Delino
Epices, sauces et condiments
Un partenariat réussi -‘LISA’ et Delino, dix ans déjà
Claerhout Computer Engineering met un point d’honneur à interagir avec le client. Toutes les entrées des utilisateurs sont soigneusement analysées et, si elles sont exploitables en général, sont intégrées dans le progiciel ERP ‘LISA’. De la sorte, l’application standard continue à évoluer, lui permettant de répondre en permanence aux tendances et besoins qui sont propres à l'industrie alimentaire. Un des clients qui joue un rôle principal dans cette histoire est assurément Delino. Car ce fabricant de sauces a bien compris la stratégie de CCE : depuis 2000 déjà, il apporte un input continu en tant qu’utilisateur critique. Et toutes les parties concernées en sortent gagnantes...
Fin des années soixante, le couple de bouchers, Guido Denys et Marleen Dejaegher, décida de se consacrer à la fabrication de sauces. Leur fille, Evelyn Denys, raconte : « Le motif de cette décision était en fait relativement futile : un client s’était plaint que l’américain préparé n’avait pas toujours le même goût et mon père pensait que ça ne devait pas arriver. Il se mit donc à réaliser sa propre sauce pour préparer ce produit. Peu de temps après, il commença aussi à faire des mayonnaises et des sauces à base de tomates qu’il revendait également à des confrères bouchers. » Comme la fabrication des sauces occupait une part toujours plus grande de l'activité, il exploita très rapidement un bâtiment séparé à cet effet. Mais l’augmentation rapide de la demande de ces produits fut telle que même ce bâtiment devint trop exigu. Evelyn Denys : « Mes parents ayant perçu le potentiel de cette activité, ils décidèrent en 1986 de remettre leur boucherie et de se lancer complètement dans la fabrication de sauces. À cette fin, ils achetèrent un lopin de terre dans le zoning industriel ’t Walletje de Knokke-Heist, où ils firent construire un site de production. » Delino conquit très rapidement le marché des bouchers, des traiteurs, de l’horeca, des collectivités et des clients industriels. Malheureusement, Guido Denys ne put profiter longtemps du succès de son entreprise car il décéda en 1996. Plutôt que de tout laisser tomber, les filles, Stefanie et Evelyn, décidèrent de reprendre le flambeau malgré leur jeune âge. Et elles le firent avec brio. Car depuis, Delino se profile comme un fabricant de sauces innovant. L’entreprise propose en effet environ 150 recettes de sauces froides et chaudes ainsi que des vinaigrettes, qui sont proposées aux clients dans des conditionnements allant de 300 ml à des conteneurs de 1.000 litres. Dans l’intervalle, la firme occupe entre 25 et 30 personnes selon la saison tandis que le site a déjà été agrandi trois fois pour atteindre aujourd’hui une surface au sol de 12.000 m².
À la recherche du fournisseur ERP parfait
Les jeunes gérantes ayant grandi à l’ère de l’informatique, il n’est guère surprenant d’apprendre qu’elles jouèrent très vite la carte de l'informatisation. Evelyn Denys : « Fin des années nonante, nous travaillions encore dans un environnement DOS qui était vraiment très limité en matière de reporting. Pour mettre notre business sur orbite, nous trouvions essentiel d’avoir un aperçu clair des commandes et paiements de nos clients. C’est pourquoi nous avons décidé d’investir dans un véritable progiciel ERP ». Mais Delino ne voulait pas s’acoquiner avec n’importe qui et consacra pas mal de temps à la recherche de l’application et du fournisseur parfaits. « L’implémentation d’une telle solution a des conséquences extrêmes, et ce, tant au plan financier qu'opérationnel », explique Evelyn Denys. « C’est la raison pour laquelle nous recherchions non seulement un progiciel qui répondait parfaitement à nos exigences et pouvait croître avec l’entreprise, mais aussi un fournisseur suffisamment fiable pour nous garantir un partenariat pendant plusieurs années. En discutant avec divers producteurs alimentaires, nous avons rencontré différents fournisseurs ERP. Mais très rapidement, nous avons saisi que CCE était le partenaire idéal pour nous. Car cette société était fiable et bien structurée, elle disposait alors déjà de collaborateurs très compétents ayant une sacrée dose de connaissance en matière d’ERP dans l’industrie alimentaire et l'administrateur Geert Claerhout appliquait une philosophie qui nous convenait à merveille : le no-nonsense et la recherche d’une collaboration intense entre fournisseur et utilisateur. Mais ‘LISA’ était également parvenu à nous séduire. Il était spécifiquement adapté aux propriétés typiques de l’industrie alimentaire, offrait une excellente modularité dans sa mise en œuvre, était très convivial et renfermait énormément de possibilités de rapport. Nous n’avons donc pas hésité longtemps à faire de ‘LISA’ le moteur de Delino ».
Implémentation progressive
En 2000, la première phase de l’implémentation démarrait. Jan Claerhout, chef de projet/consultant CCE : « Comme Delino recherchait surtout une centralisation de son administration, nous avons recommandé de commencer par les modules comptabilité et vente. De cette manière, le producteur de sauces recevait la facture par bon de commande d'une simple pression sur un bouton. Ensuite, nous avons implémenté le module achat de sorte que Delino profitait d'un meilleur aperçu de ses coûts, mais pouvait également effectuer les contrôles de qualité nécessaires sur les réceptions via‘LISA’. L’étape suivante fut le module de calcul du prix de revient. Car jusqu’alors, les données à cet effet étaient exportées de ‘LISA’ vers un autre système, ce qui était bien entendu fastidieux et vecteur d'erreurs. À présent, Delino dispose toujours de prix de revient corrects et à jour, ce qui est particulièrement important par ces temps de fluctuation constante des prix des matières premières et de l’énergie. Ensuite, ce fut au tour du module stock. Puis, l’enregistrement et le suivi des consignes au niveau des conteneurs furent lancés. Pour terminer, nous sommes passés cette année à la mise en œuvre du module production. » Evelyn Denys : « Notre chiffre d’affaires a doublé depuis 1996 tandis que la gamme de produits a quadruplé. Tout cela a bien évidemment contribué à compliquer notre planning. Le système que nous utilisions pour cela ne pouvait suivre la cadence. Et nous voulions être moins dépendants de notre personnel car le planning de production était entre les mains de quelques collaborateurs. Quand ils sont malades, c’est une petite catastrophe. C’est pourquoi il nous sembla évident d’utiliser ‘LISA’ pour cette activité. » Une fois que le module production sera entièrement opérationnel, la boucle sera bouclée avec la traçabilité de toutes les étapes de production (chose qui se fait encore sur papier aujourd’hui). De même, le but est d’introduire les scanners dans l’expédition.
Comment fonctionne le système ?
Les commandes arrivent et sont encodées dans ‘LISA’. Le progiciel ERP vérifie automatiquement s'il y a suffisamment de produit en stock. Si c’est le cas, un bon d'enlèvement est immédiatement imprimé. Sinon, le progiciel ERP fait une proposition de bon de travail dans le planning de production (se fait chaque semaine). Quand les lots sont prêts, le bureau encode dans ‘LISA’ ce qui a été produit précisément, suite à quoi l’application génère automatiquement les bons d’enlèvement et met à jour les stocks. Une fois que les commandes sont prêtes, elles sont entrées dans le progiciel ERP, puis la facture et les documents de transport nécessaires sont imprimés.
Quand les lots sont prêts, le bureau encode dans ‘LISA’ ce qui a été produit précisément, suite à quoi l’application génère automatiquement les bons d’enlèvement et met à jour les stocks.
Un vrai partenariat
Malgré le fait que Delino soit un client très difficile, il semble que les deux gérants soient extrêmement satisfaits du système et du fournisseur. « On ne peut pas dire que tout soit toujours allé comme sur des roulettes », affirme Evelyn Denys. « Il ne faut surtout pas sous-estimer la première phase parce qu’il y a beaucoup de choses à paramétrer. Le progiciel a également ses implications sur la manière de travailler et il faut bien entendu maîtriser l’application. Mais CCE a très bien résolu tous les problèmes et questions, ce qui nous a permis d'utiliser 'LISA’ très rapidement. Le fait que le progiciel soit modulaire est également un point positif dans ce sens évidemment. En effet, les utilisateurs peuvent s'habituer pas à pas à la nouvelle fonctionnalité. En tous cas, nous ne pourrions plus nous passer de 'LISA’, que nous considérons comme un investissement plus que justifié. Cette solution nous a vraiment fait gagner du temps. Il y a moins d’erreurs et l’application ERP offre de nombreuses possibilités de rapport. Ces dernières ont vraiment une valeur inestimable à mes yeux parce qu’on bénéficie d’un aperçu des ventes et achats, ce qui améliore les négociations. On peut également calculer le rendement, et donc intervenir à temps. ‘LISA’ comprend également un système très poussé permettant d’attribuer des promotions et remises de différentes manières, ce qui a pour résultat un gain de temps et des clients satisfaits. L’historique de l’évolution des prix des fournisseurs est également très important pour moi car cela me permet de faire des prévisions. L'autre point positif réside dans le ‘bill of materials’ qui permet d’afficher ou non certaines informations pour certaines parties. » Mais Delino n’est pas seulement très satisfait de ‘LISA’. Evelyn Denys est particulièrement élogieuse à propos de la collaboration avec CCE. « Ce que je trouve très positif, c’est qu’on a toujours un seul interlocuteur. Cette personne connaît tellement bien notre entreprise qu’à la longue, il nous suffit d’entamer la phrase pour qu’elle sache ce que nous voulons dire. Et comme nous connaissons de mieux en mieux le progiciel, une interaction très intéressante a vu le jour. Nous sommes des utilisateurs très critiques qui prenons l’initiative de proposer à CCE une extension de la fonctionnalité au sein du progiciel standard. Nous savons que ce sera souvent impossible d’effectuer l'adaptation directement, mais l’expérience nous a montré qu’on nous écoutait vraiment. Effectivement, dans la version suivante, on retrouve souvent la fonctionnalité supplémentaire qui nous permet de travailler plus efficacement. Et c’est ce que je considère comme un vrai partenariat : en s’échangeant nos inputs, on réussit tous les deux à progresser... »