Kipco Damaco
Transformation de la viande
Kipco-Damaco migre vers une solution ERP - Le choix s’est porté sur ‘LISA’ de Claerhout Computer Engineering (CCE)
Afin de satisfaire à l’AR en termes d’obligation de déclaration, d’autocontrôle et de traçabilité, de nombreuses entreprises du secteur alimentaire ont opté pour la mise en œuvre d'un progiciel ERP. Cependant, il n’est pas évident pour des entreprises sans département informatique de trouver la solution la plus adéquate. Tel fut le cas de Kipco-Damaco notamment. Mais ce transformateur et distributeur de volailles opta finalement pour ‘LISA’ de Claerhout Computer Engineering (CCE), une décision qu’il ne regrette pas. Bien au contraire ! Car l’approche no-nonsense, la flexibilité et l’expérience dans l’industrie alimentaire de ce fournisseur sont autant d’atouts ayant permis à Kipco-Damaco de tirer la meilleure rentabilité de son investissement ERP...
L’histoire de Kipco-Damaco remonte à 1964, lorsque José Vandaele, un célèbre producteur de lin, décida de tenter sa chance dans la volaille en raison de la crise dans son secteur. Il construisit un abattoir à poules à Wielsbeke et lança la firme Kipco. L’entreprise connut immédiatement une forte croissance, qui fut encore renforcée deux ans plus tard par une extension des activités à l’abattage de poules à bouillir, de pintades, de poussins, etc. Un deuxième site fut mis en service dès 1969 : un abattoir de dindons à Oostrozebeke. Initialement, celui-ci était destiné à la production de dindes complètes surgelées, mais très rapidement, quelques stocks de mères et d’élevages propres vinrent s’y ajouter. Au début des années septante, un atelier de découpe fut également inauguré. Marc Vandaele, le fils, continua à s’inscrire dans cette tradition familiale et fonda Damaco NV en 1982. Cette entreprise se consacrait à la production de viande de volaille désossée mécaniquement (MDM) et vendue à l’étranger comme en Belgique. Dix ans plus tard, Kipco reprit une première unité de production étrangère : la société bulgare Dakor, spécialisée dans la viande de volaille cuite conformément aux directives CE. Le dernier grand changement intervint en 1999, lorsque les deux entreprises fusionnèrent sous le nom de Kipco-Damaco. Philip Eeckman, directeur général : « Aujourd’hui, Kipco-Damaco est toujours une affaire familiale à cent pour cent. Nos activités se répartissent en quatre catégories : la distribution/importation de volaille et de gibier frais/surgelé, la production de viande de volaille cuite, la production de MDM/viande de volaille broyée et l'exportation/le commerce de découpes de volaille. Deux tiers de notre chiffre d’affaires sont réalisés à l’exportation : nous livrons à ce jour dans plus de soixante pays au monde. Notre fichier de clients se compose essentiellement de distributeurs et de fabricants de produits alimentaires/plats préparés. Au total, Kipco-Damaco occupe quelque deux cents personnes, dont une cinquantaine en Belgique ».
D’une pierre trois coups
Mi-2004, la direction de Kipco-Damaco décida que le temps était venu d’investir dans un progiciel ERP. Philip Eeckman : « Nous voulions faire d’une pierre trois coups. Le but était d’uniformiser nos procédures d’achat et de vente et les rendre ainsi mieux maîtrisables. Car Kipco-Damaco se caractérise par un flux de marchandises très varié. Certains produits sont en effet calculés au gramme en Belgique tandis que nous travaillons souvent par conteneurs de 25 tonnes à l’exportation. Il y a également de grandes différences au plan administratif. En Belgique, un bon de commande et la facture suffisent en général. À l’étranger, par contre, il faut également des certificats d'exportation et de santé, des déclarations de conformité, des bills of loading, etc. C’est pourquoi nous avons entièrement reconsidéré l’approche de l’achat et de la vente en Belgique et à l’étranger jusqu’à l’an dernier. Nous avons connu une croissance presque continue ces dix dernières années, tant sur les marchés intérieur qu’extérieur, pour atteindre un niveau où il devenait très difficile de bien maîtriser les flux de marchandises : il y avait un risque réel de perdre complètement pied. Cela entraînait également des problèmes en termes de gestion des stocks. Le suivi des stocks de produits qui sont vendus au gramme est différent des marchandises qui sont écoulées par conteneurs, évidemment. Il n’était guère facile pour nos magasiniers de savoir quelles règles respecter. Par ailleurs, nous dépendions très fort de leurs connaissances : la gestion du magasin était en effet entre les mains de quelques individus ! À nouveau, l'information de nos vendeurs/acheteurs n’était pas disponible assez rapidement, ce qui ne nous permettait pas de gérer nos affaires de manière optimale. Pour finir, nous commencions aussi à avoir des problèmes de traçabilité. Vu que toutes ces données étaient conservées manuellement, il y avait aussi dans ce domaine une trop grande dépendance par rapport au personnel. Par ailleurs, cette manière de travailler était difficile à gérer vu la taille de notre entreprise et ne suffisait plus pour continuer à satisfaire à la législation ».
Une approche no-nonsense déterminante
Mi-2004, Kipco-Damaco se mit à chercher un fournisseur. Philip Eeckman : « Comme nous ne disposions pas de notre propre service informatique, nous attachions beaucoup d'importance au partenaire avec lequel nous allions nous lancer dans l'aventure. Il devait s’agir d’une société très flexible et très à l’écoute, qui n’allait pas nous bassiner avec son langage informatique, ne rendrait pas les choses inutilement complexes et offrirait un progiciel à la mesure de notre entreprise. À cette époque, plusieurs fournisseurs se pressèrent au portillon, dont Navision et Centric. À première vue, ces entreprises semblaient répondre parfaitement à nos besoins, et nous avons donc étudié de plus près leurs progiciels. Cependant, nous avions l’impression qu’il manquait quelque chose. Lorsque finalement l’un de nos collaborateurs suggéra d'aller jeter un coup d'œil chez CCE, nous savions d'emblée que nous avions frappé à la bonne porte. Car non seulement son progiciel LISA semblait offrir toutes les fonctionnalités que nous recherchions, mais l’entreprise pouvait aussi se targuer d’un nombre de références intéressantes dans le monde alimentaire tandis que sa solution ERP était abordable financièrement. Mais c’est surtout l’approche no-nonsense de Geert Claerhout et de son équipe qui fut déterminante. Il ne mâche jamais ses mots : ça m’allait bien, car contrairement aux discours de vendeurs retors, ça me donnait la confiance que je cherchais. »
Ni plus ni moins que nécessaire
Début 2005, le contrat était signé et deux mois plus tard, le projet démarrait. Philip Eeckman : « Comme nous n’avions jamais travaillé avec une application ERP auparavant, nous ne savions pas précisément ce que nous pouvions attendre de cet investissement. Mais CCE n’abusa pas du tout de la situation : l'équipe analysa minutieusement ce dont nous avions besoin et proposa ensuite une solution qui répondait ni plus ni moins à nos besoins. Il ne fallut pas de grande personnalisation car LISA possède beaucoup de fonctionnalités que l’on peut appliquer ou retirer. Il n’y a qu’en matière de documents d’exportation que des adaptations ont été nécessaires. Comme convenu et prévu, le département intérieur était lancé fin septembre et un mois plus tard, après avoir résolu toutes les petites maladies de jeunesses, c’était au tour du département export. »
Retour sur investissement rapide
Comme Kipco-Damaco opta pour la mise en œuvre du module financier (comptabilité) en plus du module vente, achat, production et stock, le progiciel ERP LISA constitue aujourd’hui le cœur administratif de l’entreprise. Kipco-Damaco choisit délibérément de ne pas rendre inutilement complexe le côté administratif de la production. Philip Eeckman : « Comme nous fabriquons presque exclusivement pour constituer des stocks et que nos recettes sont relativement simples, l’investissement supplémentaire dans le logiciel de bons de production automatisés ou d’achat d'ingrédients ne pesait pas lourd dans la balance face aux avantages qu’il générait. Pour l’instant, nous sommes occupés à introduire les scanners dans l'ensemble des flux de production. Cela nous permet de garantir plus facilement une traçabilité hermétique. Actuellement, nous n’envisageons aucune extension tant que nos clients ne le réclament pas. Mais si c’est le cas, nous serons immédiatement prêts à répondre à leurs exigences grâce à LISA. Épinglons les identifications spécifiques de palettes : une demande qui provient essentiellement de la grande distribution. LISA offre donc des perspectives qui permettront à terme d’être plus actif sur ces marchés. En outre, nous sommes aujourd’hui en mesure de répondre très rapidement aux exigences supplémentaires des clients étrangers. Car avec des clients dans septante pays, il y a bien toujours quelque chose à adapter. Pour le reste, LISA a parfaitement rempli son contrat : le département exportation et intérieur fonctionnent désormais de manière uniforme, la gestion de stocks est précise et nous pouvons garantir une traçabilité automatisée et parfaitement transparente. Le fonctionnement de l’entreprise ne dépend plus autant des connaissances de certaines personnes et les informations sont toujours à jour et directement accessibles en ligne par toutes les parties concernées. Enfin, toute notre administration s'en trouve allégée et simplifiée. Nous gagnons pas mal de temps. Du temps que nous pouvons désormais consacrer à la vente, au contact avec les clients et à la résolution de problèmes éventuels. L’investissement dans LISA nous permet également de grandir progressivement sans devoir engager du personnel supplémentaire ou mettre en œuvre des systèmes supplémentaires. Le retour sur investissement est donc relativement important, même à court terme ! Pour terminer, je tiens encore à signaler que CCE n’a pas volé notre confiance, au contraire. Ce fournisseur ERP sait très bien ce qu’il fait : ses collaborateurs connaissent leur application LISA, écoutent bien les souhaits du client et ont beaucoup de patience. Autant de facteurs clés pour mener un projet à bien ! »
Photo's Charles Schweitzer / Kipco Damaco