Sega Meat

Keuze valt op ‘Lisa’

De cruciale rol van Delhaize in de bestaansgeschiedenis van Sega-Meat blijkt nog bijlange niet te zijn uitgespeeld. Pascal Segaert legt uit: “Sinds enige tijd is deze grootwarenhuisketen bezig met een grote vernieuwing in de manier waarop ze zaken doet. Hierbij staat automatisering centraal. Vandaar dat ze haar leveranciers vraagt om het hele proces van bestellen en factureren via EDI te doen. Bij het zoeken naar een nieuwe traceringoplossing was deze functionaliteit dan ook één van onze basisvereisten. Via een neutrale IT-consultant kwamen we bij Claerhout Computer Engineering terecht. Gezien Lisa ons erg gebruiksvriendelijk leek, specifiek op de voedingsector is afgestemd en zich al bij heel wat vleesverwerkers heeft bewezen, hadden we voldoende garanties om voor dit pakket te kiezen. Dat CCE zich bovendien bereid stelde om de erg korte implementatietijd van 2,5 maand te respecteren, was een extra bonus. Het moest immers allemaal erg snel gaan om aan de wettelijke voorwaarden en eisen van Delhaize tegemoet te komen.”

Unicum in CCE-verhaal

Voor Sega-Meat impliceerde de introductie van het geïntegreerde ERP-pakket ‘Lisa’ wel een grote verandering in de manier van werken, en dit zowel op administratief gebied als op de werkvloer. Pascal Segaert legt uit: “Voordien werkten we met een traceringoplossing die met onze bestaande informaticapakketten voor boekhouding en facturatie was gelinkt: dus twee verschillende applicaties. Maar CCE vond het geen goede oplossing om met Lisa op dezelfde manier te werk te gaan. Eigenlijk stelde de aanbieder ons voor de keuze: volledig geïntegreerd of niets. Maar uiteindelijk hoefde ze maar weinig overredingskracht te gebruiken om ons ervan te overtuigen dat het beter was om naar een volledig geïntegreerde totaaloplossing over te stappen. En zo hebben we nu scanning en touchscreens op de werkvloer geïntegreerd. Dit laatste was trouwens een unicum voor CCE, want tot nu toe stelde deze firma altijd industriële computers met muis of toetsenbord voor. Maar dit kon niet voor mij: ik ben ervan overtuigd dat een dergelijke oplossing bij Sega-Meat maar een kort leven zou zijn beschoren. Onze activiteit gaat immers met veel vet en bloed gepaard, wat een intensieve reiniging met zich meebrengt. Het lijkt me evident dat er bij touchscreens veel minder risico op achterblijvende restanten is dan bij toestellen met een klavier of muis! Bijkomend voordeel is de eenvoudige manier van werken voor onze medewerkers op de vloer. Vandaag wordt Lisa trouwens voor de vleesverwerkende industrie standaard met touchscreens voorgesteld.”

Snel onder de knie

Na een intensieve analyse van de behoeften van Sega-Meat werd halfweg januari met de parametrisering van ‘Lisa’ gestart: gedurende tien weken werkten twee medewerkers van CCE aan deze opdracht. Tevens werd een volledige integratie met de Bizerba-weeginstallaties en de touchscreens uitgewerkt. Nadat Pascal Segaert een intensieve opleiding had gevolgd, werd de applicatie in maart geïmplementeerd. “Door de gebruiksvriendelijkheid van Lisa was het niet nodig om de mensen op de werkvloer vooraf te trainen,” vertelt hij. “Twee medewerkers van CCE hebben ons personeel gedurende de eerste week persoonlijk begeleid. Nadien werden de verfijningen per telefoon opgelost. Doordat de aanbieder over een systeem beschikt waarmee ze online op onze applicatie kan inloggen, krijgen we meteen een adequaat antwoord. We kunnen ons dan ook enkel en alleen maar positief over deze aanpak uitlaten, want het is een vlugge en erg efficiënte manier om klanten als SegaMeat bij te staan!”

Hoe werkt het systeem?

Op vrijdag maakt Pascal Segaert via de ‘Lisa’ aankoopmodule de bestelbonnen voor de slachthuizen klaar, die daarna automatisch per fax of email worden verstuurd. Bij receptie van de varkens wordt het lotnummer manueel in het ERP-pakket ingegeven, waarna dit een barcode met deze gegevens creëert. Vervolgens wordt een receptiebon afgeprint die naar het werkatelier vertrekt. Op basis van de orders in de verkoopmodule (manueel of via EDI) genereert het pakket via de productiemodule dagelijks werkorders (met aantal stuks en types vlees) per klant. Omdat Sega-Meat met één lotnummer per receptie werkt en de varkens niet op basis van bestellingen moeten worden versneden, komt de werkbon pas op het einde van de activiteitencyclus in omloop: bij het samenstellen van de bestellingen. Pascal Segaert legt uit: “Eens alle vlees is versneden, worden de orders gepickt. Hiervoor dienen onze mensen de bestelbon te scannen, waarna Lisa vraagt om de barcode van de receptiebon in te geven. Op die manier wordt een link tussen het lotnummer van levering –verkoopmodule – en het lotnummer van receptie – aankoopmodule - gelegd, zodat een waterdichte tracering mogelijk is. Tegelijkertijd zorgt de applicatie voor het instellen van de weeginstallatie en kan er worden gewogen zonder dat iemand nog iets aan de bascules hoeft te doen. Bij het afdrukken van de etiketten op de Bizerba-unit wordt – behalve de gewichten – alle informatie vanuit de Lisa-database doorgegeven. Om er zeker van te zijn dat alles foutloos verloopt, voorzag CCE in een kleurverandering: blauw staat voor nog te wegen, groen geeft aan dat deze opdracht is geslaagd. Hierbij wil ik ook nog opmerken dat Lisa automatisch het gewicht in tarra berekent!” Telkens een artikel is gewogen, dient een operator dat via het touchscreen af te melden. Eenmaal het order is afgewerkt, volstaat een druk op een toets om de vervoersdocumenten te printen. Aan het einde van de week worden deze manueel gecontroleerd en aangepast (nodig omdat er wel vaker retours zijn). Omdat de prijs van het vlees sterk varieert, dient Sega-Meat ook wekelijks de tarieven in ‘Lisa’ in te brengen om dan automatisch te factureren. Na het afdrukken van de vervoersdocumenten worden de DESADV-traceringsgegevens met één druk op de knop automatisch per EDI naar de klant doorgestuurd. Ook komen via EDI de bestellingen van Delhaize automatisch in ‘Lisa’ terecht. Op die manier wordt veel tijd uitgespaard én is de kans op fouten geminimaliseerd. Pascal Segaert: “Bovendien kunnen onze chauffeurs dankzij EDI veel sneller lossen: alle gegevens zijn bij zijn aankomst immers al in elektronische vorm bij de klant aanwezig. Omdat we nog maar een paar weken echt met Lisa werken, is het te vroeg om al een duidelijk beeld van deze winst te hebben. Maar de kans zit er dik in dat we dankzij deze ERP-applicatie met één vrachtwagen meer klanten zullen kunnen bedienen.” Voor de rest gebruikt Sega-Meat de oplossing ook voor het automatisch bijhouden van de voorraad onverkochte stukken, die worden ingevroren. Pascal Segaert legt uit: “Na het ingeven van het lotnummer, het type vlees en het aantal stuks, wordt elke kartonnen doos gewogen. Lisa genereert vervolgens een label dat twee barcodes bevat: één met de traceringgegevens en een andere met de gewichtsinformatie. Wanneer we het vlees later verkopen, volstaat het om dit etiket te scannen. De ERP-applicatie zorgt er dan voor dat deze gegevens automatisch op het vervoersdocument en de facturatie komen te staan: de dozen hoeven niet meer opnieuw gewogen of op inhoud te worden gecontroleerd.” Hoewel de investering voor een kleine onderneming als Sega-Meat vrij zwaar doorweegt, vindt Pascal Segaert het toch geen noodzakelijk kwaad. “Natuurlijk was de kans vrij klein dat we de automatisering zo ver zouden doordrijven indien de wetgeving en/of klanten dat niet vereisten. Maar uiteindelijk biedt een dergelijk pakket wel een – weliswaar gedeeltelijke – oplossing voor het prangende gebrek aan adequaat personeel in de vleessector. Uiteindelijk hebben we maar één uitweg: automatiseren, zodat we zonder extra medewerkers toch nog kunnen groeien.”