‘LISA’ evolueert mee met Colac - Probleemloze groei dankzij investering in volledige functionaliteit
Investeren in ERP is volgens Geert Vermeersch een blijk van zin voor business. Want het ‘hart’ van een KMO moet volgens hem in staat zijn om probleemloos een aanzienlijke groei aan te kunnen. Vandaar dat hij, toen hij Colac overnam, er bewust voor koos om alle functionaliteit van ‘Lisa’ van Claerhout Computer Engineering te implementeren. En hoewel de firma tot op heden nog altijd niet alle mogelijkheden van het pakket benut, bleek de strategie om alle modules in één keer te implementeren, wel degelijk de juiste te zijn. Want op zeven jaar tijd verdubbelde het omzetcijfer van de firma bijna, en dit zonder dat er meer personeel moest worden aangeworven...
Colac werd in 1981 opgericht met als doel ijsroompasta te produceren en te commercialiseren. Al snel werd het aanbod uitgebreid met andere ingrediënten voor artisanale ijsroombereiding, zoals poeders, dessertsauzen, toppings en fruitpreparaten. Eind 2004 werd het bedrijf overgenomen door de voormalige Algemeen Directeur van Pieters Visbedrijf, Geert Vermeersch, en zijn echtgenote Jeanne Cloetens. De nieuwe zaakvoerders lieten meteen een totaal nieuwe wind door het bedrijf waaien: het commerciële beleid werd volledig herzien, de productie werd geoptimaliseerd en er werd zwaar in automatisering/informatisering geïnvesteerd. “Eén van de eerste zaken die we hebben geïntroduceerd, was een ERP-pakket,” vertelt Geert Vermeersch. “Want enkel met zo’n applicatie kan je de zaken echt professioneel aanpakken. Dankzij de integratie tussen order-entry, productie, opslag en facturatie verkrijg je immers een goed draaiende, transparante en geoptimaliseerde ‘organisatie’-machine. En de gedetailleerde listings die zo’n systeem genereert, laten toe om je business tijdig en efficiënt bij te sturen.”
Keuze valt op ‘Lisa’
Maar niet elk ERP-pakket is even functioneel en op de specifieke praktijk van een voedingsproducerend bedrijf afgestemd. Daar was Geert Vermeersch zich ten zeerste van bewust. Vandaar dat hij bij de keuze van de applicatie niet over één nacht ijs ging. “Bij Pieters Visbedrijf had ik ‘Lisa’ van CCE leren kennen. Omwille van het gebruiksgemak en de uitgebreide functionaliteit ging mijn voorkeur ernaar uit om dit pakket ook bij Colac te implementeren. Niettemin besloot ik nog twee andere ERP-systemen uit te testen vooraleer een definitieve beslissing te nemen. Maar uiteindelijk won ‘Lisa’ toch het pleit: de andere twee konden niet tippen aan de traceringsmodule en gebruiksvriendelijkheid van dit pakket. Bovendien was deze oplossing op financieel vlak een haalbare kaart. En dan was er natuurlijk nog de no-nonsense aanpak van CCE die we heel erg appreciëren.”
Dankzij de integratie tussen order-entry, productie, opslag en facturatie verkrijg je een goed draaiende, transparante en geoptimaliseerde ‘organisatie’-machine.
Alles in één keer
Ondanks het stevige kostenplaatje besloot de zaakvoerder van Colac om meteen alle modules van ‘Lisa’ te implementeren. Op zich was dat een over-investering, want het bedrijf had op dat moment niet alle functionaliteit nodig. Niettemin was het een bewuste keuze om meteen voor het hele pakket te gaan. “Onze doelstelling was immers om een jaarlijkse groei van minstens 10 % te halen,” vertelt Geert Vermeersch. “Een ERP-pakket moet dat probleemloos kunnen opvangen. Meer nog, het moet ervoor zorgen dat een dergelijke toename van orders en productie mogelijk is zonder veel extra personeel te moeten aanwerven. Vandaar dat het essentieel is dat een maximum aan administratieve taken wordt geautomatiseerd. Nog een andere reden waarom het, volgens mij, beter is om in ERP te over-investeren, is dat de tijd die een KMO voor een dergelijke implementatie kan vrijmaken, gering is. Het is beter om alles in één keer voor te bereiden en te installeren, om vervolgens – in functie van de noodzaak – het programma gefaseerd te leren gebruiken.”
Verwachtingen ingelost
In de praktijk werden in een doorlooptijd van een drietal maanden de modules ‘order entry’, ‘verkoop’, ‘facturatie’, ‘tracering’, ‘inkoop’, ‘voorraadbeheer’ en ‘productie’ geïmplementeerd. Vandaag wordt al zo’n 60 % van de functionaliteit gebruikt en binnenkort voorziet Colac een opleidingssessie om de rest van het pakket eveneens toe te passen. Tevens wil Geert Vermeersch van de gelegenheid gebruik maken om CCE te laten nagaan of het pakket door iedereen wel op de meest efficiënte manier wordt toegepast en of er eventuele aanpassingen of uitbreidingen nodig zijn. Niettemin verwacht de zaakvoerder van Colac dat uit deze analyse weinig spectaculaire pijnpunten naar voor zullen komen. “Lisa voldoet perfect aan de gestelde verwachtingen,” legt hij uit. “De investering heeft zich intussen al dubbel en dik terugbetaald...
Foto's Colac