Culinor
Industrie de transformation
Culinor et Hot Cuisine : un mariage parfait ! ‘LISA’ choisi comme système ERP commun
En cas d’acquisition, il est généralement décidé d’implémenter le progiciel ERP du repreneur dans les deux entreprises. Mais lors de la reprise de Hot Cuisine par Culinor S.A. de Destelbergen, les responsables ont opté pour un compromis. En effet, le logiciel ERP ‘LISA’ développé par Claerhout Computer Engineering qui tournait jusque là chez Culinor a été conservé, mais ajusté aux processus ERP de Hot Cuisine. Ce fut un sérieux défi pour Claerhout Computer Engineering, mais qui aura des conséquences plus que positives pour l’ensemble des utilisateurs ‘Lisa’. En effet, la plupart des améliorations et des optimisations nées de ce projet seront incluses dans la prochaine version du progiciel.
Culinor a été créée par Filip De Spiegeleire en 1987 comme spécialiste de plats préparés. Aujourd’hui, la gamme compte six cents références commercialisées exclusivement sous étiquette privée. Hot Cuisine est aussi experte dans la fabrication de plats préparés. Au fil du temps, la société s’est imposée comme l’un des leaders de la cuisine sous vide et des repas des chefs étoilés Michelin. En novembre 2011, Culinor S.A. a repris l’entreprise Hot Cuisine. Cette acquisition s’est soldée par la fermeture de l’usine Hot Cuisine de Tournai (dont les activités ont été transférées à Destelbergen). Désormais, le nouveau groupe emploie au total 230 employés qui ont généré, l’année dernière, un chiffre d’affaires d’environ 52 millions d’euros.
‘LISA’, douze ans déjà
Jusqu’en 2000, Culinor a géré son administration, sa comptabilité, sa gestion des achats et ses stocks via diverses applications non intégrées. Johan Tack, responsable IT de Culinor : “En 2000, la direction a décidé qu’il était grand temps d’implémenter un progiciel ERP. Et compte tenu de l’expérience positive de ‘LISA’ auprès de notre voisin Amando, il nous a semblé logique d’intégrer également ce logiciel chez nous”. Au départ, seul le module comptabilité a été activé, pour implémenter progressivement (sur une période de quatre ans) les modules achat, vente et production. Johan Tack: “Une fois cette première phase maîtrisée, nous avons évalué quelles fonctionnalités supplémentaires pourraient être utiles. Cela a conduit à l’introduction de l’EDI pour Delhaize et pour Carrefour en 2006. Deux ans plus tard, nous avons également mis en place la facturation EDI. Et récemment, nous avons démarré le scanning RF. Il y a eu encore d’autres projets. Mais la piste que nous voulions suivre a dû être adaptée à la suite de l’acquisition de Hot Cuisine”.
Et ce sont la flexibilité et la facilité d’utilisation de la solution qui ont, en fin de compte, fait pencher la balance du côté du progiciel ‘LISA’ de Claerhout Computer Engineering.
Compromis
Hot Cuisine travaillait depuis quinze ans avec SAP, et ce avec la plus grande satisfaction. Mais lorsque la société a été reprise par Culinor, sa direction a décidé d’imposer ‘LISA’. Evelin Rooms, Planning Manager de Culinor : “Nous devions faire un choix pour l’un des deux progiciels. Car Culinor et Hot Cuisine sont devenues une seule et unique entreprise et ce à tous les niveaux. On ne pouvait donc pas continuer à la fois avec ‘LISA’ et avec SAP. Et ce sont la flexibilité et la facilité d’utilisation de la solution qui ont, en fin de compte, fait pencher la balance du côté du progiciel ‘LISA’ de Claerhout Computer Engineering. Bien que SAP soit un système très performant et ingénieux, il n’est pas si facile à appliquer, il est moins adapté aux besoins spécifiques d’une entreprise alimentaire et n’est pas si flexible. Par ailleurs, il est aussi assez cher à l’entretien, l’expansion et la modernisation”.
Adapté aux processus existants
Cependant, Hot Cuisine ne voulait pas ‘simplement’ passer à ‘LISA’. Evelin Rooms : “Cela faisait quinze ans que le progiciel SAP formait le cœur de l’entreprise Hot Cuisine et nous étions bien avancés déjà au niveau de l’automatisation administrative et des processus. Nous ne voulions pas abandonner ni l’ensemble des fonctionnalités de SAP, ni nos méthodes de travail. C’est pourquoi nous avons opté pour un compromis et décidé que nous passerions à l’ERP ‘LISA seulement si Claerhout Computer Engineering était prête à adapter le logiciel aux processus existants”. Bart Van Beversluys, chef de projet chez Claerhout Computer Engineering : “Pour nous, ce n’était pas une tâche facile, mais néanmoins une excellente occasion de faire évoluer ‘LISA’. C’est pourquoi, nous n’avons pas hésité à relever le défi. Et c’était un vrai défi : non pas tant sur le plan technique, que parce que nous avons dû faire le travail en quatre mois seulement”
Certaines différences néanmoins
Dans un premier temps, Claerhout Computer Engineering a effectué une analyse des processus de travail de Hot Cuisine et de la manière dont SAP les gérait. Pour chaque module, un utilisateur-clé a été nommé lequel a expliqué son fonctionnement en détail au producteur ERP. Bart Van Beversluys: “La grande différence résidait dans la façon d’enregistrer et de planifier. En d’autres termes : les modules de comptabilité, de facturation et d’achat étaient assez semblables à ‘LISA’ dans leur structure et leur fonctionnalité. Il a fallu travailler en particulier sur les modules de suivi et de traçabilité, de gestion d’entrepôt, d’EDI et de production. La gestion des articles a aussi été mise en place différemment que dans ‘LISA’. En fin de compte, nous avons réussi assez facilement à faire les adaptations nécessaires. En outre, chaque module a largement été testé. Et grâce à la collaboration avec Hot Cuisine, nous avons réussi à terminer l’entièreté du travail en quatre mois”.
Amélioration continue des fonctionnalités
Le bon côté des choses ? Le fait que les optimisations seront incluses partiellement dans la nouvelle version de ‘LISA’ (version 13, qui sera sans doute lancée cet été) ! Il s’agit notamment du volet CRP, permettant la gestion du stock chez le client. Concrètement, cela signifie que ‘LISA’ examine l’état du stock du client. Lorsque celui-ci descend sous le seuil minimum, le progiciel ERP génère automatiquement un bon de commande. Evelin Rooms : “Nous utilisons actuellement cette fonctionnalité uniquement chez Delhaize, et cela pour 350 références. Mais nous nous attendons à ce que d’autres supermarchés optent à court terme pour cette solution logistique”. Bien sûr, certaines fonctionnalités sont d’application uniquement chez Culinor et Hot Cuisine, comme les transferts entre les différents sites. Il y a en effet trois usines de production (Destelbergen, Gand et un centre logistique Depot 52). Johan Tack : “Nous voulons pouvoir contrôler à tout moment où se trouvent les marchandises. Aussi, nous avons maintenant introduit le scanning qui nous permet de vérifier si les marchandises se trouvent dans un camion, un espace de production ou de stockage. Et il s’agit d’un traçage très approfondi, parce que nous connaissons même l’emplacement exact de chaque produit. En fait, cela fait très longtemps déjà que nous voulions introduire un système pareil chez Culinor, mais ce projet a finalement été accéléré avec l’acquisition de Hot Cuisine. Par ailleurs, nous avons aussi l’intention d’optimiser dans le futur le planning de production.”
Utilisateurs satisfaits
En tout cas, les utilisateurs sont très satisfaits de la solution choisie. Evelin Rooms : “LISA est un programme très fonctionnel qui répond parfaitement aux besoins spécifiques de notre métier. L’application semble être également très flexible, ce qui est un atout important dans l’optique d’une acquisition. À l’heure actuelle, nous travaillons toujours sur l’intégration des deux sociétés, il est donc important que le progiciel ERP puisse répondre à tous les changements rapidement et efficacement. Ainsi, un projet est aujourd’hui en cours avec pour objectif de centraliser tous les ingrédients pour les trois usines de production, ce qui en termes de gestion de stocks signifiera un énorme changement. Autre grand avantage : le progiciel ‘LISA’ est très convivial, ce qui a permis à nos collaborateurs de ne pas avoir à subir trop d’inconvénients lors de la phase de transition. Mais, nous sommes particulièrement heureux de la façon dont Claerhout Computer Engineering a abordé l’ensemble de la problématique. Il n’est pas si évident pour un fournisseur ERP d’adapter son application aux différents processus du client. En général, c’est même tout le contraire ! Chapeau donc à Claerhout Computer Engineering pour avoir accédé à notre demande et pour avoir mené cette tâche à bonne fin… et avec brio !
Photos Marc Masschelein