Fribona - "Standaard bood LISA alle functionaliteiten die we nodig hadden"
LISA BIJ FRIBONA
Fribona is gespecialiseerd in voorgegaarde diepvriesmaaltijden. Het bedrijf is gelegen aan de Vliegweg in Oostkamp. Fribona werd in 1960 gesticht door Omer Adriaens op de Vrijdagmarkt te Brugge. Hij startte met de verkoop van diepvriesproducten aan huis. Daarmee was hij de eerste in Europa. Gaandeweg begon hij met de productie van diepvriesmaaltijden en verschoof het accent naar sociale catering, dus B-2-B-klanten. In 1999 zette Fribona de home-service zelfs helemaal stop. De focus kwam op grootkeukens en foodservices te liggen. Een paar jaar later (2007) kwamen Marijke en Patricia, de twee dochters van Omer, aan het hoofd van de firma te staan. Vandaag is met Thomas en zijn broer Laurens ook de derde generatie aan de slag bij Fribona. Naar eigen productie toe werd de laatste jaren de gezondheidskaart getrokken. Thomas: “Ziekenhuizen willen vandaag meer dan ooit gezonde voeding aanbieden, op het door hen gewenste tijdstip. Fribona biedt daarop pasklare antwoorden. De maaltijden die we vandaag produceren, bevatten minder vet, minder suiker, enz. Bovendien bieden we ook meer en meer vegetarische gerechten aan.
Bij Fribona kozen ze zeker niet voor de makkelijkste weg toen ze op zoek gingen naar het allerbeste ERP-pakket voor hun voedingsbedrijf. Na een eerste selectieronde bleven er van de 10 kandidaten die hun product voorgesteld hadden nog drie over. Die 3 kandidaten werd enkele uitdagende scenario’s voorgeschoteld die ze tijdens een finale demoronde konden presenteren. De conclusie was overduidelijk: LISA van Claerhout Computer Engineering was voor Fribona de allerbeste keuze.
Thomas Theys, de kleinzoon van de stichter van Fribona, werd drie jaar geleden aangesteld om Fribona het nieuwe digitale tijdperk binnen te loodsen. Door voorafgaande professionele ervaringen was hij niet aan z’n proefstuk toe. “Fribona is een specialist in de productie van kant-en-klare levensmiddelen die zijn voorgegaard, in sneetjes of een andere toegevoegde waarde kregen in functie van de sociale catering (onderwijs, ziekenhuizen en bedrijfsrestaurants). Het gamma van Fribona covert een heel menu en varieert van aperitiefhapjes tot desserts. We denken daarbij aan paella, vol-au-vent, stoofvlees, soepen, kroketten, hamburgers, rollades, enz. Dit assortiment vullen we dan aan met handelsgoederen zoals diepvriesgroenten en desserts”, vertelt Thomas.
Het aanbod en de productie van Fribona is dus zeer uitgebreid. “Met het bestaande (sterk verouderde) IT-programma konden we geen kant meer op. Bij elke uitbreiding hadden we bijkomend maatwerk nodig. Na maatwerk op maatwerk te hebben toegepast, bleek onze leverancier niet meer in staat om ons nog verder te helpen. Dit noodzaakte ons om op zoek te gaan naar een nieuwe ERP leverancier met een standaardpakket, dat kon aanbieden wat wij nodig hadden.”
We zochten een standaard ERP-pakket en vonden dit in LISA, dat in zijn basisversie, aan al onze wensen tegemoet kwam! - Thomas Theys
EXTERNE HULP
De zoektocht naar een ERP-pakket startte met een interne studie. “We analyseerden welke spelers er op de markt waren binnen de ERP voedingsindustrie. We maakten een whishlist op en beslisten om een programma te zoeken waar van - dat lijstje - al veel functionaliteiten in het standaard pakket aanwezig waren. We schreven zo’n tiental partners aan. Elk bedrijf gaf ons een demo, waarna we – na intern overleg – drie kandidaten uitfilterden.” “Samen met een externe IT-consultant hebben we het keuzetraject dan verder gezet. Weer volgden drie uitgebreidere demo’s, die we nu elk met een groot aantal interne medewerkers bijwoonden. Uiteindelijk haalde LISA van CCE het.”
Bijzonder bij Fribona was dat veel medewerkers bij de keuze van het pakket betrokken waren. Thomas: “Het overleg met alle medewerkers kostte veel tijd en geld, maar dat was voor ons een basisattitude. We wilden niet van bovenaf iets doorduwen. We lieten de medewerkers op een informele manier kennismaken met het pakket. Ik ga ervan uit dat als je werknemers niet achter zo’n transformatie staan, je moeilijkheden krijgt. De meeste mensen werken hier al 20 jaar. Met het vorige pakket waren ze vertrouwd. Een nieuw ERP-pakket verandert hun manier van werken compleet. Het was voor ons uiterst belangrijk dat de introductie van LISA breed zou gedragen worden. Uiteindelijk was iedereen ervan overtuigd dat LISA het beste beantwoordde aan alle vooropgestelde eisen.”
IMPLEMENTATIE
In februari 2020 is de implementatie van LISA gestart. De coronapandemie strooide evenwel roet in het eten. Gevolg was dat alles door de lockdown van op afstand diende besproken te worden. Waar CCE normaal opteert voor optimaal face-to-face contact met de eindklant, gebeurde dit nu ‘remote’. In augustus 2020 was Fribona klaar met het verzamelen van de masterdata en flows. “Naast de implementatie van de standaard flows in LISA, zorgde de integratie met externe systemen voor een grote uitdaging binnen het project. Er was niet alleen een VoicePicking-systeem, maar ook een route optimalisatieprogramma, weegschalen op de vloer en een gloednieuwe webshop. Concreet betekende dit dat vier externe partijen samen met LISA ‘live’ moesten gaan”, vertelt Dieter Rutten van CCE “Omdat je op de goodwill en inzet van externe partners moet vertrouwen, maakt dit de planning toch iets ingewikkelder. Met de meeste partners hadden we wel reeds positieve ervaringen.”, gaat hij verder. “Fribona had ons gevraagd begin 2021 op te starten met alle modules. Daarnaast werd CCE ook gekozen voor het vernieuwen van de volledige serverinfrastructuur inclusief firewall. Een handvol uitdagingen die op alle fronten tegelijkertijd dienden te gebeuren.”
De VoicePicking in het diepvriesmagazijn werd feilloos op LISA aangesloten.
OPSTART
Op 1 januari 2021 ging, zoals afgesproken, LISA ‘live’. “Boekhoudkundig start dan het nieuwe boekjaar. Maar naar productie toe ligt dat wat moeilijker, want in december is het superdruk bij Fribona. De medewerkers hebben dan minder tijd om zich met de implementatie van het nieuwe ERP-programma bezig te houden”, legt Thomas uit. “Door corona was het nu iets minder druk. Veel bezoekersrestaurants in ziekenhuizen of schoolrestaurants waren bijvoorbeeld dicht. Dat was een geluk bij een ongeluk. Het vroeg van alle betrokken medewerkers toch nog veel inspanning en er zijn veel uren aan gespendeerd, maar we zijn er in geslaagd ieders verlof te respecteren.” Dieter: “De VoicePicking startte op 4 januari 2021 met een eerste levering voor de volgende dag. Alles verliep gesmeerd. De eerste week was er permanent iemand van CCE aanwezig bij Fribona om iedereen te begeleiden.” Thomas: “Vooraf was alles getest, maar eenmaal je ‘live’ gaat, merk je dat er toch nog andere scenario’s opduiken. Gelukkig konden we in december de verschillende modules stapsgewijs in gebruik nemen. Uiteindelijk liep het vlot en werden onvoorziene zaken onmiddellijk opgelost door CCE die ons constant begeleidde bij de golive. De deadlines werden perfect gehaald zoals afgesproken. Na een paar dagen was alle permanentie van CCE overbodig en werden de zaken intern gebufferd door de keyusers.”
MEERWAARDE
Thomas: “Nu we enkele maanden verder zijn, kan ik van op enige afstand dit proces overschouwen. Globaal ben ik supertevreden, omdat er geen maatwerk aan te pas kwam. De basisversie van LISA kwam tegemoet aan al onze wensen. De gedigitaliseerde facturen vind ik ook de max. Eén druk op de knop en alle facturen zijn verzonden. Hoe makkelijk is dat? Geen papier en verzending meer met de post. Dat bespaart tijd en geld.” “Net zo tevreden ben ik met de orderingave en het daaropvolgend proces, de VoicePicking, het voorraadbeheer, het berekenen van de route, de administratieve opvolging van de orderstatussen, het afdrukken van de afleveringsbonnen, enz. Het hele proces loopt overzichtelijk en een pak efficiënter dan vroeger. Het laat ons toe om na de bestelling de zaken beter te beheren. Indien gewenst of nodig, kunnen we zelf de processen binnen LISA wijzigen. Voor grotere aanpassingen kunnen we altijd nog beroep doen op het team dat bij ons de implementatie heeft gedaan. Ook de rapportering is erop vooruitgegaan. Die willen we straks nog koppelen aan Microsoft Power BI. En last but not least is de link met het etikettenprogramma BarTender een absolute meerwaarde. De etiketten zijn daardoor flexibel aan te passen aan de eisen van de onze klanten en dit op een eenvoudige manier!”
Voor de administratieve ploeg betekende LISA een serieuze verbetering, want alles loopt efficiënter en meer overzichtelijk.
TOEKOMST
Thomas: “Een ERP-pakket aankopen betekent een partnership voor vele jaren. Tussen beide partijen moet het klikken. Er moet een match zijn tussen de eigen bedrijfscultuur en die van de leverancier. Van bij de opstart merkten we eenzelfde visie. Het verder uitbouwen is dus verzekerd!” “Op termijn zullen we ook de productie verder digitaliseren. En dat zal een serieuze oefening inhouden.” Ook de toekomst van Fribona ziet er rooskleuring uit, want het bedrijf kreeg onlangs de goedkeuring om uit te breiden. Thomas: “Dit zal ons toelaten om de oppervlakte te verdubbelen naar 10.000 m2, met een flexibelere en efficiëntere productie als gevolg.”