Boerinneke Marino
Confiserie
‘t Boerinneke-Marino implémente ‘Lisa’ de CCE - La simplicité paie...
Faire tourner une entreprise alimentaire sans logiciel ERP est devenu aujourd’hui pratiquement impossible. Pourtant, l’introduction d’une telle solution rencontre souvent de la résistance de la part des utilisateurs, tout simplement parce qu’ils ne sont pas habitués à travailler avec des ordinateurs. Mais moyennant un bon accompagnement, cette barrière peut être rapidement levée. Claerhout Computer Engineering (CCE) en apporte la preuve avec l’entreprise ‘t Boerinneke-Marino située à Sint-Amands.
‘LISA’ est extrêmement facile à utiliser et intègre toutes les fonctionnalités nécessaires de façon très simple.
‘t Boerinneke-Marino est l’exemple type de l’entreprise alimentaire qui a changé complètement de stratégie au fil des ans, tant en termes de produits que de gestion. Tout a commencé en 1955 quand Clement Veyt se lança comme vendeur de lait. Deux ans plus tard, il fonda une entreprise spécialisée dans la production de fromage frais : ‘t Boerinneke. En 1975, sous l’impulsion de Clement Veyt, cette PME reprit Marino, une marque existante de pâte à tartiner au chocolat. Cependant, l’activité de l’entreprise restait relativement limitée. Cette situation changea en 1997, lorsque Joseph Van Weyenberg, le beau-fils, reprit à son compte la gestion quotidienne de ‘t Boerinneke-Marino. C’est alors que la société se concentrait davantage sur la production de pâte à tartiner au chocolat. En outre, elle se développa à l’international. Quand, en 2000, la troisième génération prit la tête de la PME avec Hans Van Weyenberg, il fut décidé de revendre toutes les exploitations laitières afin de se spécialiser exclusivement sur la production de pâte à tartiner au chocolat. Afin de mettre la gestion quotidienne de ‘t BoerinnekeMarino sur les bons rails, un directeur général externe fut engagé. Ces décisions stratégiques de grande portée ont eu les résultats escomptés. Depuis lors, la société connaît une croissance annuelle moyenne de 6 %, pour atteindre l’an dernier un chiffre d’affaires de 5,1 millions d’euros. Aujourd’hui, 17 personnes travaillent dans l’entreprise, qui a produit et commercialisé en 2012 environ 2.000 tonnes de pâte à tartiner au chocolat. 46 % de cette production ont été mises sur le marché sous la propre marque ‘Boerinneke-Marino’, le solde sous marque de distributeur. La marque propre est vendue principalement en Belgique, mais aussi aux Pays-Bas et dans le nord de la France. Les autres produits sont destinés aux supermarchés et aux distributeurs dans le monde entier (entre autres aux États-Unis, Australie, Japon, Espagne, Autriche, Suède...). Aujourd’hui, la gamme de ‘t Boerinneke-Marino compte quelques deux cents références. Celles-ci sont commercialisées sous marque de distributeur et seule une vingtaine de produits relèvent de la gamme ‘Boerinneke-Marino’. La marque maison est disponible en trois saveurs (noisette, noir et sans sucre), tandis que quelque 150 recettes sont utilisées pour les marques de distributeur (y compris avec stevia, speculoos, pain d’épices, amandes, chocolat d’origine...).
Besoin d’un logiciel ERP
En 2006, quand Patrick Denolf devint directeur général de ‘t Boerinneke-Marino, il mit immédiatement le doigt sur le maillon faible de l’entreprise : l’absence de logiciel ERP. “Nous travaillions avec un vieux système, élémentaire, non évolutif et un logiciel de comptabilité basique”, raconte-t-il. “Bien sûr, nous pouvions facturer, nous avions à disposition une série de statistiques et il nous était possible d’imprimer des récépissés du magasin. Mais c’était tout. Il n’était alors pas question d’intégration : toutes les données devaient être encodées plusieurs fois, opérations qui prenaient bien sûr énormément de temps et qui étaient susceptibles aux erreurs. Pour gérer efficacement une entreprise, il faut bien sûr de bien meilleurs outils informatiques. Par exemple, il faut pouvoir créer très rapidement des rapports les plus divers. Parce que c’est l’unique méthode pour diriger un business correctement et à temps. Pensez seulement à un aperçu des meilleurs produits rotatifs, à un listing des ventes par client et par période... À côté de cela, il est également essentiel de pouvoir acheter facilement vos matières premières et emballages, surtout dans notre industrie qui doit gérer les fluctuations très importantes des prix du cacao, des graisses, du chocolat, du sucre, du carton et du plastique. Un lien avec la facturation est également indispensable ; pour éviter le double travail, avoir une vue sur les rendez-vous avec et/ou sur le comportement de paiement des clients... Un aperçu actualisé du stock est également essentiel, un logiciel ERP joue un rôle important dans le respect de la législation en matière de traçabilité et disposer d’une telle application est nécessaire pour obtenir rapidement et facilement un aperçu des données des achats, des ventes et des finances...”
CCE l’emporte par la simplicité
Il était clair que ‘t Boerinneke-Marino avait un besoin urgent d’un package ERP. Cependant, il a fallu attendre quelque temps l’investissement puisque l’entreprise avait décidé en priorité d’implémenter une automatisation par commande PLC du processus de production. Mais en 2009, Patrick Denolf donna finalement le feu vert pour l’achat d’un système ERP. Il a recensé l’ensemble des applications disponibles sur le marché via la presse spécialisée, les foires et les contacts avec des collègues. Il dressa ensuite une shortlist reprenant une sélection de quatre fournisseurs à qui il fut demandé une démonstration. Patrick Denolf : “Ces dernières ont montré que seulement deux applications répondaient parfaitement à nos besoins, à savoir SAP pour les PME et ‘LISA’ de CCE. Mais, après une analyse plus approfondie, nous avons constaté que la première était bien trop complexe pour une PME comme la nôtre. Le fait que les collaborateurs ayant à utiliser le logiciel n’étaient pas du tout des ‘pros’ de l’informatique, fut considéré comme un obstacle majeur au choix de la solution commercialisée par SAP. Tout le contraire de ‘LISA’ qui est extrêmement facile à utiliser et qui intègre toutes les fonctionnalités nécessaires de façon très simple. En outre, nous avions un très bon contact avec CCE et nous étions impressionnés par l’habileté avec laquelle cette société allait gérer un tel projet. C’est pourquoi nous n’avons pas hésité longtemps à nous lancer ensemble dans l’aventure.”
From scratch...
Après analyse approfondie des besoins et des exigences de ‘t Boerinneke-Marino, le projet a pu être finalement lancé. Patrick Denolf : “Les solutions que nous utilisions précédemment étant dépassées et trop basiques, nous avons décidé de tout recommencer à zéro. En pratique, nous avons introduit manuellement toutes les informations sur les produits, les clients et les fournisseurs dans ‘LISA’. C’était un gros travail, mais il a servi à bien vérifier toutes les données, ce qui nous a permis de commencer avec une base de données complète, sans faille. Bernard Van Praet, responsable de projet chez CCE : “Pendant cette période, nous avons paramétré et personnalisé ‘LISA’. ‘t Boerinneke-Marino utilisait déjà un document de planification donnant sur un seul A4 l’aperçu de l’ensemble des livraisons, des transports propres et des enlèvements de toute la semaine. Le personnel s’était tellement familiarisé avec ce document que nous avons décidé de l’intégrer dans ‘Lisa’. Une fois que tout a été mis au point, nous avons organisé une formation approfondie et un accompagnement du personnel. Le 1er janvier 2011, nous avons démarré les modules Achat, Vente, Traçabilité et Comptabilité. Cette opération s’est déroulée sans trop de heurts : la formation avait porté ses fruits ! Bien sûr, ce n’est qu’à partir du moment où le client travaille réellement avec le logiciel ERP que l’on prend réellement conscience des derniers ajustements à faire. Toutefois, une bonne préparation est toujours récompensée, car nous avons dû seulement adapter quelques petits détails.”
Et ce n’est qu’un début ...
Avec les modules administratifs de ‘Lisa’, ‘t Boerinneke-Marino se trouve déjà beaucoup mieux outillé qu’auparavant. Mais Patrick Denolf est un défenseur invétéré d’une informatique intégrée. C’est pourquoi il souhaite adopter l’ensemble de l’application, comprenant la fabrication, l’entreposage et peut-être aussi l’EDI (pour autant que les clients l’exigent). Seulement, il y a pour l’instant d’autres investissements prioritaires. Ainsi, le producteur de pâte à tartiner au chocolat prévoit de remplacer l’année prochaine différentes machines par de nouveaux systèmes avec une capacité supérieure. “Il faut d’abord que nous soyons capables d’absorber concrètement une nouvelle croissance”, déclare l’administrateur délégué de ‘t Boerinneke-Marino. “Par conséquent, nous allons d’abord mettre en œuvre l’amélioration et l’extension de notre parc machines. Néanmoins, dans le courant 2013, nous voulons déjà examiner avec CCE comment nous pourrons continuer à implémenter LISA. Parce que nous devrons encore mieux préparer la prochaine phase, vu que la plupart du personnel de production et du picking a peu ou pas d’affinité avec l’informatique. En outre, la mise en œuvre de l’ERP aura une influence sur nos méthodes de travail. Mais avec la connaissance et l’expérience que CCE a démontrées dans la phase 1, nous sommes sûrs que la poursuite des opérations sera réalisée sans problèmes. Quoi qu’il en soit, nous sommes déjà très heureux de ce que nous avons aujourd’hui, parce que grâce à ‘LISA’ notre charge de travail administratif s’est réduite d’environ 25 %. En outre, nous commettons désormais moins d’erreurs, nous avons une meilleure vue sur notre business grâce aux rapports et le suivi est beaucoup plus rapide et plus efficace. ‘LISA’ et CCE ont donc vraiment répondu à nos attentes..."
Photos Marc Masschelein