Vondelmolen
Industriële bakkerijen
Vondelmolen implementeert ERP-pakket LISA - “CCE denkt pragmatisch met ons mee”
De bedrijfscultuur van Vondelmolen is perfect vergelijkbaar met de peperkoek die de onderneming al honderdvijftig jaar produceert: recht door zee, no-nonsense. Het is een cultuur waar de aanpak van ERP-leverancier CCE perfect bij aansluit. Begin dit jaar stapte Vondelmolen met succes over op het ERP-pakket LISA.
Sinds 1867 maakt Vondelmolen peperkoek en peperkoekproducten. Doorheen de jaren is het familiebedrijf uit Lebbeke uitgegroeid tot de grootste peperkoekproducent van het land en de nummer drie in Europa. Vandaag staat de vijfde generatie aan het hoofd van de onderneming. Zij waakt niet alleen over de aloude familierecepten, maar ook over de basisfilosofie van Vondelmolen: de traditie van een lekker en gezond product, gecombineerd met een moderne bedrijfsvoering. Zo was Vondelmolen de eerste leverancier van biopeperkoek in Europa. Vondelmolen telt gemiddeld 75 medewerkers in een tweeploegensysteem. Zij produceren een breed assortiment onder de merknamen Vondelmolen en Couque Dinant, maar ook onder private label. “Peperkoek is een erkend streekproduct”, zegt general manager Jo Dekeyzer. “We bieden een product met een grote authenticiteit. De roots van peperkoek gaan terug tot de Oudheid.” Bij Vondelmolen gebeurt de productie nog altijd met een recept van ruim honderd jaar geleden. De basis bestaat uit roggebloem en suikerstroop of honing. Kleurstoffen en smaakstoffen komen er niet aan te pas.
Het assortiment van Vondelmolen is beschikbaar in tal van verschillende verpakkingen en uitvoeringen. Alles samen gaat het om ongeveer driehonderd verschillende referenties: van de traditionele voorgesneden peperkoek van een halve kilogram, tot voorverpakte porties van twee sneetjes, met of zonder extra parelsuiker, met nootjes, met stukjes gedroogd fruit, enzovoort. Vondelmolen levert aan de retailers en speciaalzaken, foodservicebedrijven en de gastronomie, waar onder meer bakkers en chocolatiers de peperkoek gebruiken als ingrediënt bij bereidingen. “De Belgische markt is uiteraard heel belangrijk voor ons”, zegt Jo Dekeyzer, “maar we exporteren ook, onder meer naar Nederland, Frankrijk, Italië en Spanje, maar ook naar landen als Japan en Algerije.” De export vindt doorgaans onder private label plaats. “De voorbije vier jaar is de export gestegen met 45 procent. Zowat 60 procent van onze totale productie is intussen voor het buitenland bestemd.”
Prijs, kwaliteit én ingesteldheid
Op 4 januari 2016 stapte Vondelmolen over op het ERP-pakket LISA van CCE. Aan die big bang ging een grondige voorbereiding vooraf. Vondelmolen had al een kleine tien jaar ervaring met ERP. “We zijn destijds gestart met een pakket”, vertelt operations manager Jef Dierckxsens, “maar zijn al snel van de standaard afgeweken. Doorheen de jaren kwamen er voortdurend uitbreidingen bij. Er kwam ook veel maatwerk bij kijken.” Op de lange duur zorgde dat voor een omgeving die geen stabiliteit meer bood. Het systeem bleek bovendien totaal niet transparant. Wanneer de medewerkers informatie moesten opzoeken, bleek dat in de praktijk vaak een lastig en tijdrovend karwei. “We konden zo echt niet verder”, zegt Jo Dekeyzer. “Vandaar het idee om in één keer met een propere lei te beginnen.” Vondelmolen vroeg drie ERP-leveranciers met ervaring in de voedingssector om een voorstel te formuleren voor de complete omgeving: van productie, verkoop en logistiek, tot alle financiële processen.
“We hebben niet alleen de prijs en kwaliteit van de voorstellen afgewogen”, stelt Jo Dekeyzer. “Voor ons was het ook heel belangrijk dat het op het persoonlijke vlak zou klikken tussen onze medewerkers en die van de ERP-leverancier.” Vondelmolen betrok daarom ook het team van key users bij het selectieproces. “De voorkeur voor CCE was bij onze mensen erg groot. De reden daarvoor was heel duidelijk. CCE dacht van bij de start pragmatisch met ons mee, in functie van de best passende oplossing.” Het is een aanpak die bij Vondelmolen meteen voor vertrouwen zorgde. Jef Dierckxsens: “We wilden graag een partner die zou luisteren naar onze vragen. Bovendien is CCE zelf de producent van de software. We hadden het gevoel dat een vergelijkbaar rechtstreeks contact veel moeilijker ligt bij de verdelers van de grote buitenlandse pakketten.” Voor Vondelmolen was dat een belangrijk argument, ook al omdat er veel op het spel stond. Jo Dekeyzer: “We hebben alle processen herbekeken, alles in vraag gesteld en gestroomlijnd. Dan voel je je zekerder wanneer je niet zomaar met een dealer, maar rechtstreeks met de constructeur van de software in zee gaat.”
Het nieuwe systeem biedt ons een oplossing voor self-monitoring, op basis van informatie die we zelf in het systeem stoppen.
Transparantie brengt rust
Na nieuwjaar draaide Vondelmolen de knop volledig om en nam LISA in gebruik. Het bedrijf ging daarbij met een heel brede basis van start, met onder meer aankoop, verkoop, productie met touchscreens in alle afdelingen, voorraadbeheer met RF, tracering en financieel beheer. Die basis zorgde meteen al voor betere resultaten, dan het oude systeem, met een stabiele werkomgeving, een vlottere opvolging op de vloer en een soepele logistiek. “Uiteraard was het een spannende en intensieve periode”, zegt Jef Dierckxsens, “maar de nieuwe omgeving draaide wel meteen stabiel. Zo kwam er opnieuw rust in het bedrijf.” Dat is onder meer het gevolg van de nieuwe graad van transparantie die LISA met zich meebrengt. Jo Dekeyzer: “Het nieuwe systeem biedt ons een oplossing voor self-monitoring, op basis van informatie die we zelf in het systeem stoppen. Dat is het mooie aan ERP: je weet op ieder moment perfect wat er gebeurt.” Dat zorgt voor tijdwinst en meer efficiëntie. “Het gaat erom dat iedereen nu over dezelfde zaken spreekt. Er is één geïntegreerd systeem, met één versie van de waarheid.” ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Maar Vondelmolen haalt niet alleen voordeel uit één geïntegreerd systeem. Het bedrijf heeft het ook over Enterprise Resource Communication. Jef Dierckxsens: “We zitten met het systeem op de vloer. We produceren een breed assortiment. Dat moet je correct kunnen opvolgen en aanbrengen bij de medewerkers. LISA biedt op die manier ook ondersteuning aan de operatoren op de vloer.” Opvallend detail: van weerstand tegen de komst van de nieuwe oplossing was hier op geen enkel moment sprake. Jef Dierckxsens: “Integendeel, de medewerkers wilden maar wat graag naar een nieuw pakket overstappen. Die betrokkenheid vormde mee de basis die een big bang mogelijk maakte.” De komende maanden zal Vondelmolen het gebruik van LISA verder uitbouwen. Jo Dekeyzer: “De nieuwe omgeving heeft ons alvast de nodige wendbaarheid gegeven. Mochten we in de komende tijd opnieuw voor een overname staan, dan kunnen we die in LISA makkelijk opvangen.”
Foto's Marc Masschelein