Fribona
Industrie de transformation
LISA CHEZ FRIBONA "Par defaut, LISA offrait toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin"
Fribona est spécialisée dans les plats surgelés précuits. L'entreprise est située sur le Vliegweg à Oostkamp. Fribona fut fondée en 1960 par Omer Adriaens sur le Vrijdagmarkt à Bruges. Il a commencé à vendre des aliments surgelés à domicile. Il fut pionnier en Europe dans ce domaine. Petit à petit, il a commencé à produire des repas surgelés et l'accent fut mis sur la restauration sociale, c'est-à-dire les clients B-2-B. En 1999, Fribona a cessé d'offrir le service à domicile pour se focaliser sur les cuisines industrielles et les services alimentaires. Quelques années plus tard (2007), Marijke et Patricia, les deux filles d'Omer, ont repris la direction de l'entreprise. Aujourd'hui, avec Thomas et son frère Laurens, c'est la troisième génération qui s'investit dans l'avenir de Fribona. Ces dernières années, l'entreprise s'est concentrée sur sa propre production. Thomas : "Aujourd'hui, les hôpitaux souhaitent plus que jamais proposer une alimentation saine et ce au moment qui leur convient le mieux." Fribona offre une réponse toute prête à ce problème. Les repas que nous produisons aujourd'hui contiennent moins de graisses, moins de sucre, etc. Nous proposons également de plus en plus de repas végétariens.
Fribona n'a certainement pas choisi le chemin le plus facile lorsqu'elle a cherché le meilleur progiciel de gestion intégré pour son entreprise alimentaire. Après un premier tour de sélection, sur les 10 produits candidats présentés, seuls 3 furent retenus. Ces trois candidats furent confrontés à des scénarios complexes pour lesquels leurs solutions ont été présentées lors de l'épreuve finale de démonstration. La conclusion fut claire : LISA de Claerhout Computer Engineering représentait le meilleur choix pour Fribona.
Il y a trois ans, Thomas Theys, petit-fils du fondateur de Fribona, fut nommé pour faire entrer Fribona dans la nouvelle ère numérique. Son expérience professionnelle antérieure signifiait qu'il n'était pas un novice en la matière. "Fribona est un spécialiste de la production d'aliments prêts à consommer, précuits, tranchés ou dotés d'une autre valeur ajoutée pour la restauration sociale (écoles, hôpitaux et restaurants d'entreprise). La gamme Fribona couvre tout un menu, des entrées aux desserts. Il s'agit notamment de la paella, du vol-au-vent, des ragoûts, des soupes, des croquettes, des hamburgers, des roulades etc. Nous complétons ensuite cette gamme par des produits commerciaux tels que des légumes et des desserts surgelés", nous explique Thomas.
La gamme et la production de Fribona sont donc très étendues. "Le programme informatique existant (très obsolète) était à l'agonie. Nous avions besoin d'une adaptation supplémentaire pour chaque extension. Après avoir appliqué du sur-mesure au sur-mesure, notre fournisseur s'est retrouvé dans l'incapacité de nous aider. Cela nous a obligés à chercher un nouveau fournisseur d'ERP avec un package standard qui pouvait offrir ce dont nous avions besoin."
Nous étions à la recherche d'un progiciel de gestion intégré et nous l'avons trouvé dans LISA, qui, dans sa version de base, répondait à tous nos besoins ! - Thomas Theys
AIDE EXTÉRIEURE
La recherche d'un progiciel de gestion intégré a commencé par une étude interne. "Nous avons analysé quels étaient les acteurs présents sur le marché au sein de l'industrie alimentaire des ERP. Nous avons établi une liste de souhaits et décidé de rechercher un programme qui offrait déjà un grand nombre des fonctionnalités énumérées dans le paquet standard. Nous avons écrit à une dizaine de partenaires. Chaque entreprise nous a fait une démonstration, après quoi - après consultation interne - nous avons filtré trois candidats." "Avec l'aide d'un consultant informatique externe, nous avons ensuite poursuivi le processus de sélection. Trois démonstrations plus approfondies furent organisées par la suite, chacune d'entre elles en présence d'un grand nombre de membres du personnel interne. En fin de compte, c'est le projet LISA du CCE qui l'a emporté."
Ce qui était particulier chez Fribona, c'est l'implication de nombreux employés dans le choix du progiciel. Thomas : "La consultation de tous les employés a pris beaucoup de temps et d'argent, mais était un point de départ capital pour nous. Nous ne voulions pas faire passer la décision sous forme de choix unique de la direction. Nous permettons aux employés de faire connaissance avec le progiciel de manière informelle. Nous partions du principe que le succès d'une telle transformation est peu probable si vos employés ne la soutiennent pas. La plupart des gens travaillent ici depuis 20 ans. Ils étaient familiers avec le programme précédent. Un nouveau progiciel de gestion intégré (ERP) change complètement la façon dont ils travaillent. Il était extrêmement important pour nous que l'introduction de LISA bénéficie d'un large soutien. Au final, tout le monde était convaincu que LISA remplissait au mieux toutes les exigences prédéfinies".
MISE EN ŒUVRE
La mise en œuvre de LISA a commencé en février 2020. Cependant, la pandémie de corona a mis des bâtons dans les roues. Tout a dû être discuté à distance en raison du lockdown. Alors que CCE opte normalement pour un contact optimal en face à face avec le client final, ce contact se fait désormais "à distance". La collecte des données de base et des flux fut achevée en août 2020 par Fribona. "Outre la mise en œuvre des flux standard dans LISA, l'intégration avec les systèmes externes constituait un défi majeur dans le cadre du projet. Il y avait non seulement un système Voice Picking, mais aussi un programme d'optimisation des itinéraires, des balances au sol et une toute nouvelle boutique en ligne. Concrètement, cela signifie que quatre parties externes ont dû mettre LISA en service", explique Dieter Rutten de CCE. "Comme la bonne volonté et l'engagement de partenaires externes sont indispensables, la planification devient un peu plus compliquée. Cependant, nous avons déjà des expériences positives avec la plupart des partenaires", poursuit-il. "Fribona nous avait demandé de mettre en route tous les modules au début de l'année 2021. CCE fut également choisi pour la rénovation de l'ensemble de l'infrastructure des serveurs, y compris la protection firewall. Une panoplie de défis à relever simultanément sur tous les fronts."
Le VoicePicking de l'entrepôt de surgelés était parfaitement connecté à LISA.
START-UP
Le 1er janvier 2021, comme convenu, LISA fut mis en service. "C'est le dé-but de la nouvelle année financière en termes de comptabilité. Mais c'est un moment un peu plus complexe en termes de production, car le mois de décembre est une période très chargée chez Fribona. Les collaborateurs ont moins de temps à consacrer à la mise en œuvre du nouveau programme ERP", explique Thomas. "Corona, avait quelque peu diminué la cadence. De nombreux restaurants pour visiteurs dans les hôpitaux ou les restaurants scolaires étaient fermés. C'était un peu du pain bénit. Même si cela a demandé beaucoup d'efforts de la part de tous les employés concernés et que de nombreuses heures y ont été consacrées, nous avons réussi à respecter les vacances de chacun." Dieter : "Le Voice Picking a commencé le 4 janvier 2021 avec une première livraison pour le lendemain. Tout s'est bien passé. Pendant la première semaine, une personne de CCE était présente en permanence à Fribona pour accompagner tout le monde." Thomas : "Tout avait été testé au préalable, mais une fois que vous êtes en live, d'autres scénarios se profilent. Heureusement, nous avions déjà pu commencer à utiliser les différents modules, étape par étape, en décembre. En fin de compte, tout s'est déroulé sans heurts et les imprévus ont été résolus immédiatement par le CCE, qui nous a constamment guidés à travers le go-live. Les délais ont été parfaitement respectés comme convenu. Après quelques jours, la présence permanente de CCE était superflue et les utilisateurs clés ont repris le flambeau en interne."
VALEUR AJOUTÉE
Thomas: "Maintenant que quelques mois ont passé, je peux superviser ce processus à distance. Je suis globalement très satisfait, car aucune personnalisation fut nécessaire. La version de base de LISA répondait à toutes nos exigences. Je trouve que les factures numérisées fantastiques. Un simple clic sur le bouton et toutes les factures sont envoyées. C'est facile, non ? Fini le papier et la distribution postale. Cela permet de gagner du temps et de l'argent." "Je suis également satisfait de la saisie des commandes et du processus ultérieur, du Voice Picking, de la gestion des stocks, du calcul des itinéraires, du suivi administratif des statuts des commandes, de l'impression des bons de livraison, etc. L'ensemble du processus se déroule de manière claire et beaucoup plus efficace qu'auparavant. Cela nous permet de mieux gérer les choses après que l'arrivée de la commande. Lorsque cela est souhaité ou nécessaire, nous pouvons modifier nous-mêmes les processus au sein de LISA. Pour les ajustements plus importants, nous pouvons toujours faire appel à l'équipe qui a effectué la mise en œuvre pour nous. Le reporting également a été amélioré. Plus tard, nous voulons lier ce système à Microsoft Power BI. Et enfin, le lien avec le programme d'étiquetage BarTender est un atout absolu. Les étiquettes peuvent être adaptées de manière flexible aux exigences de nos clients, et ce de manière très simple !
Pour l'équipe administrative, LISA a constitué une sérieuse amélioration, car l'ensemble du processus est désormais clair et beaucoup plus efficace.
FUTUR
Thomas : "L'achat d'un progiciel de gestion intégré est synonyme de partenariat pour de nombreuses années. Il doit y avoir un clic entre les deux parties. Il doit y avoir une adéquation entre votre propre culture d'entreprise et celle du fournisseur. Dès le début, nous avons constaté que nous avions la même vision. La poursuite de l'expansion est donc assurée ! "À terme, nous allons également poursuivre la numérisation de la production. La numérisation sera un exercice important. L'avenir de Fribona est également prometteur, puisque la société a récemment reçu l'autorisation de s'étendre. Thomas : "Cela nous permettra de doubler la surface, qui passera à 10 000 m2, ce qui se traduira par une production plus souple et plus efficace."
Photos Marc Masschelein