LISA en tant que moteur d'optimisation de grande envergure

L'excellente réputation que Claerhout Computer Engineering a réussi à développer au fil des ans, n’est pas uniquement liée à leur solution d’ERP du nom de “LISA”. Leur énorme volonté d'adapter cette application aux besoins des utilisateurs n'est pas non plus passée inaperçue. Un bel exemple de ces efforts se retrouve dans Hygiena, dans laquelle CCE en tandem avec The Staff Solutions a travaillé à l’optimisation des processus d'affaires. Avec bien sûr “LISA” dans le rôle principal...

Hygiena sur la carte IT

Certaines personnes ont la capacité de transformer un événement négatif de leur vie en quelque chose de fantastique. Tout comme Lucien Muyldermans de Sint-Niklaas, qui au début des années cinquante a souffert de désagréables problèmes intestinaux et a cherché une solution dans un régime adapté composé principalement de nourriture organique. “Les résultats ont été tellement satisfaisants - la chirurgie prévue n'a plus été nécessaire - qu'il souhaitait aider d'autres personnes ayant des problèmes de santé”, comme le raconte son fils Joseph, qui est maintenant CEO de Hygiena. “En 1954, il a démissionné de son travail pour démarrer une petite boutique. Et ce fut le début d'une grande aventure qui a donné naissance à une entreprise familiale solide qui réalisera cette année quelque 17 millions d'euros de chiffre d’affaires."

Gevel

5000 Producten!

Hygiena est en effet devenu l'un des plus importants distributeurs belges d'aliments biologiques. Sa gamme compte actuellement environ cinq mille produits différents, provenant pour la plupart de fabricants avec lesquels la société a conclu un contrat d'exclusivité pour notre pays. "En 1960, nous avons également lancé notre propre gamme sous la marque Hygiena”, comme l’explique Joseph Muyldermans. "Entre-temps, elle comprend différents types de sucre de canne, des biscuits, des noix, des fruits secs et du muesli produits par des tiers conformément à nos recettes. Nous emballons nous-même les noix et les fruits secs, pour avoir le contrôle sur nos produits, depuis la production dans le pays d'origine jusqu’au produit fini. Avec ces produits, nous avons également réussi à franchir les frontières avec succès, car nous avons déjà inclus bon nombre d’importateurs et de distributeurs français dans notre base de clients. Avec le reste de notre offre, nous nous concentrons exclusivement sur la Belgique. Nous fournissons environ six cents magasins d'aliments naturels, presque toutes les adresses de vente que compte notre pays."

Besoin d'une nouvelle application ERP

Comme de nombreux clients travaillent à petite échelle, Hygiena les fournit encore individuellement si nécessaire. En combinaison avec notre grand nombre de produits différents, il en résulte naturellement une gestion complexe des ventes, de la livraison, de la comptabilité et du stockage. C'est pourquoi dès la fin des années 1980, la société a mis en place une solution ERP. Malheureusement, deux décennies plus tard, Hygiena a été confrontée à un problème loin d’être exceptionnel dans le secteur ICT: en 2010, le fournisseur a mis un terme à tout le support de ce système. “Ce fut pour nous une petite catastrophe, parce que nous sommes trop petits pour employer un responsable informatique”, explique Joseph Muyldermans. “Nous n'avions pas d'autre choix que d'investir dans une nouvelle application ERP. Sur les conseils de différents acteurs de l'industrie alimentaire, nous avons approché Claerhout Computer Engineering (CCE). Nous avons immédiatement été charmés par leur politique très concrète et la manière dont le personnel porte cette société, tout simplement parce que nous nous y reconnaissons. Tout comme Hygiena, CCE est aussi une entreprise familiale pur jus. Et lorsque nous avons eu une démo de LISA, nous avons été complètement charmés. Cette solution est vraiment faite pour le secteur alimentaire. Comme il utilise la même technologie que notre package précédent, nous avons également été en mesure d'importer toutes les données de notre application précédente. Ce qui est crucial pour limiter les coûts et pouvoir démarrer rapidement. En outre, LISA est extrêmement conviviale avec toutes les fonctionnalités nécessaires. Ce dernier point était très important pour Hygiena, puisque nous devions commencer le plus rapidement possible. Nous n’y serions jamais arrivé si nous avions également dû apporter des changements majeurs à nos opérations et à nos procédures.”

LISA en direct après quelques semaines

Hygiena n'a pas perdu de temps. La direction a été tellement impressionnée par les fonctionnalités de 'LISA' qu'elle n'a pas cherché plus loin et a signé le contrat immédiatement. Bernard Van Praet, chef de projet et consultant ERP chez CCE: “Comme nous avons pu transférer presque toutes les données, la préparation s'est limitée à quelques modifications. Par exemple, Hygiena souhaitait envoyer la demande de transport dans le même format que précédemment, ainsi que les documents externes. Mais il ne s’agit que d’ajustements minimes, de sorte qu’après seulement seize semaines de test, nous avons pu passer en direct. Le 1er janvier 2013, toutes les fonctionnalités de LISA ont été lancées sans back-up ni double travail. C’est toujours un moment palpitant, mais à part quelques problèmes de démarrage, tout s'est très bien passé.”

Jos medewerkster Bernard Serge

Ensemble à la recherche d'optimisations

Fin 2015, Jozef Muyldermans a rencontré par hasard Serge Demeyere, directeur de The Staff Solutions. “En tant que consultant indépendant, j’accompagne les PME dans leur politique informatique”, explique ce dernier. “Je suis principalement actif dans l'industrie alimentaire, mais les applications informatiques peuvent être situées dans de nombreux domaines: de la production, du stockage et du transport, aux ventes et au marketing. Jozef a vu en moi le partenaire idéal pour optimiser les processus d'Hygiena. Comme LISA est désormais le cœur de l'entreprise, il était logique que je contacte CCE pour leur demander de participer à ce lancement. L'enthousiasme pour participer à ce projet était très important dès le début et n'a jamais diminué. Entretemps, nous sommes déjà 2,5 ans plus tard et nous réussissons encore à apporter de nouvelles idées pour l'optimisation, et aussi pour les développer conjointement avec succès. “Pour CCE, il était logique de participer à ce projet,” explique Bernard Van Praet. “D'une part, nous voulons aider nos clients à tirer le maximum de LISA. Mais d'autre part, notre objectif est d'optimiser constamment LISA. CCE s'inspire des expériences qu'elle réalise chez ses clients. De cette façon, LISA peut toujours être étendue, de sorte que tous les clients et leurs utilisateurs peuvent en bénéficier. Dans le cas d'Hygiena, nous avons la possibilité de voir les choses sous un angle complètement différent, à savoir celui d'un consultant informatique externe. Ce qui est bien sûr incroyablement instructif et constructif!”

Collaboration avec résultat

La collaboration a déjà donné lieu à de nombreuses optimisations. Par exemple, au cours de la dernière période, les lieux de préparation ont été optimisés. Depuis lors, le travail est fait au moyen de codes de localisation générés par LISA. Depuis quelque temps, les représentants disposent de tablettes où ils peuvent trouver en ligne toutes sortes d'informations : les chiffres de vente, les arriérés, les changements dans l'achat, le catalogue électronique, la boutique en ligne... Bernard Van Praet: “Bien sûr, LISA est le moteur de cette solution. Les données sont rassemblées à un emplacement unique dans le package LISA ERP. Nous avons également relié l'étiquetage de manière encore plus étroite avec LISA. De plus, le catalogue électronique a été relié aux données LISA ERP.”

Grâce à une numérisation de grande envergure de nos ventes à nos clients, nous pouvons optimiser notre gestion de la main-d'œuvre et aussi prendre soin d'autres choses importantes.

Optimisation des ventes

Au début de l’année, Hygiena a également commencé avec une boutique en ligne qui permet de passer les commandes par voie électronique. Serge Demeyere: “Entre-temps, 250 des 600 magasins d'alimentation naturelle ont adopté cette solution et plus de 20% des commandes sont déjà livrées via ce média. Aujourd'hui, nous travaillons ensemble avec CCE à l'élaboration d'un système permettant au client d’échanger des données de façon uniforme avec le client, une sorte d’EDI donc”, comme l’explique Joseph Muyldermans”. Grâce à une numérisation de grande envergure de nos ventes à nos clients, nous pouvons optimiser notre gestion de la main-d'œuvre et aussi prendre soin d'autres choses importantes. De cette façon, nous pouvons encore grandir pour le moment sans recrutement supplémentaire, ce qui bien sûr profite à la rentabilité d'Hygiena. D’ailleurs, il s’agit d’une nécessité, car en 2017 nous avons accueilli cinq marques supplémentaires. Avec encore cinq cents nouveaux produits en plus, nous nous attendons à ce que notre chiffre d'affaires augmente d'environ 40% cette année! ”

L’e-commerce bientôt pour tous les utilisateurs de LISA?

Toutes ces initiatives chez Hygiena réduisent naturellement le taux d'erreur, ce qui se traduit également par des économies de coûts. “La satisfaction du client est également en croissance, ce qui constitue un avantage inestimable”, explique Serge Demeyere. “Après tout, les clients peuvent passer leurs commandes avec un délai minimum de livraison et ils reçoivent immédiatement une facture qui est de plus toujours correcte!" Bernard Van Praet: “CCE est également très satisfait du résultat. Grâce à Hygiena, nous avons encore fait un pas en avant. Et c'est une étape que de nombreux clients apprécieront très certainement. Parce que le commerce électronique, c’est l'avenir, même dans le secteur alimentaire.

Photo's Marc Masschelein

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