Wouters
Industriële bakkerijen
Wouters-Granimex schakelt over op ERP - Key-users kiezen unaniem voor ‘LISA’ van CCE!
Hoe goed een ERP-systeem ook is, het zal pas resultaat opleveren indien het op de juiste manier wordt toegepast. Maar daar knelt vaak het schoentje: gebruikers beschouwen de nieuwe investering als een last omdat ze hun werkmethodes dienen aan te passen. Wouters-Granimex paste een interessante mouw aan dit probleem: het management liet de key-users zelf beslissen met welk pakket ze zouden willen werken. En de keuze viel op ‘LISA’ van Computer Claerhout Engineering (CCE).
Wouters-Granimex ontstond uit de samensmelting van enerzijds de Antwerpse fabrikant van bakkerijgrondstoffen Wouters en anderzijds Granimex dat voor de verpakking van de producten van de vetsmelterij Cominbel uit Bavegem instond (beide eigendom van de familie Van den Berghe). Sinds de jaren negentig opereren ze als één firma die zich in de productie van drie soorten levensmiddelen specialiseert: bakkerijgrondstoffen (voornamelijk broodverbeteraars), oliën/vetten voor de horeca (zowel plantaardig als dierlijk) en plantaardige vetten/oliën voor de voedingsindustrie. In haar productiefaciliteit in Lokeren stelt ze een veertigtal mensen te werk. Zij maakten en verkochten vorig jaar zo’n 16.000 ton product, wat in een opbrengst van bijna 17 miljoen euro resulteerde. Daarvan werd ongeveer 70 % in België gerealiseerd, terwijl de rest uit export naar quasi alle E.U.-lidstaten, alsook Noord-Afrika en het Midden-Oosten kwam. Intussen telt het assortiment meer dan vijfhonderd referenties, waarvan zo’n 90 % van eigen makelij is (de rest zijn handelsgoederen).
Efficiënter beheer door automatisering
Toen Luc Dewitte in 2003 als General Manager het roer van Wouters-Granimex overnam, bestond één van zijn hoofdprioriteiten erin de werkprocessen en -methodes te optimaliseren. “Het is evident dat een verregaande automatisering van zowel productie als administratie hierbij een hoofdrol speelde,” vertelt hij. “Vandaar dat ik al vrij snel de implementatie van een ERP-systeem overwoog. Want een dergelijk pakket is veel meer dan een tool om aan de traceringwetgeving te voldoen. Het is bovenal een instrument om meer managementgegevens te genereren, zodat je als zaakvoerder in staat bent om gefundeerde – en dus betere – beheerbeslissingen te nemen. Ook is het een ideale oplossing om tot een foutloze, snellere, efficiëntere en flexibelere administratie, productie en logistiek te komen. En tenslotte laat het toe om op de steeds striktere vereisten inzake traceerbaarheid en informatie-uitwisseling - vanwege zowel klanten als de overheid – in te spelen. Kortom: een bedrijf dat een gezonde groei nastreeft, kan er vandaag niet meer aan onderuit om met een ERP-systeem te werken. Helaas bleek uit mijn voorstudie dat de meeste oplossingen weinig voeling met de voedingsnijverheid hadden en vooral op het vlak van tracering tekort schoten. Omdat ik tevens bemerkte dat Wouters-Granimex op dat moment nog niet rijp genoeg was voor de implementatie van een dergelijk systeem, besloot ik deze automatiseringsplannen nog eventjes in de koelkast te stoppen.”
Plannen terug op tafel
Maar uitstel betekent bij Luc Dewitte geen afstel. Want eenmaal hij zijn stempel goed op Wouters-Granimex had gedrukt en de benodigde reorganisaties waren doorgevoerd, besloot hij om het ERPproject weer op tafel te leggen. “In het najaar van vorig jaar heb ik de aanbiedermarkt opnieuw onder de loep genomen, met dat verschil dat ik deze keer enkel dié leveranciers contacteerde die zich in de voedingsector specialiseren. Al snel bemerkte ik dat dit de juiste piste was, want hun pakketten speelden wel uitstekend op onze specifieke behoeften en vereisten in. Uiteindelijk liet ik een vijftal aanbieders een korte demonstratie geven, waarna ik in overleg met onze hoofdboekhouder en na een aantal referentiebezoeken de drie pakketten selecteerde die het best op onze behoeften leken in te spelen. Hierbij wil ik nog opmerken dat we nogal wat tijd in deze fase hebben gestopt. Want als klein bedrijf kunnen we ons geen foute investeringen veroorloven. Bovendien was de keuze van leverancier een cruciaal gegeven, gezien we zelf niet over een IT-afdeling beschikken. Een ERP-systeem vormt al snel het hart van een onderneming. Maar dat betekent noodzakelijkerwijze dat de werking van het bedrijf met deze oplossing valt of staat. Vandaar dat niet alleen de applicatie adequaat, flexibel en betrouwbaar moet zijn, maar ook de leverancier…”
Keuze valt op ‘LISA’
Op basis van de offertes weerhield Luc Dewitte uiteindelijk de twee oplossingen met de beste prijs/kwaliteitsverhouding. Van beide werd vervolgens een uitgebreide demoversie (met gegevens van Wouters-Granimex) opgesteld die dan gedurende een volledige werkdag aan alle key-users werd voorgesteld.“En het waren ook zij die de systemen op functionaliteit, flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid, nut voor de onderneming, etc., beoordeelden,” vertelt de General Manager. “Uit de quoteringen bleek dat één pakket unaniem als beste oplossing werd bestempeld: LISA van CCE. En gezien de no-nonsens politiek én ervaring van dit bedrijf me wel beviel, was de keuze snel gemaakt.”
Een pakket mag nog zo goed zijn: enkel als de functionaliteit effectief wordt toegepast, zal het tot een efficiëntere werking van de onderneming leiden én zichzelf terugverdienen. - Luc Dewitte
Stap voor stap
Begin dit jaar werd het contract getekend, waarna Wouters-Granimex samen met CCE meteen startte met het opkuisen en aanvullen van de gegevens (klanten, prijslijsten, contractafspraken, leveranciers, …) die in de ‘LISA’-database dienden te worden geïmporteerd. Geleidelijk aan gaf CCE ook opleiding aan de key-users. Luc Dewitte vertelt: “De bedoeling was om tegen 1 april 2008 de modules boekhouding en verkoop volledig operationeel te hebben, omdat dan ons nieuw boekjaar begon. En wonder boven wonder: de missie slaagde. Op die datum rolden niet alleen de facturen uit het systeem, maar ze waren ook nog juist! Nu zijn we bezig met de automatisering van de rest van de administratie, dit via de implementatie van de LISA-modules aankoop en goederenreceptie. Na de zomer willen we dan het automatische voorraadbeheer op punt zetten, om dan pas tegen het einde van het jaar de productie met lottracering, MRP en picking onder handen te nemen. Want dat zal het zwaarste onderdeel worden, gezien we daar natuurlijk met mensen zitten die niet zo goed met computers zijn vertrouwd.”
Enkele tips…
Doordat het uiteindelijk de key-users waren die de keuze van het pakket beslechtten, kan Luc Dewitte op een groot enthousiasme en een algemene acceptatie van het ERP-systeem rekenen. “De implementatie van een dergelijk instrument heeft erg verregaande gevolgen voor de gebruikers, gezien ze op een totaal andere manier dienen te werken. Vandaar dat het erg belangrijk is dat ze van meet af aan inzien welke toegevoegde waarde dit systeem voor zowel de onderneming als zijzelf oplevert. Ze dienen te beseffen dat ze hun taken sneller, vlotter en met minder fouten zullen kunnen uitvoeren. En precies daarvoor is het cruciaal dat ze eerst een uitgebreide demonstratie meemaken en hun zegje over functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en waarde kunnen doen,” vervolgt Luc Dewitte. “Want uiteindelijk mag het pakket nog zo goed zijn: enkel als de functionaliteit effectief wordt toegepast, zal het tot een efficiëntere werking van de onderneming leiden én zichzelf terugverdienen. Vandaar ook dat het – vooral in KMO’s – is aangeraden om de ERPoplossing gefaseerd te implementeren. Op die manier worden de mensen immers niet met nieuwe informatie, procedures en werkmethodes overstelpt. Tenslotte is het eveneens belangrijk dat minstens één persoon binnen de onderneming – in ons geval ben ik dat zelf en de hoofdboekhouder – veel tijd aan het project besteedt en alles nauwkeurig opvolgt. Want anders loopt u het risico dat de medewerkers gedemotiveerd geraken omdat bepaalde zaken verkeerd lopen of onvoldoende duidelijk zijn, er vragen onbeantwoord blijven, etc. Maar daar tegenover staat dat de implementatie van een ERP-systeem de uitgelezen kans is om de werkprocedures te reorganiseren, standaardiseren en optimaliseren.”
Positieve indruk
Of ‘LISA’ nu effectief wel het juiste pakket voor Wouters-Granimex is, kan Luc Dewitte nog niet zeggen. “Het is nog té vroeg om daarover een oordeel te vellen. Want momenteel zitten we in de fase van aanleren. Niettemin heb ik er een gerust hart in: natuurlijk is het wel even wennen, maar de applicatie is erg gebruiksvriendelijk en logisch opgebouwd. De functionaliteit die we dagelijks ontdekken, lijkt wel op maat van de onderneming te zijn geschreven. Ook van de personeelsleden die er intussen mee werken, hoor ik niets dan positieve reacties. Dus zit het volgens mij wel snor. En dat is zeker eveneens het geval met de leverancier. Want CCE heeft zich de laatste zes maanden als een erg betrouwbare, flexibele en vooral professionele partner met kennis van zaken geprofileerd. Alle medewerkers van deze ERP-aanbieder weten waarmee ze bezig zijn, leven zich goed in de specifieke problematiek van hun klanten in en verkopen geen gebakken lucht…”
Foto's Charles Schweitzer