Een geslaagd partnership - Tien jaar ‘LISA’ bij Delino
Bij Claerhout Computer Engineering staat een wisselwerking met de klant centraal. Alle input van de gebruikers wordt zorgvuldig geanalyseerd en, indien algemeen bruikbaar, in het ERP-pakket ‘LISA’ verwerkt. Op die manier blijft de standaardapplicatie evolueren, waardoor ze continu inspeelt op nieuwe trends en behoeften die aan de voedingsindustrie eigen zijn. Eén van de klanten die in dit verhaal een hoofdrol speelt, is Delino. Want deze sauzenfabrikant heeft de strategie van CCE goed begrepen: al sinds 2000 zorgt ze als kritische gebruiker voor een continue input. En daar zijn alle betrokken partijen alleen maar beter van geworden…
Eind jaren zestig besloot het slagerskoppel Guido Denys en Marleen Dejaegher om zich op de fabricatie van sauzen toe te leggen. Dochter Evelyn Denys: “De aanleiding hiertoe was eigenlijk vrij futiel: een klant had gemeld dat de americain préparé niet altijd hetzelfde smaakte, en mijn vader vond dat niet kunnen. Vandaar dat hij startte met de aanmaak van zijn eigen saus om dit product te bereiden. Niet lang daarna begon hij eveneens mayonaises en tomatensauzen te maken, die hij ook aan collega-slagers verkocht.” Omdat de fabricatie van sauzen een steeds groter aandeel van de activiteit innam, werd al snel een apart gebouw in gebruik genomen. Maar door de sterke groei in de vraag naar deze producten, barstte dit pand al snel uit zijn voegen. Evelyn Denys: “Aangezien mijn ouders flink wat perspectief in deze activiteit zagen, besloten ze om in 1986 hun slagerij over te laten en zich helemaal op de fabricatie van sauzen toe te leggen. Hiertoe kochten ze in het industriepark ’t Walletje in Knokke-Heist een stuk grond waar ze een productiefaciliteit lieten bouwen.” Delino veroverde in razendsnel tempo de markt van slagers, traiteurs, horeca, grootkeukens en industriële klanten. Helaas mocht Guido Denys niet lang van het succes van zijn onderneming genieten, want in 1996 overleed hij. De familie bleef echter niet bij de pakken zitten, want dochters Stefanie en Evelyn besloten, ondanks hun jonge leeftijd, het roer van de firma over te nemen. En ze deden dat op een indrukwekkende manier. Want sindsdien is Delino uitgegroeid tot een toonaangevende sauzenfabrikant. De firma biedt intussen een 150-tal recepturen koude en warme sauzen, alsook vinaigrettes, die in verpakkingen van 300 ml tot containers van 1.000 liter aan de klanten worden aangeboden. Inmiddels werken er, afhankelijk van het seizoen, 25 tot 30 personeelsleden en is de site al drie keer uitgebreid tot een grondoppervlakte van een goede 12.000 m2.
Op zoek naar de perfecte ERP-leverancier
Opgegroeid in het tijdperk van de informatica is het niet onlogisch dat de jonge zaakvoerders ook al snel de kaart van de informatisering trokken. Evelyn Denys: “Eind jaren negentig werkten we nog in een DOS-omgeving die heel erg beperkt was op het vlak van rapporteringen. Om onze business in goede banen te leiden, vonden we het echter nodig om een goed zicht op het bestel- en betaalgedrag van onze klanten te krijgen. Vandaar dat we hebben besloten om in een echt ERP-pakket te investeren.” Maar Delino wilde niet met eender wie in de boot stappen en besteedde flink wat tijd aan haar zoektocht naar de perfecte applicatie en aanbieder. “De implementatie van een dergelijke oplossing heeft verregaande gevolgen, en dit zowel op financieel als operationeel vlak,” legt Evelyn Denys uit. “Vandaar dat we niet alleen naar een pakket zochten dat perfect op onze vereisten inspeelde en met de zaak kon meegroeien, maar ook naar een aanbieder die voldoende solide was om ons een jarenlang partnership te garanderen. Door ons oor bij diverse voedingsproducenten te luister te leggen, zijn we bij verschillende ERP-leveranciers terechtgekomen. Maar al vrij snel hadden we door dat CCE voor ons de geknipte partner was. Want dit bedrijf was solide en goed gestructureerd, het beschikte toen al over heel adequate medewerkers met een flinke dosis knowhow over ERP in de voedingsindustrie, en zaakvoerder Geert Claerhout hanteerde een filosofie waarin we ons heel erg konden vinden: no-nonsense en het streven naar een intense wisselwerking tussen aanbieder en gebruiker. Maar ook ‘LISA’ kon ons erg bekoren. Het was specifiek op de typische eigenheden van de voedingsindustrie afgestemd, kon modulair worden geïmplementeerd, was erg gebruiksvriendelijk en bood heel wat rapporteringsfunctionaliteiten. Vandaar dat we niet lang hebben geaarzeld om van ‘LISA’ het kloppende hart van Delino te maken.”
Stapsgewijze implementatie
In 2000 werd gestart met de eerste fase van de implementatie. Jan Claerhout, projectleider/consultant CCE: “Omdat Delino vooral een centralisatie van haar administratie nastreefde, hebben we ze aangeraden om met de modules boekhouding en verkoop te beginnen. Op die manier verkreeg de sauzenproducent met één druk op de knop de factuur per bestelbon. Vervolgens implementeerden we de module aankoop, zodat Delino niet alleen een beter zicht op haar kosten kreeg, maar tevens via ‘LISA’ de benodigde kwaliteitscontroles op de recepties kon doen. Een volgende stap was de module kostprijsberekening. Want tot dan werden de gegevens hiertoe vanuit ‘LISA’ naar een ander systeem geëxporteerd, wat natuurlijk tijdrovend was en tot fouten leidde. Nu heeft Delino steeds correcte en up-to-date kostprijzen, wat in tijden van wijzigende grondstof- en energieprijzen bijzonder belangrijk is. Vervolgens werd de module voorraad opgestart. Aansluitend is ook de registratie en opvolging van leeggoed op niveau van containers opgestart. Tenslotte zijn we begin dit jaar begonnen met de implementatie van de module productie.” Evelyn Denys: “Onze omzet is sinds 1996 verdubbeld, terwijl het productgamma is verviervoudigd. Dit heeft er natuurlijk voor gezorgd dat onze planning alsmaar moeilijker is geworden. Het systeem dat we daarvoor gebruikten, kon de groei niet meer volgen. En we wilden ook minder afhankelijk van onze personeelsleden zijn, want veel van de kennis over productieplanning zit bij enkele medewerkers. Wanneer zij ziek worden, is dat een kleine ramp. Vandaar dat het ons maar evident leek om ‘LISA’ voor deze activiteit in te zetten.” Eens de module productie volledig operationeel is, zal de cirkel verder worden gesloten met de tracering van alle productiestappen (iets wat vandaag nog op papier gebeurt). Tevens is het de bedoeling om scanners in de expeditie te introduceren.
Hoe werkt het systeem?
De bestellingen komen binnen en worden in ‘LISA’ geëncodeerd. Het ERP-pakket gaat automatisch na of er voldoende product in voorraad is. Indien dat het geval is, wordt meteen een pickingbon afgedrukt. Anders maakt het ERP-pakket een werkordervoorstel in de productieplanning (gebeurt per week) op. Wanneer de batches klaar zijn, wordt op kantoor in ‘LISA’ ingegeven wat er precies werd geproduceerd, waarna de applicatie automatisch de pickingbons genereert en de voorraden up-to-date maakt. Eenmaal de bestellingen klaar staan, wordt dit in het ERP-pakket ingegeven, waarna de factuur en de benodigde transportdocumenten worden afgedrukt.
Wanneer de batches klaar zijn, wordt op kantoor in ‘LISA’ ingegeven wat er precies werd geproduceerd, waarna de applicatie automatisch de pickingbons genereert en de voorraden up-to-date maakt.
Een echt partnership
Ondanks het feit dat Delino een erg kritische klant is, blijken de twee zaakvoerders uitermate tevreden over het systeem en de aanbieder te zijn. “We kunnen niet zeggen dat alles altijd van een leien dakje is gelopen,” zegt Evelyn Denys. “Vooral de eerste fase valt niet te onderschatten, omdat er veel geparametriseerd moet worden. Tevens heeft het pakket wel haar implicaties op de manier van werken en moet je de applicatie natuurlijk onder de knie krijgen. Maar CCE vangt alle problemen en vragen heel goed op, met als resultaat dat we ‘LISA’ heel snel konden gebruiken. Het feit dat het pakket modulair op te bouwen valt, is in dit opzicht natuurlijk ook een pluspunt. Want het laat toe om de gebruikers stap voor stap aan de nieuwe functionaliteit te laten wennen. In elk geval zouden we niet meer zonder ‘LISA’ kunnen en vinden we de investering in zo’n oplossing meer dan gerechtvaardigd. De integratie heeft ons flink wat tijdswinst opgeleverd, er gebeuren veel minder fouten en de ERP-applicatie zorgt voor enorme rapporteringsmogelijkheden. Vooral dat laatste is volgens mij van onschatbare waarde omdat je een perfect zicht op ver- en aankoop krijgt, wat toelaat om beter te onderhandelen. Je kunt tevens je rendement berekenen, waardoor je tijdig kunt ingrijpen. ‘LISA’ omvat eveneens een ver doorgedreven systeem om op verschillende manieren promoties en kortingen toe te kennen, wat tijdswinst en tevreden klanten oplevert. Ook de historiek van de prijsevoluties van de leveranciers zijn voor mij van groot belang, want op die manier kan ik simulaties naar de toekomst maken. Een ander pluspunt is de ‘bill of materials’ die toelaat om bepaalde informatie al dan niet zichtbaar voor bepaalde partijen te maken.” Maar Delino is niet alleen erg tevreden over ‘LISA’. Ook over de samenwerking met CCE spreekt Evelyn Denys zich uitermate lovend uit. “Wat ik erg positief vind, is dat je altijd één aanspreekpunt hebt. Deze persoon leert het bedrijf zo goed kennen dat hij op den duur aan een half woord genoeg heeft om te begrijpen wat onze vraag is. En omdat wij het pakket ook steeds beter leren kennen, is er een erg interessante wisselwerking ontstaan. We zijn een kritische gebruiker die zelf het initiatief neemt om voorstellen tot uitbreiding van de functionaliteit binnen het standaardpakket naar CCE te formuleren. Hierbij weten we vaak dat het niet mogelijk zal zijn om de aanpassing meteen door te voeren, maar de ervaring heeft ons geleerd dat er wel degelijk naar ons wordt geluisterd. Want in een volgende release vinden we vaak heel wat extra functionaliteit terug, die ons toelaat om nog efficiënter te werken. En dit is wat ik als een echt partnership ervaar: door elkaar input te geven, slagen we erin om allebei te groeien…