Olympia Zuivelfabriek optimaliseert met LISA

“We beslisten in medio 2019 om het ERP-pakket LISA in onze fabriek te implementeren. Een aantal maanden later volgde de eerste lockdown en het team van Claerhout Computer Engineering (CCE) raakte niet eens bij ons. Daarna trof een nog grotere tragedie ons. Marcia Lambrecht, onze interne projectleider die de implementatie van LISA reeds een aantal maanden begeleidde, werd plots ziek en stierf zes weken later. Een nieuwe persoon moest van nul herbeginnen. Ten slotte stootte de operationele uitrol van LISA op hevig verzet bij sommige arbeiders. “In de tijd van meneer Kamiel was papier meer dan goed genoeg”, protesteerden zij.

HISTORIEK

Meneer Kamiel is de zoon van de oprichter van de fabriek, Frans Van Impe. In 1946 kocht die laatste de bestaande melkerij Saica van Herfelingen op en breidde die uit. Zijn zoon Kamiel bouwde later een compleet nieuwe fabriek met lang houdbare UHT-producten: room en melk. “Tot op vandaag blijft die strategie behouden”, vertelt CEO Kris Huygh. “Zolang we kunnen verwarmen of stomen, doen we alles met melk.” In 1992 wordt de zuivelfabriek van Herfelingen juridisch omgevormd tot Olympia N.V. Zonen Luc en Marc treden in de zaak. In 2012 woedt een zware brand. De dessertafdeling raakt compleet verwoest. In de plaats komt een nieuwe versafdeling. Zeven jaar later stapt de familie Huygh in dit verhaal. Kris Huygh is sedert 2 mei 2019 de nieuwe CEO.

AANBOD

“We zijn de kleinste melkerij van België. We halen jaarlijks 115 miljoen liter melk op bij 170 boeren, wat verwerkt wordt tot onder andere melk in glazen en SIG-flessen, room, boter, desserten en ijsproducten. Wij produceren – naast een beperkt aantal eigen merkproducten – vooral onder private label voor alle grote spelers in de foodservice en de retail. Het gaat dan om industriële afnemers, professionele gebruikers en consumenten in binnen- en buitenland. In het totaal telt ons assortiment zo’n 370 artikelen, goed voor een omzet van 96 miljoen euro.”

FABRIEK

“In tegenstelling tot een doorsneefabriek bestaat onze site eigenlijk uit zes (aparte) afdelingen: de boterafdeling, UHT in glas, UHT in SIGflessen, de steriliseerafdeling met glas, de versafdeling (& desserten) en de 'coucour' (hondenbeentjes). De productielijn voor duurzame SIG-verpakkingen is sedert 2021 in gebruik. Het is de meest duurzame lijn in België. Het gaat om een aseptische kartonverpakking van SIG Combibloc. Deze nieuwe reeks recycleerbare kartonverpakkingen van SIG heeft de laagst mogelijke impact op het milieu. Een ander voordeel is dat de kartonnen verpakking licht is en een praktische schroefdop bezit. Een bewuste keuze, want Olympia wil verduurzamen en de negatieve invloed op mens en klimaat zoveel mogelijk beperken. Verder zijn onze troeven flexibiliteit, maatwerk en lokale handel.”

DATA

“Toen ik hier als CEO aantrad, kreeg ik zes Excel-files. Omdat je zonder degelijke cijfers geen bedrijf kunt besturen, was mijn eerste beslissing om te investeren in een ERP-pakket. Er was een beperkt pakket aanwezig. Drie leveranciers – waaronder de toenmalige ERP-serviceverlener – werden aangesproken om een demo te geven. LISA kende ik al vanuit een vroegere samenwerking met Geert Claerhout, een man waarvoor ik de allergrootste bewondering heb. Maar alle spelers kregen dezelfde opdracht en gelijke kansen. Een case die ik had uitgewerkt, moest opgelost raken. Alle drie kwamen ze met een voorstel. De oplossing van CCE voorgesteld door Jan Claerhout, de nieuwe CEO en opvolger bij CCE, beviel mij en het management het best. Er werd beslist om LISA van CCE te implementeren. Na de implementatie kwam opnieuw de bevestiging dat dit pakket, LISA, echt op de leest van de voedingsindustrie is ontwikkeld.”

UITROL

Kris Huygh: “Wij kozen voor het volledige ERP-pakket van LISA. Alle processen wilden wij optimaliseren: administratie, sales, marketing, financiën, productie, opslag en transport. Het oude pakket moest eraan geloven. We startten 'from scratch' met LISA. Dit pakket bezit standaard nu eenmaal alle mogelijke functionaliteiten, en daardoor is LISA volgens mij de applicatie die het best aan de vereisten van een KMO in de voedingssector voldoet. Onze strategie was om LISA gefaseerd uit te rollen. Met de wetenschap in het achterhoofd dat de gemiddelde leeftijd van de Olympia-arbeider op dat moment 47 jaar was, wilde ik niet al te overhaast van start gaan.

SPANNINGEN

Deze fabriek draaide nog voornamelijk op papier. Een zachte, geleidelijke aanpak moest alle neuzen in dezelfde richting krijgen. De introductie van LISA begon met de aan - & verkoopmodule, inkomende en uitgaande facturen samen met de boekhouding. Alle artikelnamen kregen nieuwe referentienummers. De arbeiders zagen nieuwe bonnen en nieuwe benamingen. De eerste stap werd zo zachtjes gezet. Na de administratie kwam de eerste productieafdeling (van de bestaande zes) aan de beurt. Pas toen die afdeling volledig klaar was, stapten we naar de volgende. We maakten daarbij gebruik van de meest computerminnende arbeiders, zodat de anderen – via deze pioniers – vlotter bij het plan betrokken raakten. De introductie in twee afdelingen liep gesmeerd.” “Maar in andere afdelingen boden enkele arbeiders serieus weerstand bij de implementatie van LISA. Hun classeurs waren heilig en de invoering van scanners zagen ze als een niet te nemen horde. Hun leeftijd en jarenlange gewoontes wekten dat verzet in de hand.”

VOORDELEN

“Via LISA rollen de cijfers nu vlotjes uit de computer. Voortaan ken ik alle data van de binnenkomende melk en de buitengaande. Hoeveel win ik daarop? Hoeveel stuks per uur maken we? Hoeveel verpakkingsmateriaal gaat er verloren? Ook onze aankoopinschatting is zeer serieus verbeterd. Via een prognosemodule vertelt LISA ons dat direct. Maar het allerbelangrijkste is dat ik nu weet wat elk product kost. LISA vertelt ons dat precies. Het gevolg is dat we nu gefundeerde en onderbouwde rapporten kunnen trekken en analyses uitvoeren. Je kent je rendement. LISA geeft dat per artikel en per klant weer. En dat opent deuren voor optimalisatie, want meten is weten!”

MAATWERKMODULES

“Wij hebben wel wat maatwerk laten verrichten. Zo kwam er een module om de aankoopprijzen voor de nabije toekomst te kennen. De aankopers vragen ons wat de prijzen zullen zijn in de eerstvolgende maanden. Via de provisies van de toekomst – cijfergegevens waarop je je kunt abonneren in de melksector – en deze module van LISA krijgen de aankopers onmiddellijk een antwoord op hun vraag. Een tweede maatwerkmodule betrof onze melkontvangst. Wij weten vandaag precies hoeveel melk we per boer binnenkrijgen. Wellicht zal er in de toekomst nog een kwaliteitsmodule volgen.”