Vanaf 1 januari 2026 worden gestructureerde elektronische facturen de norm voor b2b. LISA is future proof!
Op 20 februari 2024 is de regeling omtrent de verplichte elektronische facturatie met inwerkingtreding 1 januari 2026 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Het initiatief komt van minister van Financiën Vincent Van Peteghem, die zo de btw-kloof wil verkleinen en het administratieve beheer van bedrijven wil vereenvoudigen. Wat moet je hierover weten?
Wat is elektronische facturatie?
Het gaat om een gestructureerde elektronische facturatie waarbij verplicht gebruik gemaakt moet worden van het Europese netwerk PEPPOL, wat bij de lancering stond voor Pan-European Public Procurement. Vandaag is Peppol de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Dat is een goed zaak. Het versturen en ontvangen zelf doe je via een access point. Je kan dit netwerk beschouwen als een soort ‘telefoonnetwerk voor facturen’. Om je ontvanger een bericht te sturen, heb je enkel zijn of haar unieke Peppol-ID nodig. Die ID kan je vergelijken met een telefoonnummer. Ook wanneer je ontvanger verandert van service provider of access point, blijft hij of zij, net als bij een telefoonnummer, bereikbaar via hetzelfde, unieke Peppol-ID. Bedrijven kunnen veilig facturen naar elkaar sturen via unieke identificatienummers (‘Peppol-ID’s’).
De elektronische facturen zullen opgemaakt worden volgens het standaardprotocol UBL. Een e-factuur is dus niet louter een ingescande papieren factuur of een pdf-versie ervan. Concreet gaat het om XML-bestanden die opgebouwd zijn volgens een universele structuur, de Universal Business Language of UBL. Dit bestand wordt automatisch gegenereerd en verwerkt zonder menselijke handelingen. Facturen worden automatisch verstuurd naar andere ondernemingen en worden daar automatisch ontvangen en gelezen. Andere administratieve zaken, zoals verwerking in het boekhoudsysteem LISA FIN, gaan automatisch. Vandaar dat we spreken over gestructureerde elektronische facturen of GEF’s en biedt verschillende voordelen, waaronder kostenbesparing, verhoogde efficiëntie, verminderde fouten en een snellere verwerkingstijd. LISA is UBL-ready!
Wat heb ik nodig om aan de nieuwe verplichtingen van elektronische facturatie te voldoen?
- Toegang tot het Peppol-netwerk, welke volgens het principe werkt “Connecteer één keer, connecteer naar iedereen”.
- LISA ERP uitgerust met invoiceformaat UBL 2.1
- Verstuur of ontvang je facturen via EDI? Ja. Dan werk je per definitie al elektronisch. In LISA verloopt dit al via deze UBL 2.1 standaard waardoor je perfect op dezelfde manier zal kunnen blijven factureren.
- Voor niet-EDI verkoopfacturen zal je je factuur via het PEPPOL-netwerk moeten versturen. Met de nieuwste versie van ons ERP-systeem LISA 24 zal deze mogelijkheid standaard voorzien zijn. Voor oudere LISA-versies werken we aan een upgrade om dit mogelijk te maken.
- Wil je ook je aankoopfacturen, die je elektronisch ontvangt van je leveranciers, automatisch in je boekhouding verwerken, dan heb je ook een documentverwerkingstool nodig om uw facturen in te lezen en te verwerken in de boekhouding. Elektronische aankoopfacturen kunnen in LISA ingelezen worden via de connectie met verschillende OCR-partners en Peppol service providers, zoals Billit.
Hoe kan ik me voorbereiden op e-invoicing?
Ons CCE-team is er voor je. Wij helpen jou met de nodige stappen voor deze omschakeling. Met LISA zit je meer dan goed. Nu de deadline nadert, komt het erop aan die grote technologische transitie goed voor te bereiden. Zet vandaag al de stap naar e-facturatie. Zo kan je in alle rust en zonder deadlinestress digitaal factureren volgens de nieuwe wettelijke verplichtingen. Sowieso kan je al een voorbereiding starten door de contactpersonen en e-mailadressen te verzamelen bij jullie klanten waarnaar de elektronische factuur moet worden verstuurd. Contacteer je klantverantwoordelijke om het proces te starten. Zo is jouw LISA-versie helemaal future proof!
Fiscale gunstmaatregel voor verplichte elektronische facturatie
Verhoogde kostenaftrek van 120%
- Voor welke kosten?
De fiscus voorziet een verhoogde investeringsaftrek van 20 procent voor de kosten voor jouw PEPPOL e-facturatiesoftware. Deze gunstmaatregel geldt alleen en uitsluitend voor de rechtstreekse kosten die betrekking hebben op het voorbereiden van het voldoen aan de verplichting om vanaf 2026 via het zgn. PEPPOL-netwerk te factureren aan jouw professionele klanten. Denk hier bijvoorbeeld aan abonnementskosten, de kosten voor facturatieprogramma’s waar je jouw elektronische facturen kan maken, verzenden en ontvangen, alsook de advieskosten die specifiek worden gemaakt voor de voorbereiding of operationalisering van de e-facturering.
De verhoogde fiscale aftrek geldt dus niet voor investeringen in software en de bijhorende afschrijvingen hierop.
- Wie geniet van dit voordeel en hoelang is deze maatregel geldig?
Een tijdelijke regeling voor kleine vennootschappen en eenmanszaken die in werking treedt voor de boekjaren die ten vroegste beginnen op 1 januari 2024. En wordt weer buiten werking gesteld voor boekjaren die ten vroegste beginnen op 1 januari 2028.
Verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen van 20%
Zoals hierboven gezegd geldt de verhoogde kostenaftrek niet voor afschrijvingen. Vanaf 1 januari 2025 zal het basistarief van de investeringsaftrek worden verhoogd naar 20% voor digitale vaste activa. Hiermee worden kosten voor software en apparatuur ter ondersteuning van ‘digitale betalings- en facturatiesystemen’ bedoeld.
Door nu al de nodige stappen te ondernemen voor PEPPOL, ben je dus niet alleen tijdig in orde maar kan je ook heel wat geld uitsparen. Een win-win, toch?
Het advies van onze experts is duidelijk: “Start nu al met de voorbereidingen en laat ons je begeleiden. Wij zijn er om jou te adviseren en te helpen bij het zetten van de juiste stappen!