Meubar
Diverse
Meubelfabrikant Meubar implementeert ERP-oplossing en koppelt daaraan een systeem van barcodescanning
Jonge mensen betaalbaar meubilair verkopen, dat is het uitgangspunt van de West-Vlaamse meubelfabrikant Meubar. Een niet zo evident devies in een markt die moet opboksen tegen de sterke concurrentie uit Oost-Europa en China. Naast het zoeken naar alternatieven voor massieve meubelstukken, bieden ook automatisering en barcoding soelaas tegen de hoge prijzendruk. Eind 2003 implementeerde Meubar de ERP-software LISA van Claerhout Computer Engineering (CCE) en koppelde daaraan zijn automatisch identificatiesysteem. Een goed jaar later werpt de oplossing de eerste vruchten af.
Meubar is ongeveer vijftig jaar actief als fabrikant van meubels en heeft een internationaal klantenbestand. Wel puurt het bedrijf nog steeds de helft van haar omzet uit de thuismarkt. Klanten zoals Weba en Gaverzicht zijn daar de referentie. Tot enkele jaren geleden leverde Meubar klassieke, massieve meubels af, maar door de prijzenoorlog in de meubelsector, is de onderneming overgeschakeld op de productie van spaanplaatmeubelen, die weliswaar de massieve look behouden. Een goede beslissing volgens Steven Verraes, gedelegeerd bestuurder bij Meubar.
S. Verraes: “Europa en ook België was gekend voor de massieve houten meubels, maar de laatste jaren is er enorm veel import vanuit het Oosten. Ze hebben niet enkel loonkostvoordelen, maar ook de grondstof, bomen, brengen ze niet in rekening. Het gros van de Belgische meubelfabrikanten is ten onder gegaan aan die concurrentie. Dat de geïmporteerde meubelen veel barsten en kleurverschillen vertonen, lijkt de consument niet te deren, terwijl hij dat van een Belgisch meubel niet zou pikken. Wij proberen de concurrentie van antwoord te dienen door de massieve meubels in spaanplaat te kopiëren. Dat kost ons de helft van het oorspronkelijke bedrag, waardoor we dezelfde prijs kunnen zetten als onze Oosterse collega’s. Het grote verschil is dat wij wel kwaliteit en service garanderen. Herstellingen leveren we binnen de twee weken, een container naar China is twee maanden onderweg.”
Een andere aanpak
De meubelfabrikant groeide de voorbije jaren gestaag en kampt daardoor met een acuut plaatsgebrek. De doorlooptijd tussen order en leveren is vier maanden, omdat de verpakkingsdivisie te krap behuisd is. Meubar besteedde al voor 115 miljoen euro productie uit aan derden om de capaciteitsproblemen het hoofd te bieden. Ook het magazijn kan de verhoogde productie niet aan zodat de verschillende meubeldelen momenteel kriskras doorheen de fabriek worden gestapeld. Uitbreidingsplannen zijn er, maar de goedkeuring van de bouwvergunning laat op zich wachten. Gelukkig zorgt het nieuwe barcode- en ERPsysteem ervoor dat het overzicht bewaard blijft.
S. Verraes: “In tegenstelling tot vroeger zijn de meubels die we vandaag produceren consumptiegoederen geworden met beperkte levensduur. We zijn zeer gevoelig voor trends en moeten dus continu nieuwe modellen lanceren, wat het aantal referenties vertwintigvoudigde. Neem daar ook nog eens de verdubbeling van onze omzet op een paar jaar tijd bij en u begrijpt dat we uit onze voegen barsten. Ook de productiefilosofie werd veranderd. Van de klassieke make-to-stock in grote series schakelden we over naar een productie met een klantorderontkoppelpunt. De binnenkomende grote platen worden door automatische gestuurde machines op basis van de gemiddelde vraag verzaagd tot panelen. Vervolgens blijven deze panelen in een buffervoorraad op de vloer tot de productie verder loopt op basis van klantenorders. Een goedwerkend systeem aangezien nogal wat meubels uit dezelfde onderdelen zijn samengesteld. Deze werkwijze zorgt niet alleen voor meer flexibiliteit, het laat ook toe de voorraad eindproducten drastisch te reduceren. We blijven hierin verder denken met als doelstelling de voorraad op het ontkoppelpunt zo generiek mogelijk te houden, waardoor we ook dit stockniveau naar beneden krijgen. Op basis van het order werken we de planken verder af en verpakken de afgewerkte producten”.
Het plaatsgebrek zorgt ervoor dat iedere vrije vierkante meter staat volgestouwd met afgewerkte producten. Een chaotische opslag die enkel mogelijk is wanneer ze wordt ondersteund door een applicatie. S. Verraes: “Zonder automatisering zou deze groei niet mogelijk zijn. Labelling is eveneens een belangrijk onderdeel, zeker omdat veel verschillende producten identiek zijn verpakt en er visueel weinig onderscheid is. Labelling op zich vergt naar mijn mening nog te veel energie, maar het is een noodzaak”.
Flexibel automatiseren
Om op order te kunnen werken is snelheid belangrijk. We moeten snel productwissels kunnen doorvoeren en daarbij weten waar en of alle onderdelen aanwezig zijn. Het vroegere systeem van softwarehuis Centaur, werkte te traag, wat Meubar noopte op zoek te gaan naar een andere oplossing. S. Verraes: “De reactiesnelheid bij het Centaursysteem was te laag. Het uitrekenen van de materiaalbehoefte duurde makkelijk de hele nacht. Bij elke stap in het productieproces scannen we de onderdelen wat in de praktijk neerkomt op vijf miljoen scans. We hadden dus een database nodig die al die gegevens snel kan verwerken. Progress bood ons de geschikte oplossing.”
Bij de pakketselectie stelde de meubelfabrikant twee eisen: de oplossing moest een productconfigurator bevatten en een geïntegreerde transportmodule.
De meeste softwarehuizen bieden enkel losstaande transportmodules aan. Wij waren echt op zoek naar een geïntegreerd pakket, zodat interfacing niet nodig is. CCE kon ons dit aanbieden. Er werd eveneens een stukje maatwerk geschreven dat ons in staat stelt op elk moment te kunnen beslissen of we zullen inkopen, dan wel zelf produceren. Het maatwerk wordt als standaardfeature aangeboden bij een volgende release, wat ons een voordeel biedt bij volgende upgrades.
Tijdens het implementatietraject is zowel de hardware als de software vervangen. Grote problemen zijn er niet gerezen en als er al iets mank liep, was dat meestal te wijten aan menselijke fouten. Iedereen in het bedrijf werd geconfronteerd met het nieuwe systeem en het was dan ook even wennen. S. Verraes: “In het nieuwe systeem moet iedereen de discipline opbrengen om alles juist in te scannen of in te geven in de computer. Veel van onze medewerkers stonden in het begin zeer wantrouwig tegenover de nieuwe technologie, maar vandaag kunnen ze die niet meer missen. We krijgen ook steeds minder foutmeldingen omdat de mensen de routine hebben om met het systeem te werken. Een ander bijkomend voordeel is de vervangbaarheid van onze medewerkers. Als er vroeger iemand ziek was, hadden we een probleem, omdat enkel die persoon de afdeling kende en bijvoorbeeld een eigen planningssysteem had uitgebouwd. De verschillende afdelingen waren echt eilandjes op zich. Daar is nu een einde aan gemaakt, want automatisering vereist integratie.”
De materiaalbehoefteplanning (MRP) is geautomatiseerd maar het vrijgeven van de productieorders gebeurt manueel. Planning tegen eindige capaciteit is er momenteel niet, maar dat zou in de toekomst kunnen veranderen. De sterk manueel georiënteerde planning vloeit voort uit flexibiliteitsoverwegingen. S. Verraes: “Meestal produceren we series op een termijn van acht weken, maar als er veel werk is, verkleinen we de series om een snellere rotatie te verkrijgen. We willen ook zelf beslissen welke serie we eerst produceren. Soms krijgt een bepaalde klant voorrang op basis van commerciële aspecten. Commercieel denken is een gave die nog steeds niet is weggelegd voor een ERP-systeem.”
Het automatiseringsproject startte vier jaar geleden met een investering van tien miljoen euro. De focus lag hierbij op de automatisering van de machines op de productievloer, die setups uitvoeren zonder menselijke tussenkomst. Pas dan werd naar softwareoplossingen gekeken. S. Verraes: “We stonden vroeger weigerachtig tegenover automatisering. De flexibiliteit van de oplossingen is een grote troef, maar als er iets misloopt ligt je bedrijf lam. We werken wel met een dubbele switch en onze kabels liggen in een kring, zodat er zich al twee breuken zouden moeten voordoen, vooraleer ons systeem uitvalt. Maar toch. Hoe kritischer de activiteit naar customer service en leverbetrouwbaarheid, hoe later we hebben geautomatiseerd.”
Toch heeft het bedrijf de automatisering doorgedreven en is nu zeer tevreden over de keuzes. S. Verraes: “Bij de productie van duizend kasten komen we pakweg op het einde van de rit uit met een overschot van tien zijden en een tekort van honderd bodems. Er worden immers iets meer kasten ingepland omdat er tijdens de productie hier en daar planken worden beschadigd. Maar het aantal beschadigingen is niet voorspelbaar. Vroeger werden de productiefouten niet automatisch doorgegeven met stockbreuken als gevolg Vandaag kennen we alle gegevens en de voorraad, en kunnen zo anticiperen”.
Bij de inkomende goederenstroom wordt de leverbetrouwbaarheid van de leveranciers opgevolgd via exceptielijsten waarop enkel te late, onvolledige of foute leveringen voorkomen. Ook de dienst naverkoop profiteert van het systeem. S. Verraes: “Vroeger was er één iemand die alle herstellingen uitvoerde, maar in het nieuwe systeem worden de retours behandeld als normale bestellingen. Een retour volgt de hele routing. De retours staan eveneens op de laadlijst, zodat de mensen die de vrachtwagen laden zeker het herstelde product niet over het hoofd zien. Herstellingen zijn voor onze klanten nog belangrijker dan gewone orders en daar moet rekening mee worden gehouden.”
Te klein voor eigen IT-staf
Meubar heeft geen eigen informaticateam om het ERP-project op te volgen. Daarvoor doen ze een beroep op de diensten van CCE, die er voor zorgt dat er twee dagen per week een IT-medewerker bij de meubelfabrikant aanwezig is. S. Verraes: “Het zou gemakkelijk zijn om continu een deskundige in huis te hebben, maar een kosten-batenanalyse leert ons dat het voor een KMO financieel voordeliger is om op een externe partner beroep te doen. Door iedere dag met het ERP-systeem te werken, ontdekken we welke rapporten handig zouden zijn om uit de database te generen en hoe bestaande rapporten beter kunnen. Veel productiepakketten bieden gestandaardiseerde rapporten aan. Toch is maatwerk niet te vermijden, want ieder productiebedrijf volgt een andere logica.”
Is een ERP-implementatie wel ooit afgerond? De business verandert continu, de werkprocessen dus ook en het pakket moet volgen. S. Verraes: “De implementatie is pas afgerond en je hebt alweer nieuwe functionaliteiten voor ogen. Zo willen we een website ontwikkelen waarop onze klanten automatisch orders kunnen plaatsen. Via deze werkwijze sluipen er minder fouten in de orders en bovendien werkt het tijdsbesparend. Voor de aanmaak van onze website moeten we wel een half jaar tijd uittrekken, omdat de stuklijsten van de oude producten nog omgezet moeten worden. Het op poten zetten van correcte stuklijsten is ook het grootste werk gebleken bij onze ERP-implementatie. De creatie van een nieuw product, vergt ongeveer twee dagen werk. Op één of andere manier willen we hier eveneens automatisering doordrijven, alleen zal het opnieuw geen gemakkelijke opgave zijn. Een computer is een schitterend apparaat om eenvoudige handelingen meermaals uit te voeren, maar eenmalige complexe handelingen blijven een pijnpunt voor elke automatisering.