ces analyses d’exploitation sont également utilisées pendant les réunions de vente. Elles constituent une forme claire d’information destinée à conseiller les vendeurs de manière ciblée.”
LISA FAIT TOUTE LA DIFFÉRENCE
“Grâce à l’application ERP de CCE, nous sommes en mesure d’élever notre commerce à un niveau supérieur. Nous parvenons à livrer plus rapidement et plus précisément et, en plus, en garantissant un service parfait. Grâce à LISA, nous sommes assurés d’une gestion efficace et concrète des stocks, d’une administration ultra précise, d’une comptabilité adéquate, d’un planning efficace et d’un excellent service. De cette manière, LISA nous donne les outils pour prendre de l’avance, ce qui est un must pour toute entreprise commerciale qui souhaite également faire la différence à l’avenir et pouvoir poursuivre sa croissance”, comme l’explique Jonas de Vroede.
Photos CCE / Beeckman - Bexpo